Változásnapló és igazolás: minden verzió igazolható

Egy digitális használati utasítás gyorsan frissíthető. Éppen ezért merül fel később gyakran a kérdés: melyik változat volt online egy adott napon, ki tette közzé, és határidőben teljesítettek-e egy papíralapú igénylést? A ManualPass változásnaplója megválaszolja ezeket a kérdéseket anélkül, hogy saját listákat kellene vezetnie.

Mi az a változásnapló?

A változásnapló egy rendszer összes műveletének folyamatos, időrendbe rendezett nyilvántartása. A ManualPassban automatikusan jön létre: a gépekkel, dokumentumokkal és a csapattal kapcsolatos minden lépés bejegyzésként kerül mentésre.

Milyen műveleteket naplóz a rendszer?

Minden bejegyzéshez a ManualPass három adatot ment: időpont, személy és IP-cím. Így minden közzététel egy konkrét személyhez rendelhető. Mivel minden művelet egy helyen fut össze, nincs szükség saját Excel-listákra vagy e-mail-mappákra, amelyekben a jóváhagyásokat és a kiküldési adatokat eddig szétszórtan dokumentálták. Az archivált géptípusok módosításai is nyomon követhetők maradnak.

Hogyan teszi felismerhetővé a módosításokat az ellenőrzőösszeg-lánc?

Az SHA-256 ellenőrzőösszeg egy digitális ujjlenyomat: ha akár egyetlen karakter is megváltozik, teljesen más érték adódik. A ManualPass minden naplóbejegyzéshez ilyen ellenőrzőösszeget számít, és ebbe az előző bejegyzés ellenőrzőösszegét is belefoglalja. Így lánc jön létre.

Ha egy korábbi bejegyzést utólag módosítanak, a rákövetkező ellenőrzőösszegek már nem egyeznek. Ezáltal az utólagos módosítások felismerhetővé válnak. Az alkalmazás ellenőrzi a láncot, és megjeleníti az eredményt, például:

• „A napló változatlan (n bejegyzés ellenőrizve)”

Ellenőrzőösszeg minden dokumentumverzióhoz

A naplótól függetlenül minden feltöltött fájl saját SHA-256 ellenőrzőösszeget kap. Ez az alkalmazásban és nyilvánosan a szkennelési oldalon is szerepel a verziószám mellett. Aki letöltött egy használati utasítást, később ellenőrizheti, hogy fájlja megegyezik-e a közzétett verzióval.

A korábbi verziók változatlanul archiválva és elérhetők maradnak. A verzióarchívum működését az Archiválás oldal ismerteti.

Papíralapú igénylések hiánytalan igazolása

Ha egy felhasználó a szkennelési oldalon papíralapú változatot igényel, a ManualPass rögzíti a folyamatot:

• az igénylés beérkezési dátuma,
• a határidő, automatikusan kiszámítva,
• a kiküldés dátuma, amint elküldöttként jelöli meg az igénylést,
• a kiküldést megerősítő személy.

Így igazolhatja, hogy egy igénylést a határidőn belül teljesítettek. A folyamatot részletesen a Papíralapú igénylés oldal mutatja be.

Mire van szüksége az igazolásra?

• Piacfelügyelet: ha egy hatóság azt kérdezi, melyik használati utasítás volt elérhető egy adott időpontban, vagy hogyan teljesítettek egy papíralapú igénylést, rendelkezésre áll a dátum, a verzió és az ellenőrzőösszeg.
• Ügyfelek: reklamációk vagy balesetek kivizsgálása esetén megmutatható, melyik változatot érhette el az ügyfél.
• Belső használat: a minőségirányítás és a dokumentáció látja, ki mikor mit tett közzé vagy hagyott jóvá.

Példa: a piacfelügyelet megkeresése

Egy hatóság tudni szeretné, melyik használati utasítás volt elérhető egy géptípushoz márciusban. Így válaszolhat a megkeresésre a ManualPass-szal:

1. A verzió megállapítása: a géptípus verzióarchívumában látja, melyik változat volt közzétéve az adott időpontban.
2. A közzététel igazolása: a napló mutatja a közzététel időpontját és a közzétevő személyt, valamint adott esetben a jóváhagyást.
3. A fájl hozzárendelése: az SHA-256 ellenőrzőösszeg igazolja, hogy a bemutatott fájl pontosan ennek a verziónak felel meg.
4. A dokumentumok átadása: átadja az archivált fájlt, a Professional csomagtól pedig a napló CSV-kivonatát is.

Amire a napló nem képes

A napló folyamatokat dokumentál, tartalmat nem ellenőriz. Hogy egy használati utasítás teljes és helyes-e, az gyártóként továbbra is az Ön felelőssége. A papíralapú változatok nyomtatását és kiküldését sem a ManualPass végzi; a napló csak azt rögzíti, mikor erősítette meg Ön a kiküldést.

CSV-export a Professional csomagtól

A Professional csomagtól a naplót CSV-fájlként exportálhatja, az ellenőrzőösszegekkel együtt. A fájl bármely táblázatkezelőben megnyitható, saját archívumban tárolható, vagy egy megkereséshez mellékelhető.

Maga a napló minden csomagban benne van. A ManualPass nem helyettesíti az egyedi esetek jogi értékelését, de biztosítja azokat az adatokat, amelyekre egy ilyen értékelés támaszkodhat.