Voor machinebouwers: handleiding en EU-verklaring via QR-code

Vanaf 20 januari 2027 is de Machineverordening (EU) 2023/1230 van toepassing. Zij staat fabrikanten uitdrukkelijk toe de gebruiksaanwijzing digitaal te verstrekken – onder voorwaarden die in de dagelijkse praktijk van een klein bedrijf al snel een permanente taak worden. ManualPass neemt het organisatorische deel over, zodat u zich kunt concentreren op ontwerp en productie.

Voor wie is ManualPass bedoeld?

ManualPass is bedoeld voor kleine en middelgrote machinebouwers die hun documentatie al hebben – zelf geschreven, opgesteld door een technisch-documentatiebureau of geëxporteerd uit een redactiesysteem. Typisch zijn bedrijven met enkele tot enkele tientallen machinetypen, zonder eigen IT-afdeling voor documentportalen.

Ook fabrikanten van niet voltooide machines zijn hier aan het juiste adres. Een niet voltooide machine is een geheel dat op zichzelf geen specifieke toepassing kan vervullen en pas door de inbouw een machine wordt. Hiervoor mogen de montagehandleiding en de EU-inbouwverklaring digitaal worden verstrekt (artikel 11, leden 7 en 8).

De typische uitgangssituatie

• De handleiding staat als pdf op de schijf, een gedrukte versie zit in de doos.
• Bij wijzigingen circuleren meerdere versies; welke bij de klant is, weet niemand precies.
• Een QR-code op het typeplaatje staat gepland, maar het is onduidelijk waar die op lange termijn naartoe moet verwijzen.
• Wie papier wil, stuurt een e-mail naar de algemene mailbox – en niemand is zich bewust van de termijn.

Invoering in vier stappen – in één dag

1. Account aanmaken: u registreert zich zelf, zonder demo-afspraak, test ManualPass 14 dagen gratis zonder betaalgegevens en nodigt indien nodig collega’s uit in het team – als bewerker of met alleen leestoegang.
2. Machinetypen aanmaken: voor elk type kent ManualPass direct een vaste QR-code en korte link toe.
3. Pdf’s uploaden: gebruiksaanwijzing, EU-conformiteitsverklaring, montagehandleiding of veiligheidsinstructies, in de talen die u al heeft.
4. Etiketten aanbrengen: druk kant-en-klare etiketten af in 60, 85 of 120 mm of neem de QR-code als SVG over in het typeplaatje.

Als uw documenten klaar zijn, zijn deze stappen voor een overzichtelijk aantal machinetypen in één werkdag gedaan.

Wat het u oplevert

ManualPass stelt geen handleidingen op en vertaalt ze niet. Als fabrikant blijft u verantwoordelijk voor de inhoud. Wat de software in detail kan, ziet u in het overzicht van de functies.

Meerdere merken, vestigingen en een goedkeuringsproces

Grotere bedrijven hebben vaak meer nodig dan één QR-code per machine. Voor deze gevallen zijn er aanvullende functies in de hogere abonnementen:

• Goedkeuring volgens het vier-ogenprincipe (vanaf Business): nieuwe documenten worden pas openbaar als een tweede bevoegde persoon ze heeft goedgekeurd. Een afwijzing gebeurt met motivering; beide partijen worden per e-mail geïnformeerd. Meer onder Team en goedkeuring.
• Meerdere merken en vestigingen (vanaf Business): elke machine wordt aan een merk gekoppeld; de scanpagina toont naam, adres, contactgegevens, logo en kleur van dat merk.
• Eigen logo en merkkleur (vanaf Professional): op scanpagina, etiketten en e-mails aan eindklanten. Details onder Branding en merken.

Passende abonnementen

De verplichte functies – vaste QR-code, scanpagina in 26 talen, papieraanvraag, versiearchief en logboek – zijn in elk abonnement inbegrepen. De looptijd bedraagt 12 maanden; er wordt jaarlijks vooraf gefactureerd. Elk nieuw account kunt u 14 dagen gratis testen, zonder betaalgegevens; daarna betaalt u met creditcard of debetkaart via Stripe of op factuur. Alle details staan op de pagina Prijzen. Wilt u een overzicht van de verplichtingen, dan helpt de Checklist Machineverordening.