İşlem kaydı ve kanıt: her sürüm kanıtlanabilir

Dijital kullanım talimatları hızla güncellenir. Tam da bu nedenle daha sonra sık sık şu soru ortaya çıkar: Belirli bir günde hangi sürüm çevrimiçiydi, onu kim yayımladı ve bir basılı nüsha talebi süresinde yerine getirildi mi? ManualPass işlem kaydı, kendi listelerinizi tutmanıza gerek kalmadan bu soruları yanıtlar.

İşlem kaydı nedir?

İşlem kaydı (değişiklik günlüğü), bir sistemdeki tüm işlemlerin sürekli ve zaman sırasına göre tutulan kaydıdır. ManualPass’ta otomatik olarak oluşur: Makineler, belgeler ve ekiple ilgili her adım bir kayıt olarak saklanır.

Hangi işlemler kaydedilir?

ManualPass her kayıt için üç bilgi saklar: zaman, kişi ve IP adresi. Böylece her yayın belirli bir kişiyle ilişkilendirilebilir. Tüm işlemler tek bir yerde toplandığından, onayların ve gönderim tarihlerinin şimdiye kadar dağınık şekilde belgelendiği ayrı Excel listelerine veya e-posta klasörlerine gerek kalmaz. Arşivlenmiş makine tiplerinde yapılan değişiklikler de izlenebilir kalır.

Sağlama toplamı zinciri değişiklikleri nasıl fark edilir kılar?

SHA-256 sağlama toplamı dijital bir parmak izidir: Tek bir karakter bile değişse tamamen farklı bir değer ortaya çıkar. ManualPass her işlem kaydı girişi için böyle bir sağlama toplamı hesaplar ve bunu yaparken önceki girişin sağlama toplamını da hesaba katar. Böylece bir zincir oluşur.

Önceki bir giriş sonradan değiştirilirse, sonraki sağlama toplamları artık uyuşmaz. Sonradan yapılan değişiklikler böylece fark edilir. Uygulama zinciri kontrol eder ve sonucu gösterir, örneğin:

• “Kayıt değiştirilmemiş (n kayıt kontrol edildi)”

Her belge sürümü için sağlama toplamı

İşlem kaydından bağımsız olarak, yüklenen her dosya kendi SHA-256 sağlama toplamını alır. Bu değer uygulamada ve herkese açık olarak tarama sayfasında sürüm bilgisinin yanında yer alır. Talimatları indirmiş olan, dosyasının yayımlanan sürümle aynı olup olmadığını daha sonra kontrol edebilir.

Önceki sürümler değiştirilmeden arşivlenir ve erişilebilir kalır. Sürüm arşivinin nasıl çalıştığını Arşivleme sayfası açıklar.

Basılı nüsha taleplerini eksiksiz kanıtlayın

Bir kullanıcı tarama sayfası üzerinden basılı nüsha talep ederse, ManualPass süreci kayda geçirir:

• talebin alınma tarihi,
• otomatik olarak hesaplanan süre,
• talebi gönderildi olarak işaretlediğiniz anda gönderim tarihi,
• gönderimi onaylayan kullanıcı.

Böylece bir talebin süresi içinde işlendiğini kanıtlayabilirsiniz. Akışın ayrıntılarını Basılı nüsha talebi sayfası gösterir.

Kanıta ne için ihtiyacınız var?

• Piyasa gözetimi: Bir makam, belirli bir zamanda hangi talimatların sunulduğunu veya bir basılı nüsha talebinin nasıl işlendiğini sorarsa, tarih, sürüm ve sağlama toplamı hazırdır.
• Müşteriler: Şikâyetlerde veya kaza incelemelerinde, müşterinin hangi sürüme erişebildiği gösterilebilir.
• Şirket içi: Kalite yönetimi ve dokümantasyon birimleri, kimin neyi ne zaman yayımladığını veya onayladığını görür.

Örnek: piyasa gözetiminden gelen talep

Bir makam, mart ayında bir makine tipi için hangi kullanım talimatlarının sunulduğunu öğrenmek istiyor. ManualPass ile talebi şöyle yanıtlarsınız:

1. Sürümü belirleyin: Makine tipinin sürüm arşivinde o tarihte hangi sürümün yayımlanmış olduğunu görürsünüz.
2. Yayımlamayı kanıtlayın: İşlem kaydı, yayımlamanın zamanını ve kişisini, varsa onayı da gösterir.
3. Dosyayı eşleştirin: SHA-256 sağlama toplamı, sunulan dosyanın tam olarak bu sürüme karşılık geldiğini kanıtlar.
4. Belgeleri teslim edin: Arşivlenmiş dosyayı ve – Professional paketinden itibaren – işlem kaydının CSV dökümünü sunarsınız.

İşlem kaydının yapmadıkları

İşlem kaydı süreçleri belgeler, içerik kontrolü yapmaz. Talimatların eksiksiz ve doğru olup olmadığı üretici olarak sizin sorumluluğunuzda kalır. Basılı nüshaların baskısını ve gönderimini de ManualPass üstlenmez; işlem kaydı yalnızca gönderimi ne zaman onayladığınızı kayda geçirir.

Professional paketinden itibaren CSV dışa aktarma

Professional paketinden itibaren işlem kaydını sağlama toplamları dahil CSV dosyası olarak dışa aktarırsınız. Dosya her hesap tablosu programında açılabilir, kendi arşivinizde saklanabilir veya bir talebe eklenebilir.

İşlem kaydının kendisi her pakete dahildir. ManualPass somut olaydaki hukuki değerlendirmenin yerini almaz, ancak böyle bir değerlendirmenin dayanabileceği verileri size sağlar.