Сигурност и защита на данните: документите Ви са в сигурни ръце

Който предоставя инструкции за употреба в цифров вид, разчита на две неща: документите трябва да са достъпни в продължение на много години и не бива да се променят незабелязано. Същевременно платформата обработва лични данни, например на членовете на Вашия екип и на клиенти, които заявяват хартиено копие. Тази страница обобщава как ManualPass се справя с това.

Къде се намират данните?

ManualPass поддържа сървърите си в Германия. Там се съхраняват документите, данните на профилите и протоколите. Връзката между браузъра и сървъра е изцяло криптирана чрез HTTPS – както в приложението, така и на публичната страница за сканиране.

Как е защитен достъпът до приложението?

• Хеширани пароли: Паролите не се съхраняват в явен вид, а само като криптографски хеш. Хешът е еднопосочна стойност, от която първоначалната парола не може да бъде възстановена.
• Защита срещу налучкване: Повтарящите се неуспешни опити за вход се ограничават, за да не могат паролите да бъдат отгатнати автоматизирано.
• Роли в екипа: С ролите Собственик (всички права), Редактор (машини, документи, заявки за хартиено копие) и Само четене определяте кой какви правомощия има в профила. От пакета Business се добавя ролята Одобряващ. Подробности в Екип и одобрение.
• Разделяне на клиентите: Данните на всеки клиент са отделени от тези на другите клиенти. Един профил вижда само собствените си типове машини, документи и заявки.

Как се гарантира целостта на документите?

Целост означава, че документът е наличен точно във вида, в който е качен. ManualPass я гарантира на три нива:

1. Непроменими версии: Качената версия не се презаписва. Промените винаги се появяват като нова версия.
2. SHA-256 контролна сума: За всеки файл ManualPass изчислява цифров отпечатък, който се вижда и на страницата за сканиране.
3. Протокол на промените с верига от контролни суми: Всеки запис в протокола е свързан с предходния. Последващите промени в протокола се забелязват.

Повече за това на страницата Архивиране.

Одобрение по принципа на четирите очи и експорт на протокола

От пакета Business можете да използвате процес на одобрение по принципа на четирите очи. Тогава нов документ става публичен едва когато второ упълномощено лице го одобри; никой не може сам да одобри собствените си качвания. Ако одобряващият откаже, той посочва обосновка, а участниците се уведомяват по имейл. Така процесът предотвратява документ по невнимание да се появи зад QR кода без проверка.

От пакета Professional протоколът на промените може да се експортира като CSV файл, включително контролните суми. Експорта можете да съхраните в собствения си архив или да го представите при одит или запитване от орган.

Какви данни обработва страницата за сканиране?

Страницата за сканиране е публична и се използва без вход. Тя не използва проследяващи бисквитки. Който отваря или изтегля инструкции, не трябва да посочва лични данни.

Лични данни на страницата за сканиране възникват само когато някой заяви хартиено копие. Тези данни, например име, имейл и адрес за доставка, ManualPass използва изключително за изпълнението на изпращането: за уведомяване на производителя, за следене на срока и за информиране на получателя.

Как се извършва плащането?

Ако плащате с кредитна или дебитна карта, например Mastercard или Visa, плащането минава през доставчика на платежни услуги Stripe. Данните на картата въвеждате директно при Stripe; те не се съхраняват при ManualPass. Като алтернатива избирате плащане по фактура и превеждате сумата в срок от 14 дни.

За 14-дневния безплатен пробен период не е нужно да посочвате данни за плащане. Фактурите получавате автоматично по имейл, а освен това те са на разположение за изтегляне като PDF в клиентската зона.

Обработване на данни по ОРЗД

Когато използвате ManualPass, ManualPass обработва лични данни от Ваше име, например данните от заявките за хартиено копие на Вашите клиенти. Договора за обработване на данни (DPA) сключвате онлайн в приложението в раздела „Защита на данните и DPA“ – без хартия и без чакане. Там виждате и подизпълнителите по обработването, определяте кога данните от заявките за хартиено копие да се анонимизират автоматично и намирате текстови шаблон за собствената си политика за поверителност. Пълния текст на договора с всички приложения можете да прочетете предварително в Договор за обработване на данни.

Информацията за защита на данните за този уебсайт ще намерите в Поверителност.

Какво не твърдим

Към момента ManualPass не притежава сертификат за информационна сигурност. Ако Вашият отдел за снабдяване или ИТ отдел изисква определени доказателства, свържете се с нас преди старта. Мерките можете да разгледате и сами по време на 14-дневния безплатен пробен период, без да посочвате данни за плащане. С удоволствие ще Ви опишем как са изпълнени посочените по-горе мерки.