Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçePaljudes ettevõtetes ei halda dokumentatsiooni üks inimene üksi. Konstruktsiooniosakond, tehniline toimetus, hooldus ja ost laadivad juhendeid üles või kontrollivad neid. Seetõttu reguleerib ManualPass kaht asja: kellel on kontol millised volitused ja millal muutub uus dokument tegelikult avalikuks.
Millised rollid on olemas?
Roll on kindel õiguste kogum, mille määrate kasutajale. ManualPassil on neli rolli:
| Roll | Volitused | Saadaval |
|---|---|---|
| Omanik | Kõik: konto, pakett, kasutajad, masinad, dokumendid, paberversiooni taotlused | igas paketis |
| Kinnitaja | Kontrollib uusi dokumente ning kinnitab või lükkab need tagasi | alates paketist Business |
| Redaktor | Masinate, dokumentide ja paberversiooni taotluste haldamine | igas paketis |
| Ainult lugemine | Sisu vaatamine ilma midagi muutmata | igas paketis |
Kasutajaliides ja e-kirjad on kõigile kasutajatele saadaval 26 keeles. See aitab, kui kaasa töötavad kolleegid välismaistest asukohtadest.
Mitu kasutajat sisaldub?
| Pakett | Sisalduvad kasutajad |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | piiramatu |
Üksikuid lisakasutajaid juurde osta ei saa; rohkemate kasutajate jaoks valige suurem pakett. Täieliku ülevaate leiate lehelt Hinnad.
Nii toimib nelja silma kinnitus
Nelja silma põhimõte tähendab, et otsus jõustub alles siis, kui teine isik on selle üle vaadanud ja kinnitanud. Alates paketist Business rakendab ManualPass seda uute dokumentide puhul nii:
- Üleslaadimine: redaktor laadib üles kasutusjuhendi uue versiooni või uue dokumendi.
- Ootab kinnitust: dokument on salvestatud, kuid veel mitte avalik ega seega QR-koodi kaudu kättesaadav.
- Teavitus: kinnitajad saavad e-kirja, et dokument ootab kontrolli.
- Kontrollimine ja otsustamine: kinnitaja avab PDF-i ning kinnitab selle või lükkab põhjendusega tagasi. Oma üleslaadimisi ei saa keegi ise kinnitada.
- Versiooni määramine: pärast kinnitamist saab dokument oma versiooni ja ilmub püsiva QR-koodi taha. Eelmine versioon jääb muutmata kujul arhiivi.
- Logi: üleslaadimine, kinnitamine või tagasilükkamine salvestatakse kontrollsummade ahelaga muudatuste logisse.
Praktiline nõuanne
Määrake vähemalt kaks kinnitajat. Kui üks on puhkusel, saab teine kontrollida ja ohutusjuhiste parandused ei jää ootele.
Miks see kvaliteedijuhtimises aitab?
Tootjana vastutate oma juhendite sisu eest. Turujärelevalveasutuse päringu korral või vastutusjuhtumis on oluline osata näidata, milline versioon millal kättesaadav oli ja kes selle üle vaatas.
Kinnitamine hoiab ära, et mustand või vale fail satuks kogemata QR-koodi taha. Samal ajal tekib lünkadeta tõendus selle kohta, kes laadis üles ja kes kinnitas. Paljud ettevõtted nõuavad sellist nelja silma põhimõtet nagunii oma siseprotsessides.
Levinud eksiarvamus
„Kinnitamise töövooga on juhendi sisu kontrollitud.“ ManualPass kujutab protsessi, kuid ei kontrolli sisu. Kas juhend on täielik ja õige, hindab teie kinnitaja.
Logi eksport CSV-na
Alates paketist Professional saab muudatuste logi eksportida CSV-failina koos kontrollsummadega. Ekspordi saate salvestada oma arhiivi, analüüsida tabelarvutusprogrammis või esitada auditi käigus. Kuidas versioonid ja kontrollsummad toimivad, selgitab leht Arhiveerimine ja versioonihaldus; teavet juurdepääsukaitse ja majutuse kohta leiate lehelt Turvalisus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas saan oma üleslaadimisi ise kinnitada?
Ei. Kinnitamise töövoo puhul ei saa keegi kinnitada dokumenti, mille ta ise üles laadis. Nii on tagatud, et teine õigustatud isik on dokumendi alati enne avalikuks muutumist üle vaadanud.
Millisest paketist alates on kinnitamise töövoog saadaval?
Kinnitamise töövoog ja roll Kinnitaja sisalduvad alates paketist Business. Pakettides Starter ja Professional avaldatakse üles laaditud dokumendid ilma kinnitamisetapita; rollid Omanik, Redaktor ja Ainult lugemine on olemas igas paketis.
Mis juhtub, kui dokument lükatakse tagasi?
Kinnitaja märgib tagasilükkamisel põhjuse ja asjaosalisi teavitatakse e-posti teel. Tagasi lükatud dokument ei muutu avalikuks.
Mitu kasutajat paketis sisaldub?
Starter sisaldab 2 kasutajat, Professional 5, Business 15 ja Enterprise piiramatult. Kui vajate rohkem kasutajaid, valige suurem pakett.
Kas kinnitamine vastab mõnele kindlale standardile?
ManualPass ei luba vastavust ühelegi standardile ega juhtimissüsteemile. Kinnitamise töövoog rakendab nelja silma kontrolli tehniliselt ja dokumenteerib selle logis. Kas see vastab teie sisenõuetele, hindate ise.