Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeU mnogim tvrtkama dokumentaciju ne održava samo jedna osoba. Konstrukcija, tehnička dokumentacija, servis i nabava učitavaju upute ili ih provjeravaju. ManualPass zato uređuje dvije stvari: tko u računu ima koje ovlasti i kada novi dokument doista postaje javan.
Koje uloge postoje?
Uloga je stalni skup ovlasti koji dodjeljujete korisniku. ManualPass poznaje četiri uloge:
| Uloga | Ovlasti | Dostupno |
|---|---|---|
| Vlasnik | Sve: račun, paket, korisnici, strojevi, dokumenti, zahtjevi za papirnatu verziju | u svakom paketu |
| Odobravatelj | Provjerava nove dokumente i odobrava ih ili odbija | od paketa Business |
| Urednik | Upravljanje strojevima, dokumentima i zahtjevima za papirnatu verziju | u svakom paketu |
| Samo čitanje | Pregled sadržaja bez mogućnosti izmjena | u svakom paketu |
Sučelje i e-pošta svim su korisnicima dostupni na 26 jezika. To pomaže kad surađuju kolege na lokacijama u inozemstvu.
Koliko je korisnika uključeno?
| Paket | Uključeni korisnici |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | neograničeno |
Dodatni korisnici ne mogu se dokupiti pojedinačno; za više korisnika prijeđite na veći paket. Potpuni pregled nalazi se pod Cijene.
Kako teče odobrenje po načelu četiriju očiju
Načelo četiriju očiju znači da odluka stupa na snagu tek kad je druga osoba provjeri i potvrdi. Od paketa Business ManualPass to za nove dokumente provodi ovako:
- Učitavanje: urednik učitava novu verziju uputa za uporabu ili novi dokument.
- Čeka odobrenje: dokument je spremljen, ali još nije javan i stoga nije dostupan putem QR koda.
- Obavijest: odobravatelji primaju e-poruku da dokument čeka provjeru.
- Provjera i odluka: odobravatelj otvara PDF i odobrava ga ili ga odbija uz obrazloženje. Vlastite učitane dokumente nitko ne može sam odobriti.
- Dodjela verzije: nakon odobrenja dokument dobiva svoju verziju i pojavljuje se iza stalnog QR koda. Prethodna verzija ostaje nepromijenjena arhivirana.
- Zapisnik: učitavanje, odobrenje ili odbijanje bilježe se u zapisnik promjena s lancem kontrolnih zbrojeva.
Savjet iz prakse
Imenujte najmanje dva odobravatelja. Ako je jedan na godišnjem odmoru, drugi može provjeriti, a ispravci sigurnosnih informacija ne ostaju na čekanju.
Zašto to pomaže u upravljanju kvalitetom?
Kao proizvođač odgovorni ste za sadržaj svojih uputa. Pri upitu nadzora tržišta ili u slučaju odgovornosti važno je moći pokazati koja je verzija kada bila na raspolaganju i tko ju je provjerio.
Odobrenje sprječava da nacrt ili pogrešna datoteka slučajno završi iza QR koda. Istodobno nastaje potpun dokaz o tome tko je učitao, a tko odobrio. Mnoge tvrtke ionako zahtijevaju takvo načelo četiriju očiju u svojim internim procesima.
Česta zabluda
„Uz postupak odobrenja upute su sadržajno provjerene.“ ManualPass provodi tijek, ali ne provjerava sadržaj. Jesu li upute potpune i točne, procjenjuje Vaš odobravatelj.
Izvoz zapisnika u CSV
Od paketa Professional zapisnik promjena može se izvesti kao CSV datoteka, uključujući kontrolne zbrojeve. Izvoz možete pohraniti u vlastitu arhivu, analizirati u proračunskoj tablici ili predočiti pri reviziji. Kako funkcioniraju verzije i kontrolni zbrojevi, objašnjava stranica Arhiviranje i verzije; napomene o zaštiti pristupa i hostingu naći ćete pod Sigurnost.
Česta pitanja
Mogu li sam odobriti dokumente koje sam učitao?
Ne. U postupku odobrenja nitko ne može odobriti dokument koji je sam učitao. Tako je osigurano da je dokument uvijek provjerila druga ovlaštena osoba prije nego što postane javan.
Od kojeg je paketa dostupan postupak odobrenja?
Postupak odobrenja i uloga Odobravatelj uključeni su od paketa Business. U paketima Starter i Professional učitani dokumenti objavljuju se bez koraka odobrenja; uloge Vlasnik, Urednik i Samo čitanje postoje u svakom paketu.
Što se događa kad je dokument odbijen?
Odobravatelj pri odbijanju navodi obrazloženje, a sudionici dobivaju obavijest e-poštom. Odbijeni dokument ne postaje javan.
Koliko je korisnika uključeno u paket?
Starter uključuje 2 korisnika, Professional 5, Business 15, a Enterprise neograničen broj. Ako Vam treba više korisnika, prijeđite na veći paket.
Ispunjava li odobrenje određenu normu?
ManualPass ne obećava sukladnost s nekom normom ili sustavom upravljanja. Postupak odobrenja tehnički provodi kontrolu po načelu četiriju očiju i dokumentira je u zapisniku. Je li to dovoljno za Vaše interne zahtjeve, procjenjujete sami.