Beveiliging en gegevensbescherming: uw documenten in goede handen

Wie gebruiksaanwijzingen digitaal verstrekt, rekent op twee dingen: de documenten moeten vele jaren bereikbaar zijn, en ze mogen niet ongemerkt veranderen. Tegelijk verwerkt het platform persoonsgegevens, bijvoorbeeld van uw teamleden en van klanten die een papieren versie aanvragen. Deze pagina vat samen hoe ManualPass daarmee omgaat.

Waar staan de gegevens?

ManualPass host zijn servers in Duitsland. Documenten, accountgegevens en logboeken worden daar opgeslagen. De verbinding tussen browser en server is volledig versleuteld via HTTPS – in de applicatie net zo goed als op de openbare scanpagina.

Hoe is de toegang tot de applicatie beveiligd?

• Gehashte wachtwoorden: wachtwoorden worden niet in platte tekst opgeslagen, maar alleen als cryptografische hash. Een hash is een eenrichtingswaarde waaruit het oorspronkelijke wachtwoord niet kan worden teruggerekend.
• Bescherming tegen uitproberen: herhaalde mislukte inlogpogingen worden beperkt, zodat wachtwoorden niet geautomatiseerd kunnen worden geraden.
• Rollen in het team: met de rollen eigenaar (alle rechten), bewerker (machines, documenten, papieraanvragen) en alleen lezen legt u vast wie in het account welke bevoegdheden heeft. Vanaf het abonnement Business komt de rol goedkeurder erbij. Details onder Team en goedkeuring.
• Scheiding van klantgegevens: de gegevens van elke klant zijn gescheiden van die van andere klanten. Een account ziet alleen de eigen machinetypen, documenten en aanvragen.

Hoe blijft de integriteit van de documenten gewaarborgd?

Integriteit betekent dat een document precies zo beschikbaar is als het is geüpload. ManualPass waarborgt dat op drie niveaus:

1. Onveranderlijke versies: een geüploade versie wordt niet overschreven. Wijzigingen ontstaan altijd als nieuwe versie.
2. SHA-256-controlegetal: voor elk bestand berekent ManualPass een digitale vingerafdruk, die ook op de scanpagina zichtbaar is.
3. Wijzigingslogboek met controlegetallenketen: elke logboekregel is gekoppeld aan de vorige. Latere wijzigingen in het logboek vallen op.

Meer hierover op de pagina Archivering.

Vier-ogengoedkeuring en export van het logboek

Vanaf het abonnement Business kunt u een goedkeuringsworkflow volgens het vier-ogenprincipe gebruiken. Een nieuw document wordt dan pas openbaar als een tweede bevoegde persoon het heeft goedgekeurd; eigen uploads kan niemand zelf goedkeuren. Wijst de goedkeurder af, dan geeft hij een motivering op en worden de betrokkenen per e-mail op de hoogte gebracht. Zo voorkomt het proces dat een document per ongeluk zonder controle achter de QR-code verschijnt.

Vanaf het abonnement Professional kan het wijzigingslogboek als CSV-bestand worden geëxporteerd, inclusief de controlegetallen. De export kunt u in uw eigen archief bewaren of bij een audit of een verzoek van een autoriteit overleggen.

Welke gegevens verwerkt de scanpagina?

De scanpagina is openbaar en zonder inloggen te gebruiken. Zij plaatst geen trackingcookies. Wie een handleiding opent of downloadt, hoeft geen persoonsgegevens op te geven.

Persoonsgegevens ontstaan op de scanpagina alleen als iemand een papieren versie aanvraagt. Deze gegevens, zoals naam, e-mailadres en afleveradres, gebruikt ManualPass uitsluitend voor de afhandeling van de verzending: om de fabrikant te informeren, de termijn te bewaken en de ontvanger op de hoogte te brengen.

Hoe wordt de betaling afgehandeld?

Betaalt u met creditcard of debetkaart, bijvoorbeeld Mastercard of Visa, dan verloopt de betaling via de betaaldienstverlener Stripe. De kaartgegevens voert u rechtstreeks bij Stripe in; ze worden niet bij ManualPass opgeslagen. U kunt ook kiezen voor betaling op factuur en het bedrag binnen 14 dagen overmaken.

Voor de gratis proefperiode van 14 dagen hoeft u geen betaalgegevens op te geven. Facturen ontvangt u automatisch per e-mail; daarnaast staan ze in de klantenomgeving als pdf klaar om te downloaden.

Verwerking in opdracht volgens de AVG

Wanneer u ManualPass gebruikt, verwerkt ManualPass persoonsgegevens in uw opdracht, bijvoorbeeld de gegevens uit papieraanvragen van uw klanten. De verwerkersovereenkomst sluit u in de applicatie onder ‘Privacy & verwerkersovereenkomst’ online af – zonder papier en zonder wachttijd. Daar ziet u ook de subverwerkers, legt u vast wanneer gegevens uit papieraanvragen automatisch worden geanonimiseerd en vindt u een tekstblok voor uw eigen privacyverklaring. De volledige tekst van de overeenkomst met alle bijlagen leest u vooraf onder Verwerkersovereenkomst.

De privacyverklaring voor deze website vindt u onder Privacy.

Wat wij niet beweren

ManualPass beschikt momenteel niet over een certificering voor informatiebeveiliging. Verlangt uw inkoop- of IT-afdeling bepaalde bewijsstukken, neem dan vóór de start contact met ons op. U kunt de maatregelen ook zelf bekijken tijdens de gratis proefperiode van 14 dagen, zonder betaalgegevens op te geven. Wij beschrijven u graag hoe de hierboven genoemde maatregelen zijn uitgevoerd.