Ομάδα και έγκριση: ποιος μπορεί να κάνει τι – και ποιος εγκρίνει;

Σε πολλές επιχειρήσεις την τεκμηρίωση δεν τη συντηρεί ένα μόνο άτομο. Μελετητές, τεχνική συγγραφή, τεχνική υποστήριξη και προμήθειες ανεβάζουν ή ελέγχουν οδηγίες. Γι’ αυτό το ManualPass ρυθμίζει δύο πράγματα: ποιος έχει ποιες αρμοδιότητες στον λογαριασμό και πότε ένα νέο έγγραφο γίνεται πράγματι δημόσιο.

Ποιοι ρόλοι υπάρχουν;

Ένας ρόλος είναι ένα σταθερό σύνολο δικαιωμάτων που αναθέτετε σε έναν χρήστη. Το ManualPass διαθέτει τέσσερις ρόλους:

Η διεπαφή και τα email είναι διαθέσιμα για όλους τους χρήστες σε 26 γλώσσες. Αυτό βοηθά όταν συμμετέχουν συνάδελφοι από εγκαταστάσεις στο εξωτερικό.

Πόσοι χρήστες περιλαμβάνονται;

Επιπλέον χρήστες δεν προστίθενται μεμονωμένα· για περισσότερους χρήστες μεταβείτε σε μεγαλύτερο πακέτο. Η πλήρης επισκόπηση βρίσκεται στις Τιμές.

Πώς λειτουργεί η έγκριση τεσσάρων οφθαλμών

Η αρχή των τεσσάρων οφθαλμών σημαίνει ότι μια απόφαση ισχύει μόνο όταν ένα δεύτερο πρόσωπο την έχει ελέγξει και επιβεβαιώσει. Από το πακέτο Business το ManualPass την εφαρμόζει στα νέα έγγραφα ως εξής:

1. Ανέβασμα: ένας Συντάκτης ανεβάζει νέα έκδοση των οδηγιών χρήσης ή ένα νέο έγγραφο.
2. Αναμένει έγκριση: το έγγραφο έχει αποθηκευτεί, αλλά δεν είναι ακόμη δημόσιο και επομένως δεν είναι προσβάσιμο μέσω του κωδικού QR.
3. Ειδοποίηση: οι Εγκρίνοντες λαμβάνουν email ότι ένα έγγραφο αναμένει έλεγχο.
4. Έλεγχος και απόφαση: ο Εγκρίνων ανοίγει το PDF και το εγκρίνει ή το απορρίπτει με αιτιολόγηση. Κανείς δεν μπορεί να εγκρίνει όσα ανέβασε ο ίδιος.
5. Απόδοση έκδοσης: μετά την έγκριση το έγγραφο λαμβάνει την έκδοσή του και εμφανίζεται πίσω από τον σταθερό κωδικό QR. Η προηγούμενη έκδοση παραμένει αναλλοίωτη στο αρχείο.
6. Καταγραφή: ανέβασμα, έγκριση ή απόρριψη καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής αλλαγών με αλυσίδα αθροισμάτων ελέγχου.

Γιατί βοηθά αυτό στη διαχείριση ποιότητας;

Ως κατασκευαστής είστε υπεύθυνοι για το περιεχόμενο των οδηγιών σας. Σε ένα αίτημα της εποπτείας της αγοράς ή σε μια υπόθεση αστικής ευθύνης, το κρίσιμο είναι να μπορείτε να δείξετε ποια έκδοση ήταν διαθέσιμη πότε και ποιος την έλεγξε.

Η έγκριση αποτρέπει να βρεθεί κατά λάθος ένα προσχέδιο ή λάθος αρχείο πίσω από τον κωδικό QR. Ταυτόχρονα δημιουργείται πλήρης απόδειξη για το ποιος ανέβασε και ποιος ενέκρινε. Πολλές επιχειρήσεις απαιτούν ούτως ή άλλως μια τέτοια αρχή τεσσάρων οφθαλμών στις εσωτερικές τους διαδικασίες.

Εξαγωγή καταγραφής σε CSV

Από το πακέτο Professional, το αρχείο καταγραφής αλλαγών μπορεί να εξαχθεί ως αρχείο CSV, μαζί με τα αθροίσματα ελέγχου. Την εξαγωγή μπορείτε να τη φυλάξετε στο δικό σας αρχείο, να την αναλύσετε σε υπολογιστικό φύλλο ή να την προσκομίσετε σε έναν έλεγχο. Πώς λειτουργούν οι εκδόσεις και τα αθροίσματα ελέγχου εξηγεί η σελίδα Αρχειοθέτηση και διαχείριση εκδόσεων· πληροφορίες για την προστασία πρόσβασης και τη φιλοξενία θα βρείτε στην ενότητα Ασφάλεια.