Rejestr zmian instrukcji obsługi

Cyfrową instrukcję obsługi można szybko zaktualizować. Właśnie dlatego później często pojawia się pytanie: które wydanie było online w danym dniu, kto je opublikował i czy żądanie wersji papierowej zostało zrealizowane w terminie? Rejestr zmian ManualPass odpowiada na te pytania, bez konieczności prowadzenia własnych list.

Czym jest rejestr zmian?

Rejestr zmian to ciągły, uporządkowany chronologicznie zapis wszystkich czynności w systemie. W ManualPass powstaje on automatycznie: każdy krok dotyczący maszyn, dokumentów i zespołu jest zapisywany jako wpis.

Jakie czynności są rejestrowane?

Obszar	Rejestrowane czynności
Dokumenty	przesłanie, publikacja, zatwierdzenie, odrzucenie
Żądania wersji papierowej	wpływ, wysyłka
Maszyny	zmiany typów maszyn
Zespół	zmiany w zespole
Branding	zmiany brandingu
Konto	zawarcie umowy powierzenia, logowania

Do każdego wpisu ManualPass zapisuje trzy dane: czas, osobę i adres IP. Dzięki temu każdą publikację można przypisać konkretnej osobie. Ponieważ wszystkie czynności trafiają w jedno miejsce, odpadają własne arkusze Excel czy foldery e-mailowe, w których dotychczas rozproszone były zatwierdzenia i daty wysyłki. Także zmiany dotyczące zarchiwizowanych typów maszyn pozostają możliwe do prześledzenia.

Jak łańcuch sum kontrolnych ujawnia zmiany?

Suma kontrolna SHA-256 to cyfrowy odcisk palca: jeśli zmieni się choćby jeden znak, powstaje zupełnie inna wartość. ManualPass oblicza taką sumę kontrolną dla każdego wpisu w rejestrze, uwzględniając przy tym sumę kontrolną poprzedniego wpisu. W ten sposób powstaje łańcuch.

Jeżeli wcześniejszy wpis zostanie później zmieniony, kolejne sumy kontrolne przestają się zgadzać. Dzięki temu późniejsze zmiany stają się widoczne. Aplikacja sprawdza łańcuch i wyświetla wynik, np.:

„Rejestr niezmieniony (sprawdzono n wpisów)”

Suma kontrolna dla każdej wersji dokumentu

Niezależnie od rejestru każdy przesłany plik otrzymuje własną sumę kontrolną SHA-256. Jest ona widoczna w aplikacji oraz publicznie na stronie skanowania obok oznaczenia wersji. Kto pobrał instrukcję, może później sprawdzić, czy jego plik zgadza się z opublikowaną wersją.

Wcześniejsze wersje pozostają zarchiwizowane w niezmienionej postaci i dostępne. Jak działa archiwum wersji, opisuje strona Archiwizacja.

Pełna dokumentacja żądań wersji papierowej

Gdy użytkownik zamawia przez stronę skanowania wersję papierową, ManualPass odnotowuje przebieg sprawy:

datę wpływu żądania,
termin, obliczany automatycznie,
datę wysyłki, gdy tylko oznaczą Państwo żądanie jako wysłane,
osobę, która potwierdziła wysyłkę.

Dzięki temu mogą Państwo wykazać, że żądanie zostało zrealizowane w terminie. Szczegółowy przebieg pokazuje strona Wersja papierowa na żądanie.

Do czego potrzebny jest dowód?

Nadzór rynku: gdy organ pyta, która instrukcja była udostępniona w określonym czasie lub jak zrealizowano żądanie wersji papierowej, dysponują Państwo datą, wersją i sumą kontrolną.
Klienci: przy reklamacjach lub wyjaśnianiu wypadków można pokazać, które wydanie było dostępne dla klienta.
Wewnętrznie: dział zarządzania jakością i dokumentacji widzi, kto i kiedy coś opublikował lub zatwierdził.

Wskazówka praktyczna

Od planu Business każdą publikację można powiązać z zatwierdzeniem przez drugą osobę. Zatwierdzenie i odrzucenie również pojawiają się w rejestrze. Więcej w sekcji Zespół i zatwierdzanie.

Przykład: zapytanie organu nadzoru rynku

Organ chce wiedzieć, która instrukcja obsługi była udostępniona dla danego typu maszyny w marcu. Tak odpowiadają Państwo na zapytanie z ManualPass:

Ustalenie wersji: w archiwum wersji typu maszyny widzą Państwo, które wydanie było opublikowane w tym czasie.
Udokumentowanie publikacji: rejestr pokazuje czas i osobę publikacji oraz ewentualne zatwierdzenie.
Przypisanie pliku: suma kontrolna SHA-256 dowodzi, że przedstawiony plik odpowiada dokładnie tej wersji.
Przekazanie dokumentów: udostępniają Państwo zarchiwizowany plik oraz – od planu Professional – wyciąg z rejestru w formacie CSV.

Czego rejestr nie zapewnia

Rejestr dokumentuje przebieg czynności, nie sprawdza treści. Czy instrukcja jest kompletna i prawidłowa, pozostaje Państwa odpowiedzialnością jako producenta. ManualPass nie przejmuje też druku ani wysyłki wersji papierowych; rejestr odnotowuje jedynie, kiedy potwierdzili Państwo wysyłkę.

Eksport do CSV od planu Professional

Od planu Professional eksportują Państwo rejestr jako plik CSV wraz z sumami kontrolnymi. Plik można otworzyć w każdym arkuszu kalkulacyjnym, przechowywać we własnym archiwum lub dołączyć do odpowiedzi na zapytanie.

Sam rejestr jest zawarty w każdym planie. ManualPass nie zastępuje oceny prawnej w konkretnym przypadku, ale dostarcza Państwu danych, na których taka ocena może się opierać.

Najczęstsze pytania

Co jest odnotowywane w rejestrze zmian?

Każda czynność: przesłanie, publikacja, zatwierdzenie i odrzucenie, otrzymane i wysłane żądania wersji papierowej, zmiany dotyczące maszyn, zespołu i brandingu, zawarcie umowy powierzenia oraz logowania. Do każdego wpisu ManualPass zapisuje czas, osobę wykonującą czynność i adres IP.

Co oznacza łańcuch sum kontrolnych?

Każdy wpis w rejestrze otrzymuje sumę kontrolną SHA-256, do której obliczenia wchodzi także suma kontrolna poprzedniego wpisu. Jeżeli starszy wpis zostanie później zmieniony, kolejne sumy kontrolne przestają się zgadzać. Aplikacja wyświetla wynik weryfikacji, np. „Rejestr niezmieniony (sprawdzono n wpisów)”.

Czy mogę wyeksportować rejestr?

Tak, od planu Professional jako plik CSV wraz z sumami kontrolnymi. Eksport mogą Państwo przechowywać we własnym archiwum lub przedstawić w odpowiedzi na zapytanie organu nadzoru rynku.

Czy rejestr jest dostępny w każdym planie?

Tak. Rejestr zmian i archiwum wersji należą do funkcji zawartych w każdym planie. Jedynie eksport do CSV wymaga planu Professional lub wyższego.