Registro delle modifiche per le istruzioni per l’uso

Le istruzioni per l’uso digitali si aggiornano in fretta. Proprio per questo in seguito sorge spesso la domanda: quale versione era online in un determinato giorno, chi l’ha pubblicata e una richiesta di copia cartacea è stata evasa entro il termine? Il registro delle modifiche di ManualPass risponde a queste domande senza che Lei debba tenere elenchi propri.

Che cos’è un registro delle modifiche?

Un registro delle modifiche è una registrazione continua e in ordine cronologico di tutte le azioni in un sistema. In ManualPass si genera automaticamente: ogni passaggio relativo a macchine, documenti e team viene salvato come voce.

Quali azioni vengono registrate?

Ambito	Azioni registrate
Documenti	Caricamento, pubblicazione, approvazione, rifiuto
Richieste di copia cartacea	Ricevimento, spedizione
Macchine	Modifiche ai tipi di macchina
Team	Modifiche al team
Branding	Modifiche al branding
Account	Stipula del DPA, accessi

Per ogni voce ManualPass salva tre dati: data e ora, persona e indirizzo IP. Così ogni pubblicazione può essere attribuita a una persona concreta. Poiché tutte le azioni confluiscono in un unico punto, non servono più elenchi Excel o cartelle di posta in cui finora approvazioni e date di spedizione erano documentate in modo sparso. Anche le modifiche ai tipi di macchina archiviati restano tracciabili.

Come rende riconoscibili le modifiche la catena di checksum?

Un checksum SHA-256 è un’impronta digitale: se cambia anche un solo carattere, risulta un valore completamente diverso. ManualPass calcola un checksum di questo tipo per ogni voce del registro, includendo il checksum della voce precedente. Si crea così una catena.

Se una voce precedente viene modificata in seguito, i checksum successivi non corrispondono più. Le modifiche successive diventano così riconoscibili. L’app verifica la catena e ne mostra l’esito, ad esempio:

«Registro integro (n voci verificate)»

Checksum per ogni versione di documento

Indipendentemente dal registro, ogni file caricato riceve un proprio checksum SHA-256. Figura nell’app e pubblicamente sulla pagina di scansione accanto all’indicazione della versione. Chi ha scaricato delle istruzioni può verificare in seguito se il suo file corrisponde alla versione pubblicata.

Le versioni precedenti restano archiviate senza modifiche e consultabili. Come funziona l’archivio delle versioni lo descrive la pagina Archiviazione.

Dimostrare senza lacune le richieste di copia cartacea

Se un utilizzatore richiede una copia cartacea tramite la pagina di scansione, ManualPass registra la procedura:

data di ricevimento della richiesta,
termine, calcolato automaticamente,
data di spedizione, non appena contrassegna la richiesta come spedita,
operatore che ha confermato la spedizione.

Così può dimostrare che una richiesta è stata evasa entro il termine. Lo svolgimento in dettaglio lo mostra la pagina Richiesta di copia cartacea.

A che cosa serve la prova?

Vigilanza del mercato: se un’autorità chiede quali istruzioni erano disponibili in un determinato momento o come è stata evasa una richiesta di copia cartacea, data, versione e checksum sono disponibili.
Clienti: in caso di reclami o di accertamenti dopo un incidente si può dimostrare quale versione il cliente poteva consultare.
Uso interno: gestione della qualità e documentazione vedono chi ha pubblicato o approvato che cosa e quando.

Consiglio pratico

Dal piano Business ogni pubblicazione può essere subordinata all’approvazione di una seconda persona. Anche approvazione e rifiuto compaiono nel registro. Per saperne di più: Team e approvazione.

Esempio: richiesta della vigilanza del mercato

Un’autorità vuole sapere quali istruzioni per l’uso erano disponibili a marzo per un tipo di macchina. Ecco come risponde con ManualPass:

Individuare la versione: nell’archivio delle versioni del tipo di macchina vede quale versione era pubblicata in quel momento.
Documentare la pubblicazione: il registro mostra data, ora e persona della pubblicazione ed eventualmente l’approvazione.
Associare il file: il checksum SHA-256 dimostra che il file presentato corrisponde esattamente a quella versione.
Consegnare la documentazione: mette a disposizione il file archiviato e, da Professional, un estratto CSV del registro.

Che cosa il registro non fa

Il registro documenta le procedure, non verifica i contenuti. Se delle istruzioni sono complete e corrette resta sotto la Sua responsabilità di fabbricante. ManualPass non si occupa nemmeno di stampa e spedizione delle copie cartacee; il registro documenta solo quando Lei ha confermato la spedizione.

Esportazione CSV da Professional

Dal piano Professional esporta il registro come file CSV, checksum inclusi. Il file si apre con qualsiasi foglio di calcolo, si può archiviare nel Suo archivio o allegare a una richiesta.

Il registro in sé è incluso in ogni piano. ManualPass non sostituisce una valutazione giuridica del caso concreto, ma Le fornisce i dati su cui tale valutazione può basarsi.

Domande frequenti

Che cosa viene registrato nel registro delle modifiche?

Ogni azione: caricamento, pubblicazione, approvazione e rifiuto, richieste di copia cartacea ricevute e spedite, modifiche a macchine, team e branding, la stipula del DPA e gli accessi. Per ogni voce ManualPass salva data e ora, persona che ha agito e indirizzo IP.

Che cosa significa catena di checksum?

Ogni voce del registro riceve un checksum SHA-256 nel quale confluisce anche il checksum della voce precedente. Se una voce più vecchia viene modificata in seguito, i checksum successivi non corrispondono più. L’app mostra l’esito della verifica, ad esempio «Registro integro (n voci verificate)».

Posso esportare il registro?

Sì, dal piano Professional come file CSV, checksum inclusi. Può archiviare l’esportazione nel Suo archivio o presentarla in caso di richiesta della vigilanza del mercato.

Il registro è incluso in ogni piano?

Sì. Registro delle modifiche e archivio delle versioni fanno parte delle funzionalità incluse in ogni piano. Solo l’esportazione CSV richiede il piano Professional o superiore.