Izmaiņu žurnāls un pierādījumi: katra versija pierādāma

Digitālu lietošanas instrukciju var ātri atjaunināt. Tieši tāpēc vēlāk bieži rodas jautājums: kura redakcija bija tiešsaistē konkrētā dienā, kas to publicēja un vai papīra versijas pieprasījums tika izpildīts laikā? ManualPass izmaiņu žurnāls atbild uz šiem jautājumiem, Jums nevedot savus sarakstus.

Kas ir izmaiņu žurnāls?

Izmaiņu žurnāls ir nepārtraukts, hronoloģiski sakārtots visu sistēmā veikto darbību ieraksts. ManualPass tas veidojas automātiski: katrs solis saistībā ar mašīnām, dokumentiem un komandu tiek saglabāts kā ieraksts.

Kuras darbības tiek reģistrētas?

Katram ierakstam ManualPass saglabā trīs datus: laiku, personu un IP adresi. Tā katru publicēšanu var piesaistīt konkrētai personai. Tā kā visas darbības tiek apkopotas vienuviet, vairs nav vajadzīgi savi Excel saraksti vai e-pasta mapes, kurās apstiprinājumi un nosūtīšanas dati līdz šim tika dokumentēti izkaisīti. Arī arhivēto mašīnu tipu izmaiņas paliek izsekojamas.

Kā kontrolsummu ķēde padara izmaiņas pamanāmas?

SHA-256 kontrolsumma ir digitāls pirksta nospiedums: ja mainās kaut viena rakstzīme, iegūst pilnīgi citu vērtību. ManualPass aprēķina šādu kontrolsummu katram žurnāla ierakstam un ietver tajā iepriekšējā ieraksta kontrolsummu. Tā veidojas ķēde.

Ja agrāku ierakstu vēlāk maina, nākamās kontrolsummas vairs nesakrīt. Tādējādi vēlākas izmaiņas kļūst pamanāmas. Lietotne pārbauda ķēdi un parāda rezultātu, piemēram:

• “Žurnāls nav mainīts (pārbaudīti n ieraksti)”

Kontrolsumma katrai dokumenta versijai

Neatkarīgi no žurnāla katrs augšupielādētais fails saņem savu SHA-256 kontrolsummu. Tā ir redzama lietotnē un publiski skenēšanas lapā blakus versijas norādei. Kas instrukciju ir lejupielādējis, var vēlāk pārbaudīt, vai viņa fails atbilst publicētajai versijai.

Iepriekšējās versijas paliek arhivētas nemainītas un pieejamas. Kā darbojas versiju arhīvs, apraksta lapa Arhivēšana.

Papīra versiju pieprasījumi – pilnīgi pierādāmi

Ja lietotājs ar skenēšanas lapu pieprasa papīra versiju, ManualPass fiksē procesu:

• pieprasījuma saņemšanas datums,
• termiņš, aprēķināts automātiski,
• nosūtīšanas datums, tiklīdz atzīmējat pieprasījumu kā nosūtītu,
• lietotājs, kurš apstiprināja nosūtīšanu.

Tā varat pierādīt, ka pieprasījums tika apstrādāts termiņā. Detalizētu norisi parāda lapa Papīra versijas pieprasījums.

Kāpēc Jums vajadzīgs pierādījums?

• Tirgus uzraudzība: ja iestāde jautā, kura instrukcija bija pieejama noteiktā brīdī vai kā tika apstrādāts papīra versijas pieprasījums, ir pieejams datums, versija un kontrolsumma.
• Klienti: sūdzību vai negadījumu izmeklēšanas gadījumā var parādīt, kurai redakcijai klients varēja piekļūt.
• Iekšēji: kvalitātes vadība un dokumentācijas nodaļa redz, kurš, kad un ko publicēja vai apstiprināja.

Piemērs: tirgus uzraudzības iestādes pieprasījums

Iestāde vēlas uzzināt, kura lietošanas instrukcija mašīnas tipam bija pieejama martā. Tā Jūs atbildat uz pieprasījumu ar ManualPass:

1. Noskaidrojiet versiju: mašīnas tipa versiju arhīvā redzat, kura redakcija tobrīd bija publicēta.
2. Pierādiet publicēšanu: žurnāls rāda publicēšanas laiku un personu, kā arī, ja attiecināms, apstiprinājumu.
3. Piesaistiet failu: SHA-256 kontrolsumma pierāda, ka iesniegtais fails precīzi atbilst šai versijai.
4. Iesniedziet dokumentus: Jūs nodrošināt arhivēto failu un, sākot no Professional, žurnāla CSV izrakstu.

Ko žurnāls nedara

Žurnāls dokumentē procesus, bet nepārbauda saturu. Vai instrukcija ir pilnīga un pareiza, paliek Jūsu kā ražotāja atbildībā. Arī papīra versiju drukāšanu un nosūtīšanu ManualPass neveic; žurnāls tikai fiksē, kad apstiprinājāt nosūtīšanu.

CSV eksports, sākot no Professional

Sākot no paketes Professional, Jūs eksportējat žurnālu CSV failā kopā ar kontrolsummām. Failu var atvērt jebkurā izklājlapu programmā, glabāt savā arhīvā vai pievienot pieprasījumam.

Pats žurnāls ir iekļauts katrā paketē. ManualPass neaizstāj juridisku izvērtējumu konkrētā gadījumā, bet sniedz Jums datus, uz kuriem šāds izvērtējums var balstīties.