Fornire le istruzioni per l'uso digitali: tipi di soluzione a confronto

Chi vuole fornire le proprie istruzioni per l'uso in formato digitale trova software molto diversi tra loro. Questo confronto non mette a confronto singoli fornitori, ma tipi di soluzione. All'interno di ciascun tipo i prodotti differiscono talvolta in modo notevole; verifichi quindi le indicazioni caso per caso.

La base è il regolamento macchine (UE) 2023/1230. Esso consente le istruzioni per l'uso digitali se sulla macchina è presente un'indicazione su come accedervi, se il formato consente di stamparle, scaricarle e salvarle e se le istruzioni restano online per almeno dieci anni. Se richiesto al momento dell'acquisto, devono essere fornite gratuitamente in formato cartaceo entro un mese (articolo 10, paragrafo 7). Il regolamento non prescrive alcun sistema specifico.

I tipi di soluzione in breve

• Sistema redazionale (CCMS): software per creare, gestire e tradurre documentazione modulare, tipico dei reparti di documentazione tecnica con molte varianti.
• Portale di content delivery: software per distribuire contenuti tecnici in modo ricercabile e filtrato, spesso alimentato da un sistema redazionale.
• Generatore di codici QR (dinamico): servizio che genera un codice QR con un reindirizzamento modificabile verso un indirizzo di destinazione qualsiasi.
• Piattaforma di messa a disposizione snella (ad es. ManualPass): software per pubblicare documenti PDF definitivi per tipo di macchina con codice QR fisso, archivio delle versioni e processo per le richieste cartacee.

Un inquadramento più approfondito si trova nella guida Sistema redazionale o piattaforma di messa a disposizione.

Tabella comparativa

I tipi non si escludono a vicenda. Spesso un sistema redazionale o un fornitore di servizi crea le istruzioni in PDF e una piattaforma di messa a disposizione le pubblica. L'importante è che per ogni macchina sia chiaro quale link costituisce l'indicazione di accesso determinante.

Quando ManualPass è adatto

ManualPass è una buona scelta se questi punti valgono per Lei:

• Le Sue istruzioni per l'uso, dichiarazioni di conformità UE e istruzioni di assemblaggio sono già disponibili come file PDF definitivi, create internamente, da un fornitore di servizi o, in quanto importatore, dal fabbricante.
• Ha un numero di tipi di macchina da contenuto a medio e desidera per ogni tipo un codice QR fisso che resti invariato con le nuove versioni.
• Vuole gestire le richieste cartacee ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 7, con calcolo del termine, promemoria e prova, invece che tramite una casella di posta elettronica.
• Per Lei è importante poter dimostrare in seguito quale versione di un documento era disponibile in un determinato momento.
• Vuole pubblicare i nuovi documenti solo dopo la verifica da parte di una seconda persona oppure gestire più marchi e sedi con dati del fabbricante propri; entrambe le cose sono disponibili dal piano Business.
• Vuole iniziare senza progetto di introduzione e senza appuntamento per una demo, provare ManualPass gratis per 14 giorni senza dati di pagamento e conoscere i costi in anticipo; i piani hanno una durata di 12 mesi con fatturazione annuale e sono riportati in Prezzi.
• Dà importanza all'hosting in Germania e a una pagina di scansione senza cookie di tracciamento.

Come funzionano le singole funzioni lo mostrano le pagine Codice QR, Pagina di scansione, Richiesta cartacea, Archiviazione, Team e approvazione e Branding e marchi.

Quando ManualPass non è adatto

ManualPass è volutamente limitato alla messa a disposizione di documenti definitivi. In questi casi è più adatta, o necessaria in aggiunta, un'altra soluzione:

• Deve ancora creare o tradurre le istruzioni. ManualPass non ha funzioni redazionali né di traduzione. Per questo serve un sistema redazionale, un programma di videoscrittura o un fornitore di servizi.
• Ha bisogno di documenti per singolo apparecchio. ManualPass lavora con un codice QR per tipo di macchina, non con codici individuali per numero di serie.
• Vuole distribuire i contenuti per argomento nel browser. ManualPass mette a disposizione file PDF; una ricerca full-text su contenuti modulari, come quella offerta dai portali di content delivery, non è inclusa.
• Ha bisogno di un collegamento con gestionale, PIM o altri sistemi. ManualPass non offre un'interfaccia di questo tipo.
• Ha bisogno di un passaporto digitale del prodotto o di un passaporto della batteria. ManualPass non offre queste funzioni; con la targhetta digitale per numero di serie ManualPass è però DPP-ready. Per le macchine come gruppo di prodotti, un passaporto del prodotto non è previsto nel piano di lavoro ESPR 2025–2030; un passaporto della batteria può essere rilevante dal 18.02.2027 per determinate batterie incorporate; maggiori informazioni nella guida Passaporto digitale del prodotto per le macchine.
• Vuole esternalizzare completamente la spedizione delle copie cartacee. ManualPass organizza termini e prove, la stampa e la spedizione le gestisce Lei.
• Il Suo ufficio acquisti richiede determinate certificazioni del fornitore. Al momento ManualPass non dispone di alcuna certificazione in materia di sicurezza delle informazioni. In questo caso chiarisca in anticipo i Suoi requisiti tramite la pagina Contatti.

Se uno di questi punti è decisivo per Lei, può avere senso una combinazione, ad esempio un sistema redazionale per la creazione e ManualPass per la messa a disposizione, oppure è più adatto un altro tipo di soluzione.

Questo articolo riflette la situazione al 05/10/2026 e non sostituisce una consulenza legale. Fa fede il testo del regolamento (UE) 2023/1230 pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’UE e delle disposizioni nazionali di attuazione.