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TürkçeDie Maschinenverordnung denkt in langen Zeiträumen. Die digitale Betriebsanleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online sein (Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. c). Für die digitale EU-Konformitätserklärung gilt Entsprechendes: erwartete Lebensdauer, mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme (Art. 10 Abs. 8). Technische Unterlagen und EU-Konformitätserklärung müssen Sie zudem mindestens zehn Jahre für die Marktüberwachung bereithalten (Art. 10 Abs. 3).
Bei Serienfertigung laufen diese Fristen für jedes Exemplar neu. Eine Maschine, die 2030 in Verkehr gebracht wird, braucht ihre Anleitung bis mindestens 2040 – auch wenn es längst neuere Versionen gibt.
Welche Version galt wann?
Nach einem Unfall oder bei einer Anfrage der Marktüberwachung stellt sich oft eine einfache Frage: Welche Anleitung hatte der Kunde, als er die Maschine bekam? Ohne Archiv lässt sich das kaum beantworten. Dateien werden überschrieben, Webseiten neu gestaltet, Ablagen umgezogen.
ManualPass beantwortet die Frage mit drei Bausteinen:
- Unveränderliche Versionen: Jede hochgeladene Datei bleibt so, wie sie war. Eine Korrektur ist immer eine neue Version.
- SHA-256-Prüfsumme pro Datei: Der digitale Fingerabdruck zeigt, ob eine vorliegende Datei exakt der archivierten entspricht.
- Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette: Jeder Eintrag ist mit dem vorherigen verknüpft. Wird ein Eintrag nachträglich verändert, passt die Kette nicht mehr – die Manipulation fällt auf.
So funktioniert die Versionierung im Alltag
- Neue Fassung hochladen: Sie laden die überarbeitete Anleitung als PDF zum Maschinentyp hoch.
- Prüfsumme wird berechnet: ManualPass erzeugt die SHA-256-Prüfsumme und legt die Version an.
- Scan-Seite aktualisiert sich: Hinter dem unveränderten QR-Code erscheint automatisch die neue Fassung.
- Alte Fassung bleibt: Die vorherige Version bleibt mit ihrer Prüfsumme archiviert und abrufbar.
- Protokoll schreibt mit: Wer wann welche Version hochgeladen hat, steht im Änderungsprotokoll.
Archivierte Maschinen bleiben erreichbar
Läuft ein Modell aus, archivieren Sie den Maschinentyp. Er bleibt öffentlich erreichbar, auch wenn Sie ihn nicht mehr bauen oder verkaufen. Der QR-Code auf den ausgelieferten Maschinen führt weiterhin zu den Dokumenten.
Häufiger Irrtum
„Zehn Jahre aufbewahren“ und „zehn Jahre online bereitstellen“ sind zwei verschiedene Pflichten. Die Aufbewahrung nach Art. 10 Abs. 3 betrifft technische Unterlagen und EU-KE für Behörden. Die Online-Verfügbarkeit nach Art. 10 Abs. 7 und 8 betrifft das, was Nutzer abrufen können. ManualPass unterstützt die zweite Pflicht und archiviert die bereitgestellten Dokumente; die übrigen technischen Unterlagen bewahren Sie selbst auf.
Prüfsummen für Nutzer sichtbar
Die Prüfsumme steht nicht nur im internen Archiv, sondern auch auf der Scan-Seite. Ein Kunde, der eine Anleitung vor Jahren heruntergeladen hat, kann so prüfen, ob seine Datei einer archivierten Version entspricht.
| Situation | Was ManualPass liefert |
|---|---|
| Kunde behauptet, er habe eine andere Anleitung erhalten | Archivierte Versionen mit Datum und Prüfsumme |
| Marktüberwachung fragt nach der Fassung von 2028 | Abrufbare Version samt Protokolleintrag |
| Interne Prüfung, ob jemand Dateien ausgetauscht hat | Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette |
| Modell läuft aus, Maschinen sind weiter im Einsatz | Archivierter Maschinentyp bleibt öffentlich erreichbar |
Praxis-Tipp
Tragen Sie in Ihre Lieferpapiere die Versionsnummer der Betriebsanleitung ein. Zusammen mit dem Archiv in ManualPass ist dann für jede Auslieferung klar, welche Fassung galt.
Wie Sie die zehnjährige Verfügbarkeit organisatorisch absichern, erklärt der Ratgeber Betriebsanleitung 10 Jahre online. Hinweise zu Hosting und Integrität finden Sie unter Sicherheit.
Häufige Fragen
Kann ich eine hochgeladene Version nachträglich ändern?
Nein. Jede Version bleibt unverändert archiviert. Korrekturen laden Sie als neue Version hoch; die vorherige Fassung bleibt mit ihrer Prüfsumme erhalten und abrufbar.
Was ist eine SHA-256-Prüfsumme?
Eine SHA-256-Prüfsumme ist ein 64-stelliger Wert, der aus dem Inhalt einer Datei berechnet wird. Schon die kleinste Änderung an der Datei ergibt einen völlig anderen Wert, sodass sich zwei Dateien zuverlässig auf Gleichheit prüfen lassen.
Was passiert mit Maschinen, die ich nicht mehr baue?
Sie können den Maschinentyp archivieren. Er bleibt öffentlich erreichbar, der QR-Code funktioniert weiter, und Nutzer finden die Dokumente wie bisher. So bleibt die Anleitung auch für ausgelaufene Modelle online.
Ersetzt ManualPass die Aufbewahrung der technischen Unterlagen?
Nein. ManualPass archiviert die bereitgestellten Dokumente wie Betriebsanleitung und EU-Konformitätserklärung. Die technischen Unterlagen nach Art. 10 Abs. 3, etwa Risikobeurteilung und Berechnungen, bewahren Sie weiterhin selbst auf.