Biztonság és adatvédelem: dokumentumai jó kezekben vannak

Aki digitálisan bocsát rendelkezésre használati utasításokat, két dologra támaszkodik: a dokumentumoknak sok éven át elérhetőnek kell lenniük, és nem változhatnak meg észrevétlenül. Ugyanakkor a platform személyes adatokat is kezel, például csapattagjaiét és azon ügyfelekét, akik papíralapú változatot igényelnek. Ez az oldal összefoglalja, hogyan kezeli ezt a ManualPass.

Hol vannak az adatok?

A ManualPass szerverei Németországban működnek. A dokumentumokat, a fiókadatokat és a naplókat ott tároljuk. A böngésző és a szerver közötti kapcsolat végig HTTPS-sel titkosított – az alkalmazásban és a nyilvános szkennelési oldalon egyaránt.

Hogyan védett az alkalmazáshoz való hozzáférés?

• Hash-elt jelszavak: A jelszavakat nem egyszerű szövegként, hanem csak kriptográfiai hash-ként tároljuk. A hash egyirányú érték, amelyből az eredeti jelszó nem számítható vissza.
• Védelem a próbálgatás ellen: A bejelentkezéskor ismétlődő sikertelen kísérleteket korlátozzuk, hogy a jelszavakat ne lehessen automatizáltan kitalálni.
• Szerepkörök a csapatban: A Tulajdonos (minden jogosultság), a Szerkesztő (gépek, dokumentumok, papíralapú igénylések) és a Csak olvasás szerepkörökkel határozza meg, kinek milyen jogosultsága van a fiókban. A Business csomagtól a Jóváhagyó szerepkör is rendelkezésre áll. Részletek: Csapat és jóváhagyás.
• Ügyféladatok elkülönítése: Minden ügyfél adatai elkülönülnek a többi ügyfélétől. Egy fiók csak a saját géptípusait, dokumentumait és igényléseit látja.

Hogyan biztosított a dokumentumok sértetlensége?

A sértetlenség azt jelenti, hogy egy dokumentum pontosan úgy áll rendelkezésre, ahogyan feltöltötték. A ManualPass ezt három szinten biztosítja:

1. Megváltoztathatatlan verziók: Egy feltöltött verzió nem íródik felül. A módosítások mindig új verzióként jönnek létre.
2. SHA-256 ellenőrzőösszeg: A ManualPass minden fájlhoz digitális ujjlenyomatot számít, amely a szkennelési oldalon is látható.
3. Változásnapló ellenőrzőösszeg-lánccal: Minden naplóbejegyzés az előzőhöz kapcsolódik. A napló utólagos módosításai feltűnnek.

Bővebben az Archiválás oldalon.

Négy szem elvén alapuló jóváhagyás és naplóexport

A Business csomagtól a négy szem elvén alapuló jóváhagyási munkafolyamatot is használhatja. Egy új dokumentum ekkor csak akkor válik nyilvánossá, ha egy második jogosult személy jóváhagyta; saját feltöltéseit senki sem hagyhatja jóvá. Ha a jóváhagyó elutasítja, indoklást ad meg, és az érintetteket e-mailben értesítjük. Így a folyamat megakadályozza, hogy egy dokumentum véletlenül, ellenőrzés nélkül jelenjen meg a QR-kód mögött.

A Professional csomagtól a változásnapló CSV-fájlként exportálható, az ellenőrzőösszegekkel együtt. Az exportot saját archívumában tárolhatja, vagy auditkor, illetve hatósági megkereséskor bemutathatja.

Milyen adatokat kezel a szkennelési oldal?

A szkennelési oldal nyilvános, és bejelentkezés nélkül használható. Nem használ nyomkövető sütiket. Aki megnyit vagy letölt egy utasítást, annak nem kell személyes adatokat megadnia.

Személyes adatok a szkennelési oldalon csak akkor keletkeznek, ha valaki papíralapú változatot igényel. Ezeket az adatokat – például nevet, e-mail-címet és szállítási címet – a ManualPass kizárólag a kiküldés lebonyolítására használja: a gyártó értesítésére, a határidő figyelésére és a címzett tájékoztatására.

Hogyan zajlik a fizetés?

Ha hitel- vagy betéti kártyával, például Mastercarddal vagy Visával fizet, a fizetés a Stripe fizetési szolgáltatón keresztül történik. A kártyaadatokat közvetlenül a Stripe-nál adja meg; ezeket a ManualPass nem tárolja. Alternatívaként a számlára vásárlást választhatja, és az összeget 14 napon belül átutalja.

A 14 napos ingyenes próbaidőszakhoz nem kell fizetési adatokat megadnia. A számlákat automatikusan e-mailben kapja meg, emellett PDF-ként letölthetők az ügyfélfiókjából.

Adatfeldolgozás a GDPR szerint

Ha a ManualPass-t használja, a ManualPass az Ön megbízásából kezel személyes adatokat, például ügyfelei papíralapú igényléseinek adatait. Az adatfeldolgozási szerződést az alkalmazásban az „Adatvédelem és adatfeldolgozási szerződés” menüpontban kötheti meg online – papír és várakozás nélkül. Ott láthatja a további adatfeldolgozókat is, beállíthatja, mikor anonimizálódjanak automatikusan a papíralapú igénylések adatai, és szövegrészletet talál saját adatvédelmi tájékoztatójához. A teljes szerződésszöveget az összes melléklettel együtt előzetesen az Adatfeldolgozási szerződés oldalon olvashatja el.

A weboldal adatvédelmi tájékoztatóját az Adatvédelem oldalon találja.

Amit nem állítunk

A ManualPass jelenleg nem rendelkezik információbiztonsági tanúsítvánnyal. Ha beszerzési vagy informatikai osztálya meghatározott igazolásokat kér, keressen meg minket az indulás előtt. Az intézkedéseket a 14 napos ingyenes próbaidőszakban saját maga is megtekintheti, fizetési adatok megadása nélkül. Szívesen bemutatjuk, hogyan valósulnak meg a fent említett intézkedések.