Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeW wielu firmach dokumentację prowadzi więcej niż jedna osoba. Konstrukcja, dokumentacja techniczna, serwis i zakupy przesyłają lub sprawdzają instrukcje. Dlatego ManualPass reguluje dwie rzeczy: kto ma jakie uprawnienia na koncie i kiedy nowy dokument rzeczywiście staje się publiczny.
Jakie role są dostępne?
Rola to stały zestaw uprawnień, który przypisują Państwo użytkownikowi. ManualPass zna cztery role:
| Rola | Uprawnienia | Dostępność |
|---|---|---|
| Właściciel | Wszystko: konto, plan, użytkownicy, maszyny, dokumenty, żądania wersji papierowej | w każdym planie |
| Zatwierdzający | Sprawdza nowe dokumenty i je zatwierdza lub odrzuca | od Business |
| Redaktor | Zarządzanie maszynami, dokumentami i żądaniami wersji papierowej | w każdym planie |
| Tylko odczyt | Przeglądanie treści bez możliwości zmian | w każdym planie |
Interfejs i e-maile są dostępne dla wszystkich użytkowników w 26 językach. Pomaga to, gdy współpracują osoby z zagranicznych lokalizacji.
Ilu użytkowników obejmuje plan?
| Plan | Użytkownicy w cenie |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | bez limitu |
Dodatkowych użytkowników nie można dokupić pojedynczo; aby mieć więcej użytkowników, wystarczy przejść na większy plan. Pełny przegląd znajduje się w cenniku.
Jak przebiega zatwierdzanie według zasady czterech oczu
Zasada czterech oczu oznacza, że decyzja staje się skuteczna dopiero wtedy, gdy druga osoba ją sprawdzi i potwierdzi. Od planu Business ManualPass realizuje to dla nowych dokumentów następująco:
- Przesłanie: Redaktor przesyła nową wersję instrukcji obsługi lub nowy dokument.
- Oczekiwanie na zatwierdzenie: dokument jest zapisany, ale jeszcze nie publiczny, a więc niedostępny przez kod QR.
- Powiadomienie: Zatwierdzający otrzymują e-mail, że dokument czeka na sprawdzenie.
- Sprawdzenie i decyzja: Zatwierdzający otwiera plik PDF i go zatwierdza albo odrzuca z uzasadnieniem. Nikt nie może zatwierdzić własnych przesłanych plików.
- Nadanie wersji: po zatwierdzeniu dokument otrzymuje numer wersji i pojawia się pod stałym kodem QR. Poprzednia wersja pozostaje zarchiwizowana w niezmienionej postaci.
- Rejestr: przesłanie, zatwierdzenie lub odrzucenie są odnotowywane w rejestrze zmian z łańcuchem sum kontrolnych.
Wskazówka praktyczna
Warto wyznaczyć co najmniej dwóch Zatwierdzających. Gdy jeden jest na urlopie, drugi może sprawdzić dokument, a poprawki informacji dotyczących bezpieczeństwa nie czekają.
Dlaczego to pomaga w zarządzaniu jakością?
Jako producent odpowiadają Państwo za treść swoich instrukcji. Przy zapytaniu organu nadzoru rynku lub w sprawie odpowiedzialności liczy się możliwość wykazania, które wydanie i kiedy było udostępnione oraz kto je sprawdził.
Zatwierdzanie zapobiega temu, by wersja robocza lub niewłaściwy plik przez przypadek trafiły pod kod QR. Jednocześnie powstaje pełny dowód, kto przesłał, a kto zatwierdził dokument. Wiele firm i tak wymaga zasady czterech oczu w swoich wewnętrznych procesach.
Częsty błąd
„Dzięki procesowi zatwierdzania instrukcja jest sprawdzona merytorycznie.” ManualPass odwzorowuje proces, ale nie sprawdza treści. Czy instrukcja jest kompletna i prawidłowa, ocenia Państwa Zatwierdzający.
Eksport rejestru do CSV
Od planu Professional rejestr zmian można eksportować do pliku CSV wraz z sumami kontrolnymi. Eksport mogą Państwo przechowywać we własnym archiwum, analizować w arkuszu kalkulacyjnym lub przedstawić podczas audytu. Jak działają wersje i sumy kontrolne, wyjaśnia strona Archiwizacja i wersjonowanie; informacje o ochronie dostępu i hostingu znajdą Państwo w sekcji Bezpieczeństwo.
Najczęstsze pytania
Czy mogę sam zatwierdzić swoje przesłane pliki?
Nie. W procesie zatwierdzania nikt nie może zatwierdzić dokumentu, który sam przesłał. Dzięki temu zawsze druga uprawniona osoba sprawdza dokument, zanim stanie się on publiczny.
Od którego planu dostępny jest proces zatwierdzania?
Proces zatwierdzania i rola Zatwierdzający są dostępne od planu Business. W planach Starter i Professional przesłane dokumenty są publikowane bez etapu zatwierdzania; role Właściciel, Redaktor i Tylko odczyt są dostępne w każdym planie.
Co się dzieje, gdy dokument zostanie odrzucony?
Zatwierdzający podaje uzasadnienie odrzucenia, a zaangażowane osoby otrzymują informację e-mailem. Odrzucony dokument nie staje się publiczny.
Ilu użytkowników obejmuje plan?
Starter obejmuje 2 użytkowników, Professional 5, Business 15, a Enterprise nieograniczoną liczbę. Jeśli potrzebują Państwo więcej użytkowników, wystarczy przejść na większy plan.
Czy zatwierdzanie spełnia wymagania określonej normy?
ManualPass nie obiecuje zgodności z żadną normą ani systemem zarządzania. Proces zatwierdzania technicznie odwzorowuje kontrolę według zasady czterech oczu i dokumentuje ją w rejestrze. Czy to wystarcza dla Państwa wewnętrznych wymagań, oceniają Państwo sami.