Ändringslogg och bevis: varje version kan styrkas

En digital bruksanvisning uppdateras snabbt. Just därför uppstår ofta frågan i efterhand: Vilken utgåva var online en viss dag, vem publicerade den och hanterades en pappersförfrågan i tid? Ändringsloggen i ManualPass besvarar dessa frågor utan att du behöver föra egna listor.

Vad är en ändringslogg?

En ändringslogg är en löpande, kronologiskt ordnad registrering av alla åtgärder i ett system. I ManualPass skapas den automatiskt: Varje steg som rör maskiner, dokument och team sparas som en post.

Vilka åtgärder loggas?

För varje post sparar ManualPass tre uppgifter: tidpunkt, person och IP-adress. På så sätt kan varje publicering kopplas till en specifik person. Eftersom alla åtgärder samlas på ett ställe behövs inga egna Excel-listor eller e-postmappar där godkännanden och utskicksdatum tidigare dokumenterades utspritt. Även ändringar av arkiverade maskintyper förblir spårbara.

Hur gör kontrollsummekedjan ändringar synliga?

En SHA-256-kontrollsumma är ett digitalt fingeravtryck: Ändras ett enda tecken blir värdet helt annorlunda. ManualPass beräknar en sådan kontrollsumma för varje loggpost och tar då med den föregående postens kontrollsumma. Så uppstår en kedja.

Om en tidigare post ändras i efterhand stämmer de efterföljande kontrollsummorna inte längre. Ändringar i efterhand blir därmed synliga. Appen kontrollerar kedjan och visar resultatet, till exempel:

• ”Loggen är oförändrad (n poster kontrollerade)”

Kontrollsumma för varje dokumentversion

Oberoende av loggen får varje uppladdad fil en egen SHA-256-kontrollsumma. Den visas i appen och offentligt på skanningssidan bredvid versionsuppgiften. Den som har laddat ner en bruksanvisning kan senare kontrollera om filen stämmer överens med den publicerade versionen.

Tidigare versioner förblir oförändrat arkiverade och tillgängliga. Hur versionsarkivet fungerar beskrivs på sidan Arkivering.

Styrka pappersförfrågningar fullständigt

Om en användare begär en pappersversion via skanningssidan registrerar ManualPass ärendet:

• mottagningsdatum för förfrågan,
• tidsfrist, automatiskt beräknad,
• utskicksdatum, så snart du markerar förfrågan som skickad,
• handläggare som har bekräftat utskicket.

Därmed kan du styrka att en förfrågan har hanterats inom tidsfristen. Förloppet i detalj visas på sidan Pappersförfrågan.

Vad behöver du beviset till?

• Marknadskontroll: Om en myndighet frågar vilken bruksanvisning som fanns tillgänglig vid en viss tidpunkt eller hur en pappersförfrågan hanterades finns datum, version och kontrollsumma tillgängliga.
• Kunder: Vid reklamationer eller olycksutredningar kan du visa vilken utgåva kunden hade tillgång till.
• Internt: Kvalitetsarbete och dokumentation ser vem som publicerade eller godkände vad och när.

Exempel: förfrågan från marknadskontrollen

En myndighet vill veta vilken bruksanvisning som fanns tillgänglig för en maskintyp i mars. Så besvarar du förfrågan med ManualPass:

1. Fastställ version: I maskintypens versionsarkiv ser du vilken utgåva som var publicerad vid denna tidpunkt.
2. Styrk publiceringen: Loggen visar tidpunkt och person för publiceringen samt i förekommande fall godkännandet.
3. Koppla filen: SHA-256-kontrollsumman visar att den uppvisade filen motsvarar exakt denna version.
4. Lämna över handlingar: Du tillhandahåller den arkiverade filen och, från Professional, ett CSV-utdrag ur loggen.

Vad loggen inte gör

Loggen dokumenterar förlopp, den granskar inget innehåll. Om en bruksanvisning är fullständig och korrekt förblir ditt ansvar som tillverkare. ManualPass sköter inte heller tryck och utskick av pappersversioner; loggen registrerar bara när du har bekräftat utskicket.

CSV-export från Professional

Från abonnemanget Professional exporterar du loggen som CSV-fil inklusive kontrollsummorna. Filen kan öppnas i alla kalkylprogram, sparas i ditt eget arkiv eller bifogas en förfrågan.

Själva loggen ingår i alla abonnemang. ManualPass ersätter inte en rättslig bedömning i det enskilda fallet, men ger dig de uppgifter som en sådan bedömning kan grunda sig på.