Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeV mnogih podjetjih za dokumentacijo ne skrbi ena sama oseba. Konstrukcija, tehnična dokumentacija, servis in nabava nalagajo navodila ali jih preverjajo. ManualPass zato ureja dve stvari: kdo ima v računu katera pooblastila in kdaj nov dokument resnično postane javen.
Katere vloge obstajajo?
Vloga je stalen sklop pravic, ki ga dodelite uporabniku. ManualPass pozna štiri vloge:
| Vloga | Pooblastila | Na voljo |
|---|---|---|
| Lastnik | Vse: račun, paket, uporabniki, stroji, dokumenti, zahteve za papirno različico | v vsakem paketu |
| Odobritelj | Preverja nove dokumente in jih odobri ali zavrne | od paketa Business |
| Urednik | Upravljanje strojev, dokumentov in zahtev za papirno različico | v vsakem paketu |
| Samo branje | Ogled vsebine brez spreminjanja | v vsakem paketu |
Uporabniški vmesnik in e-pošta so vsem uporabnikom na voljo v 26 jezikih. To pomaga, kadar sodelujejo sodelavci na lokacijah v tujini.
Koliko uporabnikov je vključenih?
| Paket | Vključeni uporabniki |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | neomejeno |
Dodatnih uporabnikov ni mogoče dokupiti posamično; za več uporabnikov preidite na večji paket. Celoten pregled je v ceniku.
Tako poteka odobritev po načelu štirih oči
Načelo štirih oči pomeni, da odločitev začne veljati šele, ko jo preveri in potrdi druga oseba. Od paketa Business ManualPass to za nove dokumente izvede takole:
- Nalaganje: urednik naloži novo različico navodil za uporabo ali nov dokument.
- Čaka na odobritev: dokument je shranjen, vendar še ni javen in zato ni dostopen prek kode QR.
- Obvestilo: odobritelji prejmejo e-poštno sporočilo, da dokument čaka na preverjanje.
- Preverjanje in odločitev: odobritelj odpre PDF in ga odobri ali z obrazložitvijo zavrne. Lastnih naloženih dokumentov nihče ne more odobriti sam.
- Dodelitev različice: po odobritvi dokument dobi svojo različico in se prikaže pod stalno kodo QR. Prejšnja različica ostane nespremenjeno arhivirana.
- Dnevnik: nalaganje, odobritev ali zavrnitev se zabeležijo v dnevniku sprememb z verigo kontrolnih vsot.
Nasvet iz prakse
Določite vsaj dva odobritelja. Če je eden na dopustu, lahko preverja drugi, in popravki varnostnih informacij ne obležijo.
Zakaj to pomaga pri vodenju kakovosti?
Kot proizvajalec ste odgovorni za vsebino svojih navodil. Ob poizvedbi organa za nadzor trga ali v primeru odgovornosti je pomembno, da lahko pokažete, katera različica je bila na voljo kdaj in kdo jo je preveril.
Odobritev preprečuje, da bi osnutek ali napačna datoteka pomotoma pristala za kodo QR. Hkrati nastane popolno dokazilo o tem, kdo je naložil in kdo odobril. Številna podjetja takšno načelo štirih oči tako ali tako zahtevajo v svojih notranjih postopkih.
Pogosta zmota
»S potekom odobritve so navodila vsebinsko preverjena.« ManualPass preslika postopek, vsebine pa ne preverja. Ali so navodila popolna in pravilna, presodi vaš odobritelj.
Izvoz dnevnika kot CSV
Od paketa Professional je mogoče dnevnik sprememb izvoziti kot datoteko CSV, vključno s kontrolnimi vsotami. Izvoz lahko shranite v svoj arhiv, ga analizirate v preglednici ali predložite ob reviziji. Kako delujejo različice in kontrolne vsote, pojasnjuje stran Arhiviranje in različice; informacije o zaščiti dostopa in gostovanju najdete v razdelku Varnost.
Pogosta vprašanja
Ali lahko sam odobrim dokumente, ki sem jih naložil?
Ne. Pri poteku odobritve nihče ne more odobriti dokumenta, ki ga je naložil sam. Tako je zagotovljeno, da je dokument pred objavo vedno preverila druga pooblaščena oseba.
Od katerega paketa je na voljo potek odobritve?
Potek odobritve in vloga Odobritelj sta vključena od paketa Business. V paketih Starter in Professional se naloženi dokumenti objavijo brez koraka odobritve; vloge Lastnik, Urednik in Samo branje so na voljo v vsakem paketu.
Kaj se zgodi, če je dokument zavrnjen?
Odobritelj ob zavrnitvi navede razlog, udeleženci pa so obveščeni po e-pošti. Zavrnjeni dokument ne postane javen.
Koliko uporabnikov je vključenih v paket?
Starter vključuje 2 uporabnika, Professional 5, Business 15 in Enterprise neomejeno število. Če potrebujete več uporabnikov, preidite na večji paket.
Ali odobritev izpolnjuje določen standard?
ManualPass ne obljublja skladnosti s standardom ali sistemom vodenja. Potek odobritve tehnično preslika nadzor po načelu štirih oči in ga dokumentira v dnevniku. Ali to zadošča vašim notranjim zahtevam, presodite sami.