Zapisnik promjena i dokaz: svaka verzija dokaziva

Digitalne upute za uporabu brzo se ažuriraju. Upravo zato se kasnije često postavlja pitanje: koja je verzija određenog dana bila online, tko ju je objavio i je li zahtjev za papirnatu verziju riješen na vrijeme? Zapisnik promjena u ManualPassu odgovara na ta pitanja, a da ne morate voditi vlastite popise.

Što je zapisnik promjena?

Zapisnik promjena kontinuiran je, vremenski poredan zapis svih radnji u sustavu. U ManualPassu nastaje automatski: svaki korak vezan uz strojeve, dokumente i tim sprema se kao zapis.

Koje se radnje bilježe?

Za svaki zapis ManualPass pohranjuje tri podatka: vrijeme, osobu i IP adresu. Tako se svaka objava može pripisati konkretnoj osobi. Budući da se sve radnje slijevaju na jedno mjesto, otpadaju vlastiti Excel popisi ili mape e-pošte u kojima su odobrenja i podaci o slanju dosad bili raspršeno dokumentirani. I izmjene arhiviranih tipova strojeva ostaju sljedive.

Kako lanac kontrolnih zbrojeva čini izmjene uočljivima?

SHA-256 kontrolni zbroj digitalni je otisak: ako se promijeni i samo jedan znak, dobiva se potpuno druga vrijednost. ManualPass za svaki zapis u zapisniku izračunava takav kontrolni zbroj i pritom uključuje kontrolni zbroj prethodnog zapisa. Tako nastaje lanac.

Ako se raniji zapis naknadno izmijeni, sljedeći kontrolni zbrojevi više ne odgovaraju. Naknadne izmjene time postaju uočljive. Aplikacija provjerava lanac i prikazuje rezultat, primjerice:

• „Zapisnik nepromijenjen (provjereno zapisa: n)“

Kontrolni zbroj za svaku verziju dokumenta

Neovisno o zapisniku, svaka učitana datoteka dobiva vlastiti SHA-256 kontrolni zbroj. On se nalazi u aplikaciji i javno na stranici za skeniranje uz oznaku verzije. Tko je preuzeo upute, kasnije može provjeriti odgovara li njegova datoteka objavljenoj verziji.

Prethodne verzije ostaju nepromijenjene arhivirane i dostupne. Kako funkcionira arhiv verzija, opisuje stranica Arhiviranje.

Potpun dokaz zahtjeva za papirnatu verziju

Ako korisnik putem stranice za skeniranje zatraži papirnatu verziju, ManualPass bilježi postupak:

• datum primitka zahtjeva,
• rok, automatski izračunat,
• datum slanja, čim zahtjev označite kao poslan,
• osobu koja je potvrdila slanje.

Time možete dokazati da je zahtjev obrađen u roku. Tijek u pojedinostima prikazuje stranica Zahtjev za papirnatu verziju.

Za što Vam treba dokaz?

• Nadzor tržišta: ako tijelo pita koje su upute bile na raspolaganju u određenom trenutku ili kako je obrađen zahtjev za papirnatu verziju, datum, verzija i kontrolni zbroj su dostupni.
• Kupci: kod reklamacija ili razjašnjavanja nesreća može se pokazati kojoj je verziji kupac mogao pristupiti.
• Interno: upravljanje kvalitetom i dokumentacija vide tko je što i kada objavio ili odobrio.

Primjer: upit nadzora tržišta

Tijelo želi znati koje su upute za uporabu za neki tip stroja bile na raspolaganju u ožujku. Ovako s ManualPassom odgovarate na upit:

1. Utvrdite verziju: u arhivu verzija tipa stroja vidite koja je verzija u tom trenutku bila objavljena.
2. Dokažite objavu: zapisnik pokazuje vrijeme i osobu objave te, ako postoji, odobrenje.
3. Povežite datoteku: SHA-256 kontrolni zbroj dokazuje da predočena datoteka odgovara upravo toj verziji.
4. Predajte dokumentaciju: stavljate na raspolaganje arhiviranu datoteku i, od paketa Professional, CSV izvadak zapisnika.

Što zapisnik ne radi

Zapisnik dokumentira tijekove, ali ne provjerava sadržaj. Jesu li upute potpune i točne, ostaje Vaša odgovornost kao proizvođača. Ni tisak i slanje papirnatih verzija ManualPass ne preuzima; zapisnik samo bilježi kada ste potvrdili slanje.

Izvoz u CSV od paketa Professional

Od paketa Professional zapisnik izvozite kao CSV datoteku, uključujući kontrolne zbrojeve. Datoteka se može otvoriti u svakoj proračunskoj tablici, pohraniti u vlastitu arhivu ili priložiti upitu.

Sam zapisnik uključen je u svaki paket. ManualPass ne zamjenjuje pravnu procjenu u pojedinačnom slučaju, ali Vam daje podatke na koje se takva procjena može osloniti.