Instrucciones de uso digitales y RGPD: encargo online

A primera vista, unas instrucciones de uso digitales apenas tratan datos personales. Pero en cuanto los usuarios solicitan una copia en papel o su equipo trabaja en la aplicación, se generan nombres, direcciones, direcciones de correo electrónico y datos de inicio de sesión. Esta página explica cómo los trata ManualPass. Las medidas técnicas de protección, como el cifrado y la separación de clientes, se describen en la página Seguridad.

¿Qué datos personales se generan?

Ámbito	Datos típicos	Tratamiento en ManualPass
Su equipo	Nombre, dirección de correo electrónico, inicios de sesión	Registro con fecha y hora, persona y dirección IP
Solicitudes de copia en papel	Nombre, dirección postal y dirección de correo electrónico del solicitante	anonimización automática tras un plazo seleccionable
Visitantes de la página de escaneo	Consulta de los documentos	sin cookies, sin seguimiento
Datos de seguridad	inicios de sesión fallidos, enlaces de contraseña caducados	eliminación a las 24 horas

¿Quién es responsable y quién encargado del tratamiento?

Responsable del tratamiento en el sentido del RGPD es quien decide sobre los fines y los medios de un tratamiento. Encargado del tratamiento es quien trata datos personales por cuenta y siguiendo las instrucciones del responsable.

Rol	Quién	Función
Responsable del tratamiento	Usted, como cliente	decide qué datos se tratan y con qué fin
Encargado del tratamiento	ManualPass	trata los datos siguiendo sus instrucciones
Subencargado del tratamiento	lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen)	proporciona el alojamiento en Alemania

Celebrar el contrato de encargo online en la aplicación

Un contrato de encargo del tratamiento regula, conforme al artículo 28 del RGPD, cómo trata un proveedor de servicios datos personales por cuenta de otro. Con ManualPass lo celebra directamente en la aplicación:

Abra en la aplicación el apartado «Protección de datos & DPA».
Revise el texto del contrato con las medidas técnicas y organizativas (MTO) del anexo 2.
Celebre el contrato por vía electrónica.
Guarde el contrato celebrado en PDF para su documentación.

La forma electrónica es suficiente: el artículo 28, apartado 9, del RGPD admite expresamente, además de la forma escrita, un formato electrónico. El registro de cambios deja constancia de la celebración del contrato con fecha y hora y persona.

Consejo práctico

¿Su delegado de protección de datos quiere leer el contrato de antemano? El texto completo está disponible públicamente en Contrato de encargo del tratamiento, sin necesidad de iniciar sesión.

¿Dónde se tratan los datos?

Todos los datos se encuentran en servidores en Alemania: documentos, registro, datos del equipo y de la cuenta, así como los datos de las solicitudes de copia en papel. El único subencargado del tratamiento es el proveedor de alojamiento lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Página de escaneo sin cookies ni seguimiento

La página de escaneo es la página web pública que ven los usuarios tras escanear el código QR. No utiliza cookies ni seguimiento. Por tanto, sus clientes no son rastreados mientras leen las instrucciones.

Solicitudes de copia en papel: minimización de datos mediante anonimización

Si un usuario solicita una copia en papel, el fabricante necesita el nombre y la dirección para el envío. Después, estos datos ya no son necesarios. Por eso, ManualPass anonimiza automáticamente las solicitudes de copia en papel tras el envío:

Plazo seleccionable: 6, 12, 24 o 36 meses después del envío.
Se conserva: la fecha, la máquina y el estado de la solicitud.
Se elimina: los datos personales del solicitante.

Así puede seguir demostrando que las solicitudes se tramitaron en plazo, sin conservar datos de dirección más tiempo del necesario. El proceso de la solicitud se describe en la página Solicitud de copia en papel.

Datos de seguridad eliminados a las 24 horas

ManualPass solo guarda brevemente los intentos de inicio de sesión fallidos y los enlaces caducados para restablecer la contraseña, con el fin de prevenir abusos. Estos datos se eliminan a las 24 horas. Solo se conservan más tiempo las entradas del registro de cambios, como los inicios de sesión correctos, porque sirven para acreditar quién realizó qué acción y cuándo.

Texto modelo para su política de privacidad

Dado que, como responsable del tratamiento, debe informar a los usuarios sobre el tratamiento, ManualPass pone a su disposición en la aplicación un texto modelo. Lo incorpora a su propia política de privacidad y lo adapta a su empresa. El texto describe que utiliza un proveedor de servicios para facilitar los documentos y tramitar las solicitudes de copia en papel. Revise el texto adaptado con su delegado de protección de datos.

Lista de comprobación de protección de datos

Celebrar el contrato de encargo del tratamiento en la aplicación, en «Protección de datos & DPA», y archivarlo en PDF
Fijar el plazo de anonimización de las solicitudes de copia en papel
Incorporar el texto modelo a la propia política de privacidad
Inscribir a ManualPass, junto con el subencargado del tratamiento, en el registro de actividades de tratamiento

Error frecuente

«Con el contrato de encargo del tratamiento, la protección de datos queda completamente resuelta.» El contrato solo regula la relación entre usted e ManualPass. Sus obligaciones de información frente a los usuarios y su propio registro de actividades de tratamiento siguen siendo tarea suya como responsable del tratamiento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo celebro el contrato de encargo del tratamiento con ManualPass?

En la aplicación, en «Protección de datos & DPA». El contrato conforme al artículo 28 del RGPD se celebra por vía electrónica, algo que el artículo 28, apartado 9, del RGPD admite expresamente, y después puede guardarse en PDF. Puede leer el texto del contrato públicamente de antemano.

¿Quién es subencargado del tratamiento?

Únicamente el proveedor de alojamiento lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Los servidores están en Alemania. ManualPass no recurre a otros subencargados para el tratamiento de sus datos.

¿Utiliza la página de escaneo cookies o seguimiento?

No. La página de escaneo pública funciona sin cookies ni seguimiento. Quien consulta unas instrucciones de uso no es rastreado.

¿Cuánto tiempo se conservan los datos de las solicitudes de copia en papel?

Tras el envío, las solicitudes de copia en papel se anonimizan automáticamente, una vez transcurrido el plazo que usted elija: 6, 12, 24 o 36 meses. La fecha, la máquina y el estado se conservan como justificante; los datos personales se eliminan.