Registo de alterações e comprovativo: cada versão comprovável

Umas instruções de utilização digitais atualizam-se depressa. É precisamente por isso que, mais tarde, surge muitas vezes a pergunta: que versão estava online num determinado dia, quem a publicou e um pedido em papel foi tratado dentro do prazo? O registo de alterações do ManualPass responde a estas perguntas sem que tenha de manter listas próprias.

O que é um registo de alterações?

Um registo de alterações é um registo contínuo e cronológico de todas as ações num sistema. No ManualPass, é criado automaticamente: cada passo relacionado com máquinas, documentos e equipa é guardado como entrada.

Que ações são registadas?

Para cada entrada, o ManualPass guarda três dados: data e hora, pessoa e endereço IP. Assim, cada publicação pode ser atribuída a uma pessoa concreta. Como todas as ações convergem num só sítio, deixam de ser necessárias listas próprias em Excel ou pastas de e-mail, onde até agora as aprovações e as datas de envio ficavam documentadas de forma dispersa. Também as alterações a tipos de máquina arquivados continuam rastreáveis.

Como é que a cadeia de somas de verificação torna visíveis as alterações?

Uma soma de verificação SHA-256 é uma impressão digital: se mudar um único carácter que seja, o valor resultante é completamente diferente. O ManualPass calcula uma soma de verificação deste tipo para cada entrada do registo e inclui nela a soma de verificação da entrada anterior. Assim se forma uma cadeia.

Se uma entrada anterior for alterada posteriormente, as somas de verificação seguintes deixam de bater certo. As alterações posteriores tornam-se assim visíveis. A aplicação verifica a cadeia e mostra o resultado, por exemplo:

• «Registo inalterado (n entradas verificadas)»

Soma de verificação para cada versão de documento

Independentemente do registo, cada ficheiro carregado recebe a sua própria soma de verificação SHA-256. Esta consta da aplicação e, publicamente, da página de digitalização, ao lado da indicação da versão. Quem transferiu umas instruções pode verificar mais tarde se o seu ficheiro coincide com a versão publicada.

As versões anteriores ficam arquivadas e acessíveis sem alterações. O funcionamento do arquivo de versões é descrito na página Arquivo.

Comprovar os pedidos em papel sem lacunas

Se um utilizador pedir uma versão em papel através da página de digitalização, o ManualPass regista o processo:

• data de receção do pedido,
• prazo, calculado automaticamente,
• data de envio, assim que marcar o pedido como enviado,
• utilizador que confirmou o envio.

Assim, pode comprovar que um pedido foi tratado dentro do prazo. O procedimento em pormenor é apresentado na página Pedido em papel.

Para que precisa do comprovativo?

• Fiscalização do mercado: se uma autoridade perguntar que instruções estavam disponíveis num determinado momento ou como foi tratado um pedido em papel, dispõe da data, da versão e da soma de verificação.
• Clientes: em reclamações ou no esclarecimento de acidentes, é possível mostrar que versão o cliente podia consultar.
• Internamente: a gestão da qualidade e a documentação veem quem publicou ou aprovou o quê e quando.

Exemplo: pedido da fiscalização do mercado

Uma autoridade quer saber que instruções de utilização estavam disponíveis para um tipo de máquina em março. É assim que responde ao pedido com o ManualPass:

1. Identificar a versão: no arquivo de versões do tipo de máquina, vê que versão estava publicada nesse momento.
2. Comprovar a publicação: o registo mostra a data e hora e a pessoa da publicação, bem como, se for o caso, a aprovação.
3. Associar o ficheiro: a soma de verificação SHA-256 comprova que o ficheiro apresentado corresponde exatamente a essa versão.
4. Entregar os documentos: disponibiliza o ficheiro arquivado e, a partir do Professional, um extrato CSV do registo.

O que o registo não faz

O registo documenta processos, não verifica conteúdos. Se umas instruções estão completas e corretas continua a ser da sua responsabilidade enquanto fabricante. O ManualPass também não se encarrega da impressão nem do envio das versões em papel; o registo apenas documenta quando confirmou o envio.

Exportação CSV a partir do Professional

A partir do plano Professional, exporta o registo como ficheiro CSV, incluindo as somas de verificação. O ficheiro pode ser aberto em qualquer folha de cálculo, guardado no seu próprio arquivo ou anexado a uma resposta a um pedido.

O registo em si está incluído em todos os planos. O ManualPass não substitui uma avaliação jurídica de cada caso, mas fornece-lhe os dados em que essa avaliação se pode apoiar.