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TürkçeKurz beantwortet
Für die digitale Betriebsanleitung gibt es vier typische Lösungsansätze: Redaktionssysteme (CCMS) zum Erstellen, Content-Delivery-Portale zum Ausspielen, QR-Code-Generatoren zum Verlinken und schlanke Bereitstellungsplattformen wie ManualPass zum Veröffentlichen fertiger PDFs nach den Bedingungen von Art. 10 Abs. 7. Welcher Ansatz passt, hängt davon ab, ob Sie Inhalte selbst erstellen, wie viele Varianten Sie haben und wie Sie die Pflichten aus Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 organisieren wollen.
Wer seine Betriebsanleitungen digital bereitstellen möchte, findet sehr unterschiedliche Software. Dieser Vergleich stellt keine einzelnen Anbieter gegenüber, sondern Lösungstypen. Innerhalb jedes Typs unterscheiden sich Produkte teils deutlich; prüfen Sie die Angaben deshalb im Einzelfall.
Grundlage ist die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Sie erlaubt die digitale Betriebsanleitung, wenn ein Zugangshinweis auf der Maschine steht, das Format Ausdrucken, Herunterladen und Speichern erlaubt und die Anleitung mindestens zehn Jahre online bleibt. Auf Verlangen beim Kauf ist sie innerhalb eines Monats kostenlos auf Papier zu liefern (Art. 10 Abs. 7). Die Verordnung schreibt kein bestimmtes System vor.
Die Lösungstypen kurz erklärt
- Redaktionssystem (CCMS): Software zum Erstellen, Verwalten und Übersetzen modularer Dokumentation, typisch für Redaktionsabteilungen mit vielen Varianten.
- Content-Delivery-Portal: Software zum durchsuchbaren, gefilterten Ausspielen technischer Inhalte, häufig gespeist aus einem Redaktionssystem.
- QR-Code-Generator (dynamisch): Dienst, der einen QR-Code mit einer änderbaren Weiterleitung auf eine beliebige Zieladresse erzeugt.
- Schlanke Bereitstellungsplattform (z. B. ManualPass): Software zum Veröffentlichen fertiger PDF-Dokumente pro Maschinentyp mit festem QR-Code, Versionsarchiv und Papieranfrage-Prozess.
Eine ausführlichere Einordnung finden Sie im Ratgeber Redaktionssystem oder Bereitstellungsplattform.
Vergleichstabelle
| Kriterium | Redaktionssystem (CCMS) | Content-Delivery-Portal | QR-Code-Generator | ManualPass |
|---|---|---|---|---|
| Zweck | Inhalte erstellen, verwalten, übersetzen | Inhalte gezielt ausspielen und durchsuchen | QR-Code auf eine Zieladresse weiterleiten | Fertige PDFs pro Maschinentyp nach Art. 10 Abs. 7 bereitstellen |
| Aufwand Einführung | hoch: Projekt, Modularisierung, Schulung | mittel bis hoch: Konzeption, Datenaufbereitung | gering | gering: PDF hochladen, Etikett drucken |
| Typische Kosten | eher hoch, oft projektbezogen | eher hoch, oft projektbezogen | niedrig, meist Abo | niedrig bis mittel, Abo mit festen Preisen |
| Papier-Anfrage-Workflow | in der Regel nicht Teil des Systems | anbieterabhängig | in der Regel nicht vorhanden | Formular, Fristberechnung, Erinnerung, Nachweis im Protokoll |
| Versionierung und Nachweis | Versionierung der Inhalte in der Redaktion | anbieterabhängig | keine Dokumentversionen, nur Zieladresse | jede Version archiviert, SHA-256-Prüfsumme, Änderungsprotokoll mit Prüfsummen-Kette |
| Feste URL über 10 Jahre | betrifft die Ausgabe, nicht das CCMS selbst | anbieter- und vertragsabhängig | abhängig vom Fortbestand des Abos | fester QR-Code pro Maschinentyp, der sich nie ändert; archivierte Maschinen bleiben erreichbar; auf dauerhafte Erreichbarkeit ausgelegt; Vertragsdetails in den AGB |
| Mehrsprachigkeit | Übersetzungsmanagement oft integriert | Ausspielung je Sprache | abhängig von der Zielseite | Scan-Seite in 26 Sprachen, Upload fertiger Sprachfassungen |
| Geeignet für | große Redaktionen, viele Varianten und Sprachen | Service-Organisationen, große Produktpaletten | einfache Verlinkung ohne weitere Anforderungen | kleine und mittlere Maschinenbauer, Importeure, Händler |
Die Typen schließen sich nicht aus. Häufig erstellt ein Redaktionssystem oder ein Dienstleister die Anleitung als PDF, und eine Bereitstellungsplattform veröffentlicht sie. Entscheidend ist, dass für jede Maschine klar ist, welcher Link der maßgebliche Zugangshinweis ist.
Häufiger Irrtum
„Ein QR-Code auf dem Typenschild reicht.“ Der QR-Code ist nur der Zugangshinweis. Dahinter müssen ein speicher- und druckbares Dokument, eine mindestens zehnjährige Verfügbarkeit und ein Prozess für Papieranfragen stehen.
Wann ManualPass passt
ManualPass passt gut, wenn diese Punkte auf Sie zutreffen:
- Ihre Betriebsanleitungen, EU-Konformitätserklärungen und Montageanleitungen liegen bereits als fertige PDF-Dateien vor, selbst erstellt, von einem Dienstleister oder – als Importeur – vom Hersteller.
- Sie haben eine überschaubare bis mittlere Zahl von Maschinentypen und möchten pro Typ einen festen QR-Code, der bei neuen Versionen gleich bleibt.
- Sie möchten Papieranfragen nach Art. 10 Abs. 7 mit Fristberechnung, Erinnerung und Nachweis bearbeiten, statt sie per E-Mail-Postfach zu verwalten.
- Ihnen ist wichtig, später nachweisen zu können, welche Dokumentversion zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt war.
- Sie möchten neue Dokumente erst nach Prüfung durch eine zweite Person veröffentlichen oder mehrere Marken und Standorte mit eigenen Herstellerangaben führen; beides gibt es ab dem Tarif Business.
- Sie möchten ohne Einführungsprojekt und ohne Demo-Termin starten, ManualPass 14 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten testen und die Kosten vorab kennen; die Tarife laufen 12 Monate mit jährlicher Abrechnung und stehen unter Preise.
- Sie legen Wert auf Hosting in Deutschland und eine Scan-Seite ohne Tracking-Cookies.
Wie die einzelnen Funktionen arbeiten, zeigen die Seiten QR-Code, Scan-Seite, Papier-Anfrage, Archivierung, Team und Freigabe sowie Branding und Marken.
Wann ManualPass nicht passt
ManualPass ist bewusst auf die Bereitstellung fertiger Dokumente beschränkt. In diesen Fällen ist eine andere Lösung besser geeignet oder zusätzlich nötig:
- Sie müssen Anleitungen erst erstellen oder übersetzen. ManualPass hat keine Redaktions- oder Übersetzungsfunktion. Dafür brauchen Sie ein Redaktionssystem, ein Textverarbeitungswerkzeug oder einen Dienstleister.
- Sie brauchen Dokumente pro Einzelgerät. ManualPass arbeitet mit einem QR-Code pro Maschinentyp, nicht mit individuellen Codes je Seriennummer.
- Sie wollen Inhalte themenbasiert im Browser ausspielen. ManualPass stellt PDF-Dateien bereit; eine Volltextsuche über modulare Inhalte, wie sie Content-Delivery-Portale bieten, gehört nicht dazu.
- Sie benötigen eine Anbindung an Warenwirtschaft, PIM oder andere Systeme. Eine solche Schnittstelle bietet ManualPass nicht.
- Sie brauchen einen Digitalen Produktpass oder Batteriepass. Diese Funktionen bietet ManualPass nicht; mit dem digitalen Typenschild pro Seriennummer ist ManualPass aber DPP-ready. Für Maschinen als Produktgruppe ist ein Produktpass im ESPR-Arbeitsplan 2025–2030 nicht vorgesehen; ein Batteriepass kann ab 18.02.2027 für bestimmte verbaute Batterien relevant sein; mehr dazu im Ratgeber Digitaler Produktpass für Maschinen.
- Sie möchten den Papierversand vollständig auslagern. ManualPass organisiert Fristen und Nachweis, Druck und Versand erledigen Sie selbst.
- Ihr Einkauf verlangt bestimmte Zertifizierungen des Anbieters. ManualPass weist derzeit keine Zertifizierung zur Informationssicherheit aus. Klären Sie Ihre Anforderungen in diesem Fall vorab über Kontakt.
Wenn einer dieser Punkte für Sie entscheidend ist, kann eine Kombination sinnvoll sein, etwa ein Redaktionssystem für die Erstellung und ManualPass für die Bereitstellung, oder ein anderer Lösungstyp passt besser.
Häufige Fragen
Ist ManualPass eine Alternative zu einem Redaktionssystem?
Nur teilweise. Ein Redaktionssystem dient dem Erstellen und Übersetzen von Anleitungen, ManualPass der Bereitstellung fertiger PDFs. Wer bereits ein Redaktionssystem nutzt oder einen Dienstleister beauftragt, kann ManualPass für die Veröffentlichung ergänzend einsetzen.
Reicht ein dynamischer QR-Code-Generator für die Maschinenverordnung?
Ein QR-Code-Generator erfüllt nur einen Teil der Anforderungen, nämlich den Zugangshinweis. Offen bleiben in der Regel der Prozess für Papieranfragen, die Versionsarchivierung und die Frage, ob der Link mindestens zehn Jahre funktioniert, auch wenn das Abonnement endet.
Kann ich die Anleitung einfach auf meiner eigenen Website bereitstellen?
Ja, das ist rechtlich möglich, wenn die Bedingungen aus Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 erfüllt sind. In der Praxis müssen Sie dann selbst sicherstellen, dass Links bei Website-Relaunches stabil bleiben, alte Versionen erhalten bleiben und Papieranfragen fristgerecht bearbeitet werden.
Was kostet eine Lösung für die digitale Betriebsanleitung?
Das hängt vom Lösungstyp ab. Redaktionssysteme und Content-Delivery-Portale werden häufig projektbezogen angeboten, QR-Generatoren und schlanke Plattformen meist als Abonnement. ManualPass kostet ab 129 € pro Monat zzgl. MwSt. für bis zu 10 Maschinentypen und 2 Nutzer.
Quellen
Dieser Beitrag gibt den Stand vom 05.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.