Endringslogg og dokumentasjon: hver versjon kan dokumenteres

En digital bruksanvisning oppdateres raskt. Nettopp derfor dukker det senere ofte opp spørsmål: Hvilken utgave var på nett en bestemt dag, hvem publiserte den, og ble en papirforespørsel behandlet innen fristen? Endringsloggen i ManualPass besvarer disse spørsmålene uten at du må føre egne lister.

Hva er en endringslogg?

En endringslogg er en fortløpende, kronologisk registrering av alle handlinger i et system. I ManualPass oppstår den automatisk: Hvert trinn knyttet til maskiner, dokumenter og team lagres som en oppføring.

Hvilke handlinger logges?

For hver oppføring lagrer ManualPass tre opplysninger: tidspunkt, person og IP-adresse. Slik kan hver publisering knyttes til en konkret person. Fordi alle handlinger samles på ett sted, blir egne Excel-lister eller e-postmapper overflødige, der godkjenninger og forsendelsesdata hittil har vært spredt dokumentert. Også endringer i arkiverte maskintyper forblir sporbare.

Hvordan gjør sjekksumkjeden endringer synlige?

En SHA-256-sjekksum er et digitalt fingeravtrykk: Endres bare ett tegn, blir verdien en helt annen. ManualPass beregner en slik sjekksum for hver loggoppføring og tar med sjekksummen til den forrige oppføringen. Slik oppstår en kjede.

Endres en tidligere oppføring i ettertid, stemmer ikke de påfølgende sjekksummene lenger. Etterfølgende endringer blir dermed synlige. Appen kontrollerer kjeden og viser resultatet, for eksempel:

• «Loggen er uendret (n oppføringer kontrollert)»

Sjekksum for hver dokumentversjon

Uavhengig av loggen får hver opplastet fil sin egen SHA-256-sjekksum. Den står i appen og offentlig på skannesiden ved siden av versjonsangivelsen. Den som har lastet ned en bruksanvisning, kan senere kontrollere om filen stemmer overens med den publiserte versjonen.

Tidligere versjoner forblir uendret arkivert og tilgjengelige. Hvordan versjonsarkivet fungerer, beskriver siden Arkivering.

Dokumenter papirforespørsler fullstendig

Ber en bruker om en papirversjon via skannesiden, registrerer ManualPass saken:

• mottaksdato for forespørselen,
• frist, beregnet automatisk,
• forsendelsesdato, så snart du merker forespørselen som sendt,
• redaktøren som bekreftet forsendelsen.

Dermed kan du dokumentere at en forespørsel ble behandlet innen fristen. Prosessen i detalj viser siden Papirforespørsel.

Hva trenger du dokumentasjonen til?

• Markedstilsyn: Spør en myndighet hvilken bruksanvisning som var tilgjengelig på et bestemt tidspunkt, eller hvordan en papirforespørsel ble behandlet, foreligger dato, versjon og sjekksum.
• Kunder: Ved reklamasjoner eller oppklaring av ulykker kan det vises hvilken utgave kunden kunne hente frem.
• Internt: Kvalitetsstyring og dokumentasjon ser hvem som publiserte eller godkjente hva og når.

Eksempel: henvendelse fra markedstilsynet

En myndighet vil vite hvilken bruksanvisning som var tilgjengelig for en maskintype i mars. Slik besvarer du henvendelsen med ManualPass:

1. Finn versjonen: I versjonsarkivet for maskintypen ser du hvilken utgave som var publisert på dette tidspunktet.
2. Dokumenter publiseringen: Loggen viser tidspunkt og person for publiseringen og eventuelt godkjenningen.
3. Knytt filen til versjonen: SHA-256-sjekksummen dokumenterer at den fremlagte filen tilsvarer nøyaktig denne versjonen.
4. Overlever dokumentasjonen: Du stiller den arkiverte filen og, fra Professional, et CSV-utdrag av loggen til rådighet.

Hva loggen ikke gjør

Loggen dokumenterer prosesser, den kontrollerer ikke innhold. Om en bruksanvisning er fullstendig og riktig, forblir ditt ansvar som produsent. ManualPass tar heller ikke seg av utskrift og forsendelse av papirversjoner; loggen registrerer bare når du har bekreftet forsendelsen.

CSV-eksport fra Professional

Fra pakken Professional eksporterer du loggen som CSV-fil inkludert sjekksummene. Filen kan åpnes i alle regneark, legges i ditt eget arkiv eller legges ved en henvendelse.

Selve loggen er inkludert i alle pakker. ManualPass erstatter ingen juridisk vurdering i det enkelte tilfellet, men gir deg dataene som en slik vurdering kan bygge på.