Privacy en verwerkersovereenkomst: AVG-conform beschikbaar stellen

Een digitale gebruiksaanwijzing verwerkt op het eerste gezicht nauwelijks persoonsgegevens. Maar zodra gebruikers een papieren versie aanvragen of uw team in de app werkt, ontstaan namen, adressen, e-mailadressen en inloggegevens. Deze pagina legt uit hoe ManualPass daarmee omgaat. Technische beschermingsmaatregelen zoals versleuteling en scheiding van klantgegevens beschrijft de pagina Beveiliging.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wie is verwerkingsverantwoordelijke, wie verwerker?

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is wie beslist over doel en middelen van een verwerking. Verwerker is wie persoonsgegevens ten behoeve van en volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

Verwerkersovereenkomst online afsluiten in de app

Een verwerkersovereenkomst regelt volgens artikel 28 AVG hoe een dienstverlener persoonsgegevens in opdracht verwerkt. Bij ManualPass sluit u haar direct in de applicatie af:

1. Open in de app het onderdeel “Privacy & verwerkersovereenkomst”.
2. Controleer de tekst van de overeenkomst met de technische en organisatorische maatregelen (TOM) in bijlage 2.
3. Sluit de overeenkomst elektronisch af.
4. Sla de gesloten overeenkomst als pdf op voor uw administratie.

De elektronische vorm volstaat: artikel 28, lid 9, AVG staat naast de schriftelijke vorm uitdrukkelijk ook een elektronische vorm toe. Het afsluiten van de verwerkersovereenkomst wordt met tijdstip en persoon vastgelegd in het wijzigingslogboek.

Waar worden de gegevens verwerkt?

Alle gegevens staan op servers in Duitsland: documenten, logboek, team- en accountgegevens en ook de gegevens uit papieraanvragen. De enige subverwerker is de hostingprovider lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Scanpagina zonder cookies en zonder tracking

De scanpagina is de openbare webpagina die gebruikers na het scannen van de QR-code zien. Ze plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking. Uw klanten worden bij het lezen van de gebruiksaanwijzing dus niet gevolgd.

Papieraanvragen: dataminimalisatie door anonimisering

Vraagt een gebruiker een papieren versie aan, dan heeft de fabrikant naam en adres nodig voor de verzending. Daarna zijn deze gegevens niet meer nodig. ManualPass anonimiseert papieraanvragen daarom na verzending automatisch:

• Termijn te kiezen: 6, 12, 24 of 36 maanden na verzending.
• Blijft bewaard: datum, machine en status van de aanvraag.
• Wordt verwijderd: de persoonsgegevens van de aanvrager.

Zo kunt u nog steeds aantonen dat aanvragen binnen de termijn zijn afgehandeld, zonder adresgegevens langer dan nodig te bewaren. Het verloop van de aanvraag beschrijft de pagina Papieraanvraag.

Beveiligingsgegevens na 24 uur verwijderd

Mislukte inlogpogingen en verlopen links voor het opnieuw instellen van het wachtwoord slaat ManualPass maar kort op om misbruik tegen te gaan. Deze gegevens worden na 24 uur verwijderd. Langer bewaard worden alleen de vermeldingen in het wijzigingslogboek, zoals geslaagde aanmeldingen, omdat ze dienen als bewijs van wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd.

Tekstblok voor uw privacyverklaring

Omdat u als verwerkingsverantwoordelijke gebruikers moet informeren over de verwerking, stelt ManualPass in de app een tekstblok beschikbaar. U neemt het over in uw eigen privacyverklaring en past het aan uw bedrijf aan. Het tekstblok beschrijft dat u voor het beschikbaar stellen van de documenten en de afhandeling van papieraanvragen een dienstverlener inzet. Controleer de aangepaste tekst met uw functionaris voor gegevensbescherming.

Checklist privacy

• Verwerkersovereenkomst in de app afsluiten onder “Privacy & verwerkersovereenkomst” en als pdf opslaan
• Anonimiseringstermijn voor papieraanvragen vastleggen
• Tekstblok overnemen in de eigen privacyverklaring
• ManualPass met de subverwerker opnemen in het register van verwerkingsactiviteiten