Ochrona danych i umowa powierzenia: udostępnianie zgodne z RODO

Na pierwszy rzut oka cyfrowa instrukcja obsługi prawie nie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. Gdy jednak użytkownicy zamawiają wersję papierową lub Państwa zespół pracuje w aplikacji, pojawiają się imiona i nazwiska, adresy, adresy e-mail i dane logowania. Ta strona wyjaśnia, jak ManualPass z nimi postępuje. Techniczne środki ochrony, takie jak szyfrowanie i separacja danych klientów, opisuje strona Bezpieczeństwo.

Jakie dane osobowe są przetwarzane?

Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym?

Administratorem w rozumieniu RODO jest ten, kto decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Podmiotem przetwarzającym jest ten, kto przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie administratora.

Zawarcie umowy powierzenia online w aplikacji

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych reguluje zgodnie z art. 28 RODO, w jaki sposób usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. W ManualPass zawierają ją Państwo bezpośrednio w aplikacji:

1. Proszę otworzyć w aplikacji sekcję „Ochrona danych i umowa powierzenia”.
2. Proszę sprawdzić treść umowy wraz z technicznymi i organizacyjnymi środkami ochrony w załączniku 2.
3. Proszę zawrzeć umowę elektronicznie.
4. Proszę zapisać zawartą umowę jako PDF do swojej dokumentacji.

Forma elektroniczna jest wystarczająca: art. 28 ust. 9 RODO obok formy pisemnej wyraźnie dopuszcza także formę elektroniczną. Zawarcie umowy powierzenia odnotowuje rejestr zmian wraz z czasem i osobą.

Gdzie przetwarzane są dane?

Wszystkie dane znajdują się na serwerach w Niemczech: dokumenty, rejestr, dane zespołu i konta, a także dane z żądań wersji papierowej. Jedynym podmiotem podprzetwarzającym jest dostawca hostingu lima-city (TrafficPlex GmbH, Brema).

Strona skanowania bez plików cookie i bez śledzenia

Strona skanowania to publiczna strona internetowa, którą użytkownicy widzą po zeskanowaniu kodu QR. Nie używa plików cookie ani śledzenia. Państwa klienci nie są więc śledzeni podczas czytania instrukcji.

Żądania wersji papierowej: minimalizacja danych dzięki anonimizacji

Gdy użytkownik zamawia wersję papierową, producent potrzebuje imienia i nazwiska oraz adresu do wysyłki. Później te dane nie są już potrzebne. Dlatego ManualPass po wysyłce automatycznie anonimizuje żądania wersji papierowej:

• Okres do wyboru: 6, 12, 24 lub 36 miesięcy po wysyłce.
• Pozostaje zachowane: data, maszyna i status żądania.
• Zostaje usunięte: dane osobowe osoby składającej żądanie.

Dzięki temu nadal mogą Państwo wykazać, że żądania zostały zrealizowane w terminie, bez przechowywania danych adresowych dłużej, niż to konieczne. Przebieg żądania opisuje strona Wersja papierowa na żądanie.

Dane bezpieczeństwa usuwane po 24 godzinach

Nieudane próby logowania i wygasłe linki do resetu hasła ManualPass przechowuje tylko krótko, w celu ochrony przed nadużyciami. Dane te są usuwane po 24 godzinach. Dłużej przechowywane są jedynie wpisy w rejestrze zmian, np. udane logowania, ponieważ służą jako dowód, kto i kiedy wykonał daną czynność.

Gotowy fragment tekstu do Państwa polityki prywatności

Ponieważ jako administrator muszą Państwo informować użytkowników o przetwarzaniu, ManualPass udostępnia w aplikacji gotowy fragment tekstu. Przenoszą go Państwo do własnej polityki prywatności i dostosowują do swojej firmy. Fragment opisuje, że do udostępniania dokumentów i obsługi żądań wersji papierowej korzystają Państwo z usługodawcy. Dostosowany tekst warto sprawdzić z inspektorem ochrony danych.

Lista kontrolna ochrony danych

• Zawrzeć umowę powierzenia w aplikacji w sekcji „Ochrona danych i umowa powierzenia” i zapisać ją jako PDF
• Ustalić okres anonimizacji żądań wersji papierowej
• Przenieść fragment tekstu do własnej polityki prywatności
• Wpisać ManualPass wraz z podmiotem podprzetwarzającym do rejestru czynności przetwarzania