Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeV mnohých firmách nespravuje dokumentáciu jediná osoba. Konštrukcia, technická redakcia, servis a nákup nahrávajú návody alebo ich kontrolujú. ManualPass preto upravuje dve veci: kto má v účte aké oprávnenia a kedy sa nový dokument skutočne zverejní.
Aké roly existujú?
Rola je pevný súbor oprávnení, ktorý priradíte používateľovi. ManualPass pozná štyri roly:
| Rola | Oprávnenia | K dispozícii |
|---|---|---|
| Vlastník | Všetko: účet, balík, používatelia, stroje, dokumenty, žiadosti o tlačenú verziu | v každom balíku |
| Schvaľovateľ | Kontroluje nové dokumenty a schvaľuje ich alebo zamieta | od balíka Business |
| Editor | Spravuje stroje, dokumenty a žiadosti o tlačenú verziu | v každom balíku |
| Len na čítanie | Vidí obsah bez možnosti čokoľvek meniť | v každom balíku |
Rozhranie a e-maily sú všetkým používateľom k dispozícii v 26 jazykoch. To pomáha, keď spolupracujú kolegovia v zahraničných prevádzkach.
Koľko používateľov je zahrnutých?
| Balík | Zahrnutí používatelia |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | neobmedzene |
Ďalších používateľov nemožno dokúpiť jednotlivo; pre viac používateľov prejdite na vyšší balík. Úplný prehľad nájdete v cenníku.
Ako prebieha schvaľovanie podľa princípu štyroch očí
Princíp štyroch očí znamená, že rozhodnutie nadobudne účinnosť až vtedy, keď ho skontroluje a potvrdí druhá osoba. Od balíka Business to ManualPass pri nových dokumentoch zavádza takto:
- Nahratie: Editor nahrá novú verziu návodu na použitie alebo nový dokument.
- Čaká na schválenie: Dokument je uložený, ale ešte nie je zverejnený, a teda nie je dostupný cez QR kód.
- Upozornenie: Schvaľovatelia dostanú e-mail, že dokument čaká na kontrolu.
- Skontrolovať a rozhodnúť: Schvaľovateľ otvorí PDF a schváli ho alebo ho s odôvodnením zamietne. Vlastné nahrané dokumenty nemôže nikto schváliť sám.
- Pridelí sa verzia: Po schválení dostane dokument svoju verziu a zobrazí sa za pevným QR kódom. Predchádzajúca verzia zostáva bez zmeny v archíve.
- Protokol: Nahratie, schválenie alebo zamietnutie sa zaznamenajú v protokole zmien s reťazcom kontrolných súčtov.
Tip z praxe
Určte aspoň dvoch schvaľovateľov. Keď je jeden na dovolenke, môže kontrolovať druhý a opravy bezpečnostných informácií nezostanú ležať.
Prečo to pomáha v manažérstve kvality?
Ako výrobca zodpovedáte za obsah svojich návodov. Pri dopyte orgánu dohľadu nad trhom alebo v prípade zodpovednosti za škodu je dôležité vedieť preukázať, ktoré znenie bolo kedy sprístupnené a kto ho skontroloval.
Schvaľovanie zabraňuje tomu, aby sa za QR kód omylom dostal koncept alebo nesprávny súbor. Zároveň vzniká úplný doklad o tom, kto nahral a kto schválil. Mnohé firmy takýto princíp štyroch očí vo svojich interných procesoch aj tak vyžadujú.
Častý omyl
„Pracovným postupom schvaľovania je návod obsahovo skontrolovaný.“ ManualPass zabezpečuje postup, ale obsah nekontroluje. Či je návod úplný a správny, posúdi váš schvaľovateľ.
Export protokolu do CSV
Od balíka Professional sa dá protokol zmien exportovať ako súbor CSV vrátane kontrolných súčtov. Export môžete uložiť vo vlastnom archíve, vyhodnotiť v tabuľkovom procesore alebo predložiť pri audite. Ako fungujú verzie a kontrolné súčty, vysvetľuje stránka Archivácia a správa verzií; informácie o ochrane prístupu a hostingu nájdete v časti Bezpečnosť.
Časté otázky
Môžem sám schváliť svoje vlastné nahrané dokumenty?
Nie. Pri pracovnom postupe schvaľovania nemôže nikto schváliť dokument, ktorý sám nahral. Tým je zaistené, že dokument pred zverejnením vždy skontrolovala druhá oprávnená osoba.
Od ktorého balíka je k dispozícii pracovný postup schvaľovania?
Pracovný postup schvaľovania a rola Schvaľovateľ sú súčasťou balíka Business a vyšších. V balíkoch Starter a Professional sa nahrané dokumenty zverejňujú bez kroku schvaľovania; roly Vlastník, Editor a Len na čítanie sú v každom balíku.
Čo sa stane, keď je dokument zamietnutý?
Schvaľovateľ pri zamietnutí uvedie dôvod a zúčastnené osoby sú informované e-mailom. Zamietnutý dokument sa nezverejní.
Koľko používateľov je v balíku zahrnutých?
Starter zahŕňa 2 používateľov, Professional 5, Business 15 a Enterprise neobmedzený počet. Ak potrebujete viac používateľov, prejdite na vyšší balík.
Spĺňa schvaľovanie určitú normu?
ManualPass nesľubuje zhodu so žiadnou normou ani systémom manažérstva. Pracovný postup schvaľovania technicky zabezpečuje kontrolu podľa princípu štyroch očí a dokumentuje ju v protokole. Či to vyhovuje vašim interným požiadavkám, posúdite sami.