Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeDe Machineverordening denkt in lange perioden. De digitale gebruiksaanwijzing moet gedurende de verwachte levensduur en ten minste tien jaar na het in de handel brengen online zijn (artikel 10, lid 7, tweede alinea, punt c)). Voor de digitale EU-conformiteitsverklaring geldt iets vergelijkbaars: verwachte levensduur, ten minste tien jaar na het in de handel brengen of het in bedrijf stellen (artikel 10, lid 8). Technische documentatie en EU-conformiteitsverklaring moet u bovendien ten minste tien jaar ter beschikking houden voor het markttoezicht (artikel 10, lid 3).
Bij serieproductie beginnen deze termijnen voor elk exemplaar opnieuw. Een machine die in 2030 in de handel wordt gebracht, heeft haar gebruiksaanwijzing nodig tot ten minste 2040 – ook als er al lang nieuwere versies zijn.
Welke versie gold wanneer?
Na een ongeval of bij een verzoek van de markttoezichtautoriteit rijst vaak een eenvoudige vraag: welke gebruiksaanwijzing had de klant toen hij de machine kreeg? Zonder archief is die vraag nauwelijks te beantwoorden. Bestanden worden overschreven, websites opnieuw ontworpen, opslaglocaties verhuisd.
ManualPass beantwoordt de vraag met drie bouwstenen:
- Onveranderlijke versies: elk geüpload bestand blijft zoals het was. Een correctie is altijd een nieuwe versie.
- SHA-256-controlesom per bestand: de digitale vingerafdruk laat zien of een aanwezig bestand exact overeenkomt met het gearchiveerde.
- Wijzigingslogboek met keten van controlesommen: elke vermelding is gekoppeld aan de vorige. Wordt een vermelding achteraf gewijzigd, dan klopt de keten niet meer – de manipulatie valt op.
Zo werkt versiebeheer in de praktijk
- Nieuwe versie uploaden: u uploadt de herziene gebruiksaanwijzing als pdf bij het machinetype.
- Controlesom wordt berekend: ManualPass genereert de SHA-256-controlesom en maakt de versie aan.
- Scanpagina wordt bijgewerkt: achter de ongewijzigde QR-code verschijnt automatisch de nieuwe versie.
- Oude versie blijft: de vorige versie blijft met haar controlesom gearchiveerd en opvraagbaar.
- Logboek registreert: wie wanneer welke versie heeft geüpload, staat in het wijzigingslogboek.
Gearchiveerde machines blijven bereikbaar
Loopt een model af, dan archiveert u het machinetype. Het blijft openbaar bereikbaar, ook als u het niet meer bouwt of verkoopt. De QR-code op de geleverde machines leidt nog steeds naar de documenten.
Veelvoorkomend misverstand
“Tien jaar bewaren” en “tien jaar online beschikbaar stellen” zijn twee verschillende verplichtingen. Het bewaren volgens artikel 10, lid 3, betreft technische documentatie en EU-conformiteitsverklaring voor de autoriteiten. De online beschikbaarheid volgens artikel 10, leden 7 en 8, betreft wat gebruikers kunnen raadplegen. ManualPass ondersteunt de tweede verplichting en archiveert de beschikbaar gestelde documenten; de overige technische documentatie bewaart u zelf.
Controlesommen zichtbaar voor gebruikers
De controlesom staat niet alleen in het interne archief, maar ook op de scanpagina. Een klant die jaren geleden een gebruiksaanwijzing heeft gedownload, kan zo controleren of zijn bestand overeenkomt met een gearchiveerde versie.
| Situatie | Wat ManualPass levert |
|---|---|
| Klant beweert dat hij een andere gebruiksaanwijzing heeft gekregen | Gearchiveerde versies met datum en controlesom |
| Markttoezicht vraagt naar de versie van 2028 | Opvraagbare versie met bijbehorende logboekvermelding |
| Interne controle of iemand bestanden heeft verwisseld | Wijzigingslogboek met keten van controlesommen |
| Model loopt af, machines zijn nog in gebruik | Gearchiveerd machinetype blijft openbaar bereikbaar |
Tip uit de praktijk
Vermeld het versienummer van de gebruiksaanwijzing in uw leveringsdocumenten. Samen met het archief in ManualPass is dan voor elke levering duidelijk welke versie gold.
Hoe u de beschikbaarheid van tien jaar organisatorisch borgt, legt het artikel Gebruiksaanwijzing 10 jaar online uit. Informatie over hosting en integriteit vindt u onder Beveiliging.
Veelgestelde vragen
Kan ik een geüploade versie achteraf wijzigen?
Nee. Elke versie blijft ongewijzigd gearchiveerd. Correcties uploadt u als nieuwe versie; de vorige versie blijft met haar controlesom bewaard en opvraagbaar.
Wat is een SHA-256-controlesom?
Een SHA-256-controlesom is een waarde van 64 tekens die wordt berekend uit de inhoud van een bestand. Al de kleinste wijziging aan het bestand levert een totaal andere waarde op, zodat twee bestanden betrouwbaar op gelijkheid kunnen worden gecontroleerd.
Wat gebeurt er met machines die ik niet meer bouw?
U kunt het machinetype archiveren. Het blijft openbaar bereikbaar, de QR-code blijft werken en gebruikers vinden de documenten zoals voorheen. Zo blijft de gebruiksaanwijzing ook voor uitgefaseerde modellen online.
Vervangt ManualPass het bewaren van de technische documentatie?
Nee. ManualPass archiveert de beschikbaar gestelde documenten zoals gebruiksaanwijzing en EU-conformiteitsverklaring. De technische documentatie volgens artikel 10, lid 3, zoals risicobeoordeling en berekeningen, bewaart u nog steeds zelf.