Seguridad y protección de datos: sus documentos en buenas manos

Quien facilita instrucciones de uso en formato digital confía en dos cosas: los documentos deben estar accesibles durante muchos años y no pueden modificarse sin que se note. Al mismo tiempo, la plataforma trata datos personales, por ejemplo de los miembros de su equipo y de los clientes que solicitan una versión en papel. Esta página resume cómo lo gestiona ManualPass.

¿Dónde están los datos?

ManualPass opera sus servidores en Alemania. Allí se almacenan los documentos, los datos de la cuenta y los registros. La conexión entre el navegador y el servidor está cifrada en todo momento mediante HTTPS, tanto en la aplicación como en la página de escaneo pública.

¿Cómo se protege el acceso a la aplicación?

• Contraseñas con hash: las contraseñas no se guardan en texto plano, sino solo como hash criptográfico. Un hash es un valor unidireccional a partir del cual no se puede recalcular la contraseña original.
• Protección contra pruebas sucesivas: los intentos fallidos repetidos de inicio de sesión se limitan para que las contraseñas no puedan adivinarse de forma automatizada.
• Roles en el equipo: con los roles Propietario (todos los permisos), Editor (máquinas, documentos, solicitudes en papel) y Solo lectura usted determina quién tiene qué permisos en la cuenta. A partir del plan Business se añade el rol Aprobador. Detalles en Equipo y aprobación.
• Separación de clientes: los datos de cada cliente están separados de los de los demás. Una cuenta solo ve sus propios tipos de máquina, documentos y solicitudes.

¿Cómo se garantiza la integridad de los documentos?

Integridad significa que un documento está exactamente como se subió. ManualPass la garantiza en tres niveles:

1. Versiones inalterables: una versión subida no se sobrescribe. Los cambios siempre dan lugar a una nueva versión.
2. Suma de verificación SHA-256: para cada archivo, ManualPass calcula una huella digital que también es visible en la página de escaneo.
3. Registro de cambios con cadena de sumas de verificación: cada entrada del registro está vinculada a la anterior. Las modificaciones posteriores del registro se detectan.

Más información en la página Archivo de versiones.

Aprobación según el principio de los cuatro ojos y exportación del registro

A partir del plan Business puede utilizar un flujo de aprobación según el principio de los cuatro ojos. Un documento nuevo solo se hace público cuando otra persona autorizada lo ha aprobado; nadie puede aprobar sus propias subidas. Si el aprobador lo rechaza, indica una justificación y los implicados reciben un aviso por correo electrónico. Así, el proceso evita que un documento aparezca por descuido sin revisar detrás del código QR.

A partir del plan Professional, el registro de cambios puede exportarse como archivo CSV, incluidas las sumas de verificación. Puede guardar la exportación en su propio archivo o presentarla en una auditoría o ante un requerimiento de una autoridad.

¿Qué datos trata la página de escaneo?

La página de escaneo es pública y se puede usar sin inicio de sesión. No utiliza cookies de seguimiento. Quien abre o descarga unas instrucciones no tiene que facilitar datos personales.

En la página de escaneo solo se generan datos personales cuando alguien solicita una versión en papel. ManualPass utiliza estos datos, por ejemplo nombre, correo electrónico y dirección de entrega, exclusivamente para gestionar el envío: para avisar al fabricante, controlar el plazo e informar al destinatario.

¿Cómo se gestiona el pago?

Si paga con tarjeta de crédito o débito, por ejemplo Mastercard o Visa, el pago se realiza a través del proveedor de servicios de pago Stripe. Los datos de la tarjeta los introduce directamente en Stripe; no se guardan en ManualPass. Como alternativa, elija el pago mediante factura y transfiera el importe en un plazo de 14 días.

Para el periodo de prueba gratuito de 14 días no necesita facilitar datos de pago. Recibe las facturas automáticamente por correo electrónico y, además, están disponibles para descargar en PDF en el área de cliente.

Encargo del tratamiento conforme al RGPD

Cuando usa ManualPass, ManualPass trata datos personales por encargo suyo, por ejemplo los datos de las solicitudes en papel de sus clientes. El contrato de encargo del tratamiento lo celebra en línea en la aplicación, en el apartado de protección de datos y contrato de encargo, sin papel y sin esperas. Allí también ve los subencargados del tratamiento, determina cuándo se anonimizan automáticamente los datos de las solicitudes en papel y encuentra un texto modelo para su propia política de privacidad. El texto completo del contrato con todos sus anexos puede leerlo de antemano en Contrato de encargo del tratamiento.

La información sobre protección de datos de este sitio web se encuentra en Protección de datos.

Lo que no afirmamos

Actualmente ManualPass no acredita ninguna certificación de seguridad de la información. Si su departamento de compras o de TI exige determinadas pruebas, hable con nosotros antes de empezar. También puede revisar las medidas usted mismo durante el periodo de prueba gratuito de 14 días, sin facilitar datos de pago. Con gusto le describimos cómo se aplican las medidas mencionadas.