Facilitar instrucciones de uso digitales: comparativa de tipos de solución

Quien quiere facilitar sus instrucciones de uso en formato digital encuentra software muy diverso. Esta comparativa no enfrenta a proveedores concretos, sino tipos de solución. Dentro de cada tipo, los productos difieren a veces de forma notable; por eso, compruebe los datos en cada caso.

La base es el Reglamento (UE) 2023/1230 relativo a las máquinas. Permite las instrucciones de uso digitales si en la máquina figura una indicación de acceso, el formato permite imprimir, descargar y guardar, y las instrucciones permanecen en línea al menos diez años. Si se solicitan en el momento de la compra, deben facilitarse gratuitamente en papel en el plazo de un mes (artículo 10, apartado 7). El Reglamento no impone ningún sistema concreto.

Los tipos de solución en pocas palabras

• Sistema de redacción (CCMS): software para crear, gestionar y traducir documentación modular, típico de departamentos de redacción técnica con muchas variantes.
• Portal de distribución de contenidos (content delivery): software para publicar contenidos técnicos de forma consultable y filtrada, a menudo alimentado por un sistema de redacción.
• Generador de códigos QR (dinámico): servicio que crea un código QR con una redirección modificable a cualquier dirección de destino.
• Plataforma ligera de puesta a disposición (p. ej., ManualPass): software para publicar documentos PDF terminados por tipo de máquina, con código QR fijo, archivo de versiones y proceso de solicitudes en papel.

Encontrará un análisis más detallado en la guía Sistema de redacción o plataforma de puesta a disposición.

Tabla comparativa

Los tipos no se excluyen entre sí. A menudo, un sistema de redacción o un proveedor externo crea las instrucciones en PDF y una plataforma de puesta a disposición las publica. Lo decisivo es que, para cada máquina, esté claro qué enlace es la indicación de acceso válida.

Cuándo encaja ManualPass

ManualPass encaja bien si estos puntos se aplican a su caso:

• Sus instrucciones de uso, declaraciones UE de conformidad e instrucciones de montaje ya existen como archivos PDF terminados, elaborados por usted, por un proveedor externo o, como importador, por el fabricante.
• Tiene un número reducido o medio de tipos de máquina y quiere un código QR fijo por tipo que no cambie con las nuevas versiones.
• Quiere tramitar las solicitudes en papel conforme al artículo 10, apartado 7, con cálculo del plazo, recordatorio y constancia, en lugar de gestionarlas desde un buzón de correo.
• Para usted es importante poder demostrar más adelante qué versión de un documento estaba disponible en cada momento.
• Quiere publicar los documentos nuevos solo después de que una segunda persona los revise, o gestionar varias marcas y sedes con datos de fabricante propios; ambas cosas están disponibles a partir del plan Business.
• Quiere empezar sin proyecto de implantación ni cita para una demo, probar ManualPass gratis durante 14 días sin datos de pago y conocer los costes de antemano; los planes tienen una duración de 12 meses con facturación anual y figuran en Precios.
• Valora el alojamiento en Alemania y una página de escaneo sin cookies de seguimiento.

Cómo funcionan las distintas funciones lo muestran las páginas Código QR, Página de escaneo, Solicitud en papel, Archivo de versiones, Equipo y aprobación e Imagen de marca y marcas.

Cuándo no encaja ManualPass

ManualPass se limita deliberadamente a la puesta a disposición de documentos terminados. En estos casos es más adecuada otra solución, o hace falta además:

• Primero tiene que crear o traducir las instrucciones. ManualPass no tiene función de redacción ni de traducción. Para ello necesita un sistema de redacción, un procesador de textos o un proveedor externo.
• Necesita documentos por cada unidad individual. ManualPass trabaja con un código QR por tipo de máquina, no con códigos individuales por número de serie.
• Quiere publicar contenidos por temas en el navegador. ManualPass facilita archivos PDF; una búsqueda de texto completo sobre contenidos modulares, como la que ofrecen los portales de distribución de contenidos, no forma parte del producto.
• Necesita una conexión con el ERP, el PIM u otros sistemas. ManualPass no ofrece una interfaz de este tipo.
• Necesita un pasaporte digital de producto o un pasaporte de baterías. ManualPass no ofrece estas funciones; no obstante, con la placa de características digital por número de serie, ManualPass es DPP-ready. Para las máquinas como grupo de productos no está previsto un pasaporte de producto en el plan de trabajo del ESPR 2025–2030; un pasaporte de baterías puede ser relevante a partir del 18.02.2027 para determinadas baterías incorporadas; más información en la guía Pasaporte digital de producto para máquinas.
• Quiere externalizar por completo el envío en papel. ManualPass organiza los plazos y la constancia; la impresión y el envío los realiza usted.
• Su departamento de compras exige determinadas certificaciones del proveedor. Actualmente ManualPass no acredita ninguna certificación de seguridad de la información. En ese caso, aclare sus requisitos de antemano a través de Contacto.

Si alguno de estos puntos es decisivo para usted, puede tener sentido una combinación, por ejemplo un sistema de redacción para la creación e ManualPass para la puesta a disposición, o puede que otro tipo de solución encaje mejor.

Este artículo refleja la situación a 05/10/2026 y no sustituye al asesoramiento jurídico. Prevalece el texto del Reglamento (UE) 2023/1230 publicado en el Diario Oficial de la UE, así como las disposiciones nacionales de aplicación.