Sigurnost i zaštita podataka: Vaši dokumenti u dobrim rukama

Tko upute za uporabu stavlja na raspolaganje digitalno, oslanja se na dvije stvari: dokumenti moraju biti dostupni mnogo godina i ne smiju se neopaženo mijenjati. Istodobno platforma obrađuje osobne podatke, primjerice članova Vašeg tima i kupaca koji traže papirnatu verziju. Ova stranica sažima kako ManualPass s time postupa.

Gdje se nalaze podaci?

ManualPass svoje poslužitelje drži u Njemačkoj. Ondje se pohranjuju dokumenti, podaci o računu i zapisnici. Veza između preglednika i poslužitelja u potpunosti je šifrirana putem HTTPS-a – u aplikaciji jednako kao i na javnoj stranici za skeniranje.

Kako je zaštićen pristup aplikaciji?

• Hashirane lozinke: Lozinke se ne pohranjuju kao čisti tekst, nego samo kao kriptografski hash. Hash je jednosmjerna vrijednost iz koje se izvorna lozinka ne može izračunati.
• Zaštita od pogađanja: Ponovljeni neuspjeli pokušaji prijave ograničeni su kako se lozinke ne bi mogle automatizirano pogoditi.
• Uloge u timu: Ulogama Vlasnik (sva prava), Urednik (strojevi, dokumenti, zahtjevi za papirnatu verziju) i Samo čitanje određujete tko u računu ima koje ovlasti. Od paketa Business dodaje se uloga Odobravatelj. Pojedinosti pod Tim i odobrenje.
• Odvajanje klijenata: Podaci svakog klijenta odvojeni su od podataka drugih klijenata. Račun vidi samo vlastite tipove strojeva, dokumente i zahtjeve.

Kako se osigurava cjelovitost dokumenata?

Cjelovitost znači da dokument postoji točno onakav kakav je učitan. ManualPass je osigurava na tri razine:

1. Nepromjenjive verzije: Učitana verzija se ne prebrisuje. Izmjene uvijek nastaju kao nova verzija.
2. SHA-256 kontrolni zbroj: Za svaku datoteku ManualPass izračunava digitalni otisak koji je vidljiv i na stranici za skeniranje.
3. Zapisnik promjena s lancem kontrolnih zbrojeva: Svaki unos u zapisnik povezan je s prethodnim. Naknadne izmjene zapisnika postaju uočljive.

Više o tome na stranici Arhiviranje.

Odobrenje po načelu četiriju očiju i izvoz zapisnika

Od paketa Business možete koristiti postupak odobrenja po načelu četiriju očiju. Novi dokument tada postaje javan tek kada ga odobri druga ovlaštena osoba; vlastite učitane dokumente nitko ne može sam odobriti. Ako odobravatelj odbije dokument, navodi obrazloženje, a sudionici se obavještavaju e-poštom. Tako postupak sprječava da se dokument greškom pojavi iza QR koda bez provjere.

Od paketa Professional zapisnik promjena može se izvesti kao CSV datoteka, uključujući kontrolne zbrojeve. Izvoz možete pohraniti u vlastitu arhivu ili ga predočiti pri reviziji ili na zahtjev nadležnog tijela.

Koje podatke obrađuje stranica za skeniranje?

Stranica za skeniranje je javna i može se koristiti bez prijave. Ne postavlja kolačiće za praćenje. Tko otvori ili preuzme upute, ne mora navesti osobne podatke.

Osobni podaci na stranici za skeniranje nastaju samo kada netko zatraži papirnatu verziju. Te podatke, primjerice ime, e-poštu i adresu za dostavu, ManualPass koristi isključivo za provedbu slanja: za obavještavanje proizvođača, praćenje roka i obavještavanje primatelja.

Kako se provodi plaćanje?

Ako plaćate kreditnom ili debitnom karticom, primjerice Mastercard ili Visa, plaćanje se provodi putem pružatelja usluga plaćanja Stripe. Podatke o kartici unosite izravno kod Stripea; oni se ne pohranjuju u ManualPassu. Alternativno odabirete kupnju na račun i iznos uplaćujete bankovnom doznakom u roku od 14 dana.

Za besplatno probno razdoblje od 14 dana ne morate navoditi podatke o plaćanju. Račune primate automatski e-poštom, a dodatno su dostupni za preuzimanje kao PDF u korisničkom području.

Obrada podataka u skladu s GDPR-om

Kada koristite ManualPass, ManualPass obrađuje osobne podatke u Vaše ime, primjerice podatke iz zahtjeva Vaših kupaca za papirnatu verziju. Ugovor o obradi podataka (DPA) sklapate online u aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA” – bez papira i bez čekanja. Ondje vidite i podizvršitelje obrade, određujete kada se podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju automatski anonimiziraju i nalazite tekstni predložak za vlastitu izjavu o zaštiti podataka. Cjelovit tekst ugovora sa svim prilozima možete unaprijed pročitati pod Ugovor o obradi podataka.

Informacije o zaštiti podataka za ovu web-stranicu nalaze se pod Zaštita podataka.

Što ne tvrdimo

ManualPass trenutačno nema nikakav certifikat za informacijsku sigurnost. Ako Vaša nabava ili IT zahtijevaju određene dokaze, obratite nam se prije početka. Mjere možete i sami pogledati tijekom besplatnog probnog razdoblja od 14 dana, bez navođenja podataka o plaćanju. Rado ćemo Vam opisati kako su gore navedene mjere provedene.