Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeRozporządzenie w sprawie maszyn operuje długimi okresami. Cyfrowa instrukcja obsługi musi być dostępna online przez przewidywany okres eksploatacji i co najmniej dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu (art. 10 ust. 7 akapit drugi lit. c)). Podobnie jest z cyfrową deklaracją zgodności UE: przewidywany okres eksploatacji, co najmniej dziesięć lat od wprowadzenia do obrotu lub oddania do użytku (art. 10 ust. 8). Ponadto dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE muszą Państwo przechowywać do dyspozycji organów nadzoru rynku przez co najmniej dziesięć lat (art. 10 ust. 3).
Przy produkcji seryjnej terminy te biegną od nowa dla każdego egzemplarza. Maszyna wprowadzona do obrotu w 2030 r. potrzebuje swojej instrukcji co najmniej do 2040 r. – nawet jeśli od dawna istnieją nowsze wersje.
Która wersja obowiązywała i kiedy?
Po wypadku lub przy zapytaniu organu nadzoru rynku często pojawia się proste pytanie: jaką instrukcję miał klient, gdy otrzymał maszynę? Bez archiwum trudno na nie odpowiedzieć. Pliki są nadpisywane, strony internetowe przebudowywane, a zasoby przenoszone.
ManualPass odpowiada na to pytanie za pomocą trzech elementów:
- Niezmienne wersje: każdy przesłany plik pozostaje taki, jaki był. Poprawka to zawsze nowa wersja.
- Suma kontrolna SHA-256 dla każdego pliku: cyfrowy odcisk palca pokazuje, czy posiadany plik dokładnie odpowiada zarchiwizowanemu.
- Rejestr zmian z łańcuchem sum kontrolnych: każdy wpis jest powiązany z poprzednim. Jeżeli wpis zostanie później zmieniony, łańcuch przestaje się zgadzać – manipulacja wychodzi na jaw.
Jak wersjonowanie działa w praktyce
- Przesłanie nowego wydania: przesyłają Państwo poprawioną instrukcję jako PDF do typu maszyny.
- Obliczenie sumy kontrolnej: ManualPass generuje sumę kontrolną SHA-256 i tworzy wersję.
- Aktualizacja strony skanowania: pod niezmienionym kodem QR automatycznie pojawia się nowe wydanie.
- Stare wydanie pozostaje: poprzednia wersja pozostaje zarchiwizowana wraz ze swoją sumą kontrolną i dostępna.
- Rejestr zapisuje zmiany: kto i kiedy przesłał którą wersję, widać w rejestrze zmian.
Zarchiwizowane maszyny pozostają dostępne
Gdy model zostaje wycofany, archiwizują Państwo typ maszyny. Pozostaje on publicznie dostępny, nawet jeśli go Państwo już nie produkują ani nie sprzedają. Kod QR na dostarczonych maszynach nadal prowadzi do dokumentów.
Częsty błąd
„Przechowywać przez dziesięć lat” i „udostępniać online przez dziesięć lat” to dwa różne obowiązki. Przechowywanie zgodnie z art. 10 ust. 3 dotyczy dokumentacji technicznej i deklaracji zgodności UE dla organów. Dostępność online zgodnie z art. 10 ust. 7 i 8 dotyczy tego, co mogą pobrać użytkownicy. ManualPass wspiera ten drugi obowiązek i archiwizuje udostępniane dokumenty; pozostałą dokumentację techniczną przechowują Państwo sami.
Sumy kontrolne widoczne dla użytkowników
Suma kontrolna znajduje się nie tylko w wewnętrznym archiwum, ale także na stronie skanowania. Klient, który pobrał instrukcję przed laty, może w ten sposób sprawdzić, czy jego plik odpowiada zarchiwizowanej wersji.
| Sytuacja | Co dostarcza ManualPass |
|---|---|
| Klient twierdzi, że otrzymał inną instrukcję | Zarchiwizowane wersje z datą i sumą kontrolną |
| Organ nadzoru rynku pyta o wydanie z 2028 r. | Dostępna wersja wraz z wpisem w rejestrze |
| Wewnętrzna kontrola, czy ktoś podmienił pliki | Rejestr zmian z łańcuchem sum kontrolnych |
| Model wycofany, maszyny nadal w użyciu | Zarchiwizowany typ maszyny pozostaje publicznie dostępny |
Wskazówka praktyczna
Warto wpisywać numer wersji instrukcji obsługi w dokumentach dostawy. W połączeniu z archiwum w ManualPass dla każdej dostawy jest wtedy jasne, które wydanie obowiązywało.
Jak organizacyjnie zapewnić dziesięcioletnią dostępność, wyjaśnia poradnik Instrukcja obsługi online przez 10 lat. Informacje o hostingu i integralności danych znajdą Państwo w sekcji Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Czy mogę później zmienić przesłaną wersję?
Nie. Każda wersja pozostaje zarchiwizowana w niezmienionej postaci. Poprawki przesyłają Państwo jako nową wersję; poprzednie wydanie zostaje zachowane wraz ze swoją sumą kontrolną i pozostaje dostępne.
Czym jest suma kontrolna SHA-256?
Suma kontrolna SHA-256 to 64-znakowa wartość obliczana na podstawie zawartości pliku. Nawet najmniejsza zmiana w pliku daje zupełnie inną wartość, dzięki czemu można niezawodnie sprawdzić, czy dwa pliki są identyczne.
Co się dzieje z maszynami, których już nie produkuję?
Mogą Państwo zarchiwizować typ maszyny. Pozostaje on publicznie dostępny, kod QR nadal działa, a użytkownicy znajdują dokumenty tak jak dotychczas. Dzięki temu instrukcja pozostaje online również dla wycofanych modeli.
Czy ManualPass zastępuje przechowywanie dokumentacji technicznej?
Nie. ManualPass archiwizuje udostępniane dokumenty, takie jak instrukcja obsługi i deklaracja zgodności UE. Dokumentację techniczną zgodnie z art. 10 ust. 3, np. ocenę ryzyka i obliczenia, nadal przechowują Państwo sami.