Protokol zmien a preukázanie: každá verzia doložiteľná

Digitálny návod na použitie sa dá rýchlo aktualizovať. Práve preto neskôr často vyvstane otázka: Ktoré znenie bolo v určitý deň online, kto ho zverejnil a bola žiadosť o tlačenú verziu vybavená včas? Protokol zmien v ManualPass na tieto otázky odpovedá bez toho, aby ste museli viesť vlastné zoznamy.

Čo je protokol zmien?

Protokol zmien je priebežný, časovo usporiadaný záznam všetkých akcií v systéme. V ManualPass vzniká automaticky: každý krok súvisiaci so strojmi, dokumentmi a tímom sa uloží ako záznam.

Ktoré akcie sa zaznamenávajú?

Ku každému záznamu ManualPass ukladá tri údaje: čas, osobu a IP adresu. Každé zverejnenie sa tak dá priradiť konkrétnej osobe. Keďže sa všetky akcie zbiehajú na jednom mieste, odpadajú vlastné tabuľky v Exceli či e-mailové priečinky, v ktorých boli schválenia a údaje o odoslaní doteraz roztrúsene zdokumentované. Aj zmeny archivovaných typov strojov zostávajú dohľadateľné.

Ako reťazec kontrolných súčtov odhalí zmeny?

Kontrolný súčet SHA-256 je digitálny odtlačok: ak sa zmení čo i len jeden znak, vznikne úplne iná hodnota. ManualPass vypočíta takýto kontrolný súčet pre každý záznam protokolu a zahrnie doň aj kontrolný súčet predchádzajúceho záznamu. Tak vzniká reťazec.

Ak sa skorší záznam dodatočne zmení, nasledujúce kontrolné súčty už nesúhlasia. Dodatočné zmeny sa tým stávajú rozpoznateľnými. Aplikácia reťazec skontroluje a zobrazí výsledok, napríklad:

• „Protokol nezmenený (skontrolované záznamy: n)“

Kontrolný súčet pre každú verziu dokumentu

Nezávisle od protokolu dostane každý nahraný súbor vlastný kontrolný súčet SHA-256. Je uvedený v aplikácii a verejne na stránke na skenovanie vedľa údaja o verzii. Kto si návod stiahol, môže neskôr overiť, či sa jeho súbor zhoduje so zverejnenou verziou.

Predchádzajúce verzie zostávajú nezmenené v archíve a sú dostupné. Ako funguje archív verzií, opisuje stránka Archivácia.

Úplné preukázanie žiadostí o tlačenú verziu

Keď si používateľ cez stránku na skenovanie vyžiada tlačenú verziu, ManualPass zaznamená celý proces:

• dátum prijatia žiadosti,
• lehotu, vypočítanú automaticky,
• dátum odoslania, len čo žiadosť označíte ako odoslanú,
• osobu, ktorá odoslanie potvrdila.

Tým môžete preukázať, že žiadosť bola vybavená v lehote. Postup podrobne ukazuje stránka Žiadosť o tlačenú verziu.

Na čo potrebujete preukázanie?

• Dohľad nad trhom: Ak sa orgán pýta, ktorý návod bol v určitom čase sprístupnený alebo ako bola vybavená žiadosť o tlačenú verziu, máte k dispozícii dátum, verziu a kontrolný súčet.
• Zákazníci: Pri reklamáciách alebo objasňovaní úrazov sa dá ukázať, ktoré znenie mal zákazník k dispozícii.
• Interne: Manažérstvo kvality a dokumentácia vidia, kto čo kedy zverejnil alebo schválil.

Príklad: dopyt orgánu dohľadu nad trhom

Orgán chce vedieť, ktorý návod na použitie bol k typu stroja sprístupnený v marci. Takto na dopyt odpoviete s ManualPass:

1. Zistiť verziu: V archíve verzií typu stroja vidíte, ktoré znenie bolo v tom čase zverejnené.
2. Doložiť zverejnenie: Protokol ukáže čas a osobu zverejnenia, prípadne aj schválenie.
3. Priradiť súbor: Kontrolný súčet SHA-256 dokladá, že predložený súbor presne zodpovedá tejto verzii.
4. Odovzdať podklady: Poskytnete archivovaný súbor a od balíka Professional aj výpis protokolu vo formáte CSV.

Čo protokol nerobí

Protokol dokumentuje procesy, nekontroluje obsah. Či je návod úplný a správny, zostáva vo vašej zodpovednosti ako výrobcu. Ani tlač a odosielanie tlačených verzií ManualPass nepreberá; protokol iba zaznamenáva, kedy ste odoslanie potvrdili.

Export do CSV od balíka Professional

Od balíka Professional exportujete protokol ako súbor CSV vrátane kontrolných súčtov. Súbor otvoríte v každom tabuľkovom procesore, uložíte do vlastného archívu alebo priložíte k odpovedi na dopyt.

Samotný protokol je súčasťou každého balíka. ManualPass nenahrádza právne posúdenie konkrétneho prípadu, ale poskytne vám údaje, o ktoré sa takéto posúdenie môže opierať.