Turvalisus ja andmekaitse: teie dokumendid on heades kätes

Kes teeb kasutusjuhendid kättesaadavaks digitaalselt, sõltub kahest asjast: dokumendid peavad olema kättesaadavad paljude aastate jooksul ja need ei tohi märkamatult muutuda. Samal ajal töötleb platvorm isikuandmeid, näiteks teie meeskonnaliikmete ja paberversiooni taotlevate klientide andmeid. See leht võtab kokku, kuidas ManualPass sellega ümber käib.

Kus andmed asuvad?

ManualPassi serverid asuvad Saksamaal. Seal hoitakse dokumente, kontoandmeid ja logisid. Ühendus brauseri ja serveri vahel on kogu ulatuses HTTPS-i kaudu krüpteeritud – nii rakenduses kui ka avalikul skannimislehel.

Kuidas on juurdepääs rakendusele kaitstud?

• Räsitud paroolid: paroole ei salvestata avatekstina, vaid ainult krüptograafilise räsina. Räsi on ühesuunaline väärtus, millest algset parooli tagasi arvutada ei saa.
• Kaitse äraarvamise vastu: korduvaid ebaõnnestunud sisselogimiskatseid piiratakse, et paroole ei saaks automaatselt ära arvata.
• Rollid meeskonnas: rollidega Omanik (kõik õigused), Redaktor (masinad, dokumendid, paberversiooni taotlused) ja Ainult lugemine määrate, kellel on kontos millised volitused. Alates paketist Business lisandub roll Kinnitaja. Üksikasjad lehel Meeskond ja kinnitamine.
• Klientide andmete eraldamine: iga kliendi andmed on teiste klientide andmetest eraldatud. Konto näeb ainult oma masinatüüpe, dokumente ja taotlusi.

Kuidas tagatakse dokumentide terviklus?

Terviklus tähendab, et dokument on täpselt sellisel kujul, nagu see üles laaditi. ManualPass tagab selle kolmel tasandil:

1. Muutumatud versioonid: üles laaditud versiooni üle ei kirjutata. Muudatused tekivad alati uue versioonina.
2. SHA-256-kontrollsumma: iga faili jaoks arvutab ManualPass digitaalse sõrmejälje, mis on nähtav ka skannimislehel.
3. Kontrollsummade ahelaga muudatuste logi: iga logikirje on seotud eelmisega. Hilisemad muudatused logis tulevad ilmsiks.

Lähemalt lehel Arhiveerimine.

Kinnitamine nelja silma põhimõttel ja logi eksport

Alates paketist Business saate kasutada nelja silma põhimõttel toimivat kinnitamise töövoogu. Uus dokument muutub siis avalikuks alles siis, kui teine õigustatud isik on selle kinnitanud; enda üles laaditud dokumente ei saa keegi ise kinnitada. Kui kinnitaja dokumendi tagasi lükkab, lisab ta põhjenduse ja osapooli teavitatakse e-posti teel. Nii hoiab protsess ära, et dokument ilmub QR-koodi taha kogemata ilma kontrollita.

Alates paketist Professional saab muudatuste logi eksportida CSV-failina koos kontrollsummadega. Ekspordi saate salvestada oma arhiivi või esitada auditi või ametiasutuse päringu korral.

Milliseid andmeid skannimisleht töötleb?

Skannimisleht on avalik ja kasutatav ilma sisselogimiseta. See ei kasuta jälgimisküpsiseid. Juhendi avaja või allalaadija ei pea isikuandmeid esitama.

Isikuandmed tekivad skannimislehel ainult siis, kui keegi taotleb paberversiooni. Neid andmeid, näiteks nime, e-posti aadressi ja tarneaadressi, kasutab ManualPass üksnes saatmise korraldamiseks: tootja teavitamiseks, tähtaja jälgimiseks ja saaja teavitamiseks.

Kuidas makse toimub?

Kui maksate krediit- või deebetkaardiga, näiteks Mastercardi või Visaga, toimub makse makseteenuse pakkuja Stripe'i kaudu. Kaardiandmed sisestate otse Stripe'is; ManualPassis neid ei salvestata. Teise võimalusena valite ostmise arvega ja kannate summa üle 14 päeva jooksul.

14-päevase tasuta prooviperioodi jaoks ei pea te makseandmeid esitama. Arved saate automaatselt e-posti teel, lisaks on need kliendikeskkonnas PDF-ina allalaaditavad.

Isikuandmete töötlemine IKÜMi kohaselt

ManualPassi kasutades töötleb ManualPass isikuandmeid teie nimel, näiteks teie klientide paberversiooni taotlustes esitatud andmeid. Isikuandmete töötlemise lepingu sõlmite rakenduses jaotises „Andmekaitse & töötlemisleping“ veebis – ilma paberita ja ootamata. Seal näete ka alamvolitatud töötlejaid, määrate, millal paberversiooni taotluste andmed automaatselt anonüümitakse, ja leiate tekstilõigu oma privaatsusteate jaoks. Lepingu täielikku teksti koos kõigi lisadega saate eelnevalt lugeda lehel Isikuandmete töötlemise leping.

Selle veebisaidi privaatsusteabe leiate lehelt Andmekaitse.

Mida me ei väida

ManualPassil ei ole praegu infoturbe sertifikaati. Kui teie ostuosakond või IT-osakond nõuab teatud tõendeid, võtke meiega enne alustamist ühendust. Meetmeid saate ise vaadata ka 14-päevase tasuta prooviperioodi jooksul, ilma makseandmeid esitamata. Kirjeldame teile meelsasti, kuidas eespool nimetatud meetmed on rakendatud.