Voor importeurs en distributeurs: documentatie volgens de Machineverordening onder controle

Een importeur is wie een machine uit een derde land als eerste in de handel brengt op de EU-markt. Een distributeur is wie een machine in de toeleveringsketen doorverkoopt zonder fabrikant of importeur te zijn. Voor beiden legt de Machineverordening (EU) 2023/1230 vanaf 20 januari 2027 meer nadruk op de documentatie.

Uw verplichtingen in het kort

• Importeur (artikel 13): u controleert de technische documentatie, de CE-markering en de bijgevoegde documenten. U waarborgt dat de gebruiksaanwijzing en de informatie als bedoeld in artikel 10, lid 7, zijn bijgevoegd, vermeldt uw eigen contactgegevens en houdt de EU-conformiteitsverklaring tien jaar beschikbaar.
• Distributeur (artikel 15): vóór de verkoop controleert u de CE-markering, de EU-conformiteitsverklaring en of de gebruiksaanwijzing is bijgevoegd in een voor gebruikers gemakkelijk te begrijpen taal.
• Eigen merk (artikel 17): brengt u een machine onder uw naam of merk in de handel, dan wordt u als fabrikant beschouwd – met alle verplichtingen uit artikel 10.

In Duitsland moeten de gebruiksaanwijzing, de veiligheidsinformatie en de EU-conformiteitsverklaring volgens § 2 MaschinenDG in het Duits beschikbaar zijn. De gids Verplichtingen voor importeurs en distributeurs legt dit uitgebreid uit.

De typische situatie bij importgoederen

De machine komt uit een derde land, de handleiding in het Engels of in de taal van de fabrikant. Een versie in de vereiste taal – voor Duitsland een Duitse – wordt later nageleverd, herzien en opnieuw gecorrigeerd. De EU-conformiteitsverklaring zit als scan in een e-mail. Met meerdere leveranciers en veel modellen verliest u snel het overzicht welke versie bij welke levering hoort.

Zo stelt u de documenten beschikbaar met ManualPass

1. Model aanmaken: voor elk model krijgt u een vaste QR-code en korte link.
2. Gecontroleerde documenten uploaden: de gebruiksaanwijzing in de vereiste taal (in Duitsland: Duits), de EU-conformiteitsverklaring en – indien beschikbaar – andere taalversies als pdf.
3. Etiket aanbrengen: plak het etiket bij de goederenontvangst op de machine – alleen als dat niet mogelijk is op de verpakking of een begeleidend document – of stuur de QR-code als SVG naar de fabrikant voor het typeplaatje.
4. Bijwerken in plaats van opnieuw etiketteren: komt er een gecorrigeerde versie, dan uploadt u die. De QR-code blijft gelijk, de oude versie blijft gearchiveerd.

Papieraanvragen neemt u in ontvangst via de papieraanvraag met termijnberekening en herinnering.

Veel leveranciers, veel modellen, eigen merk

ManualPass controleert geen inhoud en vertaalt niet. Of de documenten van de leverancier volledig en correct zijn, blijft uw controletaak als importeur.

Meer over logo, merken en vestigingen leest u onder Branding en merken, over rollen en goedkeuring onder Team en goedkeuring.

Welk abonnement past?

Tot 10 modellen en 2 gebruikers: Starter voor € 129 per maand. Tot 50 modellen en 5 gebruikers, met eigen logo: Professional voor € 279 per maand. Tot 250 modellen en 15 gebruikers, met meerdere merken en goedkeuringsworkflow: Business voor € 549 per maand. Voor onbeperkte assortimenten en gebruikers, met een vaste contactpersoon en een individueel contract, is er Enterprise – prijs op aanvraag.

Alle prijzen zijn exclusief btw; de looptijd bedraagt 12 maanden en er wordt jaarlijks vooraf gefactureerd. De verplichte functies zijn in elk abonnement inbegrepen. Details onder Prijzen. Een account maakt u zelf aan, zonder demo-afspraak, en u test ManualPass 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens.