Datenschutz und AVV: DSGVO-konform bereitstellen

Eine digitale Betriebsanleitung verarbeitet auf den ersten Blick kaum personenbezogene Daten. Sobald aber Nutzer eine Papierversion anfordern oder Ihr Team in der App arbeitet, fallen Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen und Anmeldedaten an. Diese Seite erklärt, wie ManualPass damit umgeht. Technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Mandantentrennung beschreibt die Seite Sicherheit.

Welche personenbezogenen Daten fallen an?

Wer ist Verantwortlicher, wer Auftragsverarbeiter?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, wer über Zweck und Mittel einer Verarbeitung entscheidet. Auftragsverarbeiter ist, wer personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet.

AVV online in der App abschließen

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) regelt nach Art. 28 DSGVO, wie ein Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Bei ManualPass schließen Sie ihn direkt in der Anwendung ab:

1. Öffnen Sie in der App den Bereich „Datenschutz & AVV“.
2. Prüfen Sie den Vertragstext mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) in Anlage 2.
3. Schließen Sie den Vertrag elektronisch ab.
4. Speichern Sie den abgeschlossenen Vertrag als PDF für Ihre Unterlagen.

Die elektronische Form genügt: Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt neben der Schriftform ausdrücklich auch ein elektronisches Format zu. Den Abschluss des AVV hält das Änderungsprotokoll mit Zeitpunkt und Person fest.

Wo werden die Daten verarbeitet?

Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland: Dokumente, Protokoll, Team- und Kontodaten ebenso wie die Angaben aus Papier-Anfragen. Einziger Unterauftragsverarbeiter ist der Hoster lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Scan-Seite ohne Cookies und ohne Tracking

Die Scan-Seite ist die öffentliche Webseite, die Nutzer nach dem Scan des QR-Codes sehen. Sie setzt keine Cookies und verwendet kein Tracking. Ihre Kunden werden beim Lesen der Anleitung also nicht verfolgt.

Papier-Anfragen: Datensparsamkeit durch Anonymisierung

Fordert ein Nutzer eine Papierfassung an, braucht der Hersteller Name und Anschrift für den Versand. Danach werden diese Angaben nicht mehr benötigt. ManualPass anonymisiert Papier-Anfragen deshalb nach dem Versand automatisch:

• Frist wählbar: 6, 12, 24 oder 36 Monate nach Versand.
• Bleibt erhalten: Datum, Maschine und Status der Anfrage.
• Wird entfernt: die personenbezogenen Angaben des Anfragenden.

So können Sie weiterhin nachweisen, dass Anfragen fristgerecht bearbeitet wurden, ohne Adressdaten länger als nötig aufzubewahren. Den Ablauf der Anfrage beschreibt die Seite Papier-Anfrage.

Sicherheitsdaten nach 24 Stunden gelöscht

Fehlgeschlagene Anmeldeversuche und abgelaufene Links zum Zurücksetzen des Passworts speichert ManualPass nur kurz zur Abwehr von Missbrauch. Diese Daten werden nach 24 Stunden gelöscht. Länger aufbewahrt werden nur die Einträge im Änderungsprotokoll, etwa erfolgreiche Anmeldungen, weil sie dem Nachweis dienen, wer wann welche Aktion ausgeführt hat.

Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung

Da Sie als Verantwortlicher Nutzer über die Verarbeitung informieren müssen, stellt ManualPass in der App einen Textbaustein bereit. Sie übernehmen ihn in Ihre eigene Datenschutzerklärung und passen ihn an Ihr Unternehmen an. Der Baustein beschreibt, dass Sie für die Bereitstellung der Dokumente und die Abwicklung von Papier-Anfragen einen Dienstleister einsetzen. Prüfen Sie den angepassten Text mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Checkliste Datenschutz

• AVV in der App unter „Datenschutz & AVV“ abschließen und als PDF ablegen
• Anonymisierungsfrist für Papier-Anfragen festlegen
• Textbaustein in die eigene Datenschutzerklärung übernehmen
• ManualPass mit dem Unterauftragsverarbeiter im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten eintragen