Duomenų apsauga ir tvarkymo sutartis: pateikimas pagal BDAR

Iš pirmo žvilgsnio skaitmeninė naudojimo instrukcija beveik netvarko asmens duomenų. Tačiau kai tik naudotojai užsako popierinę versiją arba Jūsų komanda dirba programoje, atsiranda vardai, adresai, el. pašto adresai ir prisijungimo duomenys. Šiame puslapyje paaiškinama, kaip ManualPass su jais elgiasi. Technines apsaugos priemones, tokias kaip šifravimas ir klientų duomenų atskyrimas, aprašo puslapis Saugumas.

Kokie asmens duomenys tvarkomi?

Kas yra duomenų valdytojas, o kas – duomenų tvarkytojas?

Duomenų valdytojas pagal BDAR yra tas, kas nustato duomenų tvarkymo tikslus ir priemones. Duomenų tvarkytojas yra tas, kas tvarko asmens duomenis valdytojo vardu ir pagal jo nurodymus.

Duomenų tvarkymo sutarties sudarymas internetu programoje

Duomenų tvarkymo sutartis pagal BDAR 28 straipsnį nustato, kaip paslaugų teikėjas tvarko asmens duomenis užsakovo vardu. Su ManualPass ją sudarote tiesiai programoje:

1. Programoje atidarykite skiltį „Duomenų apsauga ir tvarkymo sutartis“.
2. Peržiūrėkite sutarties tekstą su techninėmis ir organizacinėmis priemonėmis 2 priede.
3. Sudarykite sutartį elektroniniu būdu.
4. Sudarytą sutartį išsaugokite PDF formatu savo dokumentams.

Elektroninės formos pakanka: BDAR 28 straipsnio 9 dalis greta rašytinės formos aiškiai leidžia ir elektroninę formą. Duomenų tvarkymo sutarties sudarymą su laiku ir asmeniu užfiksuoja pakeitimų žurnalas.

Kur tvarkomi duomenys?

Visi duomenys saugomi serveriuose Vokietijoje: dokumentai, žurnalas, komandos ir paskyros duomenys, taip pat popierinių versijų užklausų duomenys. Vienintelis subtvarkytojas yra prieglobos paslaugų teikėjas lima-city (TrafficPlex GmbH, Brėmenas).

Skenavimo puslapis be slapukų ir be sekimo

Skenavimo puslapis – tai viešas tinklalapis, kurį naudotojai mato nuskenavę QR kodą. Jis nenaudoja slapukų ir sekimo. Taigi skaitant instrukciją Jūsų klientai nėra sekami.

Popierinių versijų užklausos: duomenų kiekio mažinimas nuasmeninant

Jei naudotojas užsako popierinę versiją, gamintojui siuntimui reikia vardo, pavardės ir adreso. Vėliau šių duomenų nebereikia. Todėl ManualPass po išsiuntimo popierinių versijų užklausas automatiškai nuasmenina:

• Pasirenkamas laikotarpis: 6, 12, 24 arba 36 mėnesiai po išsiuntimo.
• Išsaugoma: užklausos data, mašina ir būsena.
• Pašalinama: užklausos pateikėjo asmens duomenys.

Taip ir toliau galite įrodyti, kad užklausos buvo įvykdytos laiku, nesaugodami adresų ilgiau nei būtina. Užklausos eigą aprašo puslapis Popierinės versijos užklausa.

Saugumo duomenys ištrinami po 24 valandų

Nesėkmingus prisijungimo bandymus ir pasibaigusias slaptažodžio atkūrimo nuorodas ManualPass saugo tik trumpai, kad apsisaugotų nuo piktnaudžiavimo. Šie duomenys ištrinami po 24 valandų. Ilgiau saugomi tik pakeitimų žurnalo įrašai, pavyzdžiui, sėkmingi prisijungimai, nes jie padeda įrodyti, kas ir kada atliko kokį veiksmą.

Tekstas Jūsų privatumo politikai

Kadangi kaip duomenų valdytojas turite informuoti naudotojus apie duomenų tvarkymą, ManualPass programoje pateikia tekstinį fragmentą. Jį perkeliate į savo privatumo politiką ir pritaikote savo įmonei. Fragmente aprašoma, kad dokumentams pateikti ir popierinių versijų užklausoms vykdyti pasitelkiate paslaugų teikėją. Pritaikytą tekstą patikrinkite su savo duomenų apsaugos pareigūnu.

Duomenų apsaugos kontrolinis sąrašas

• Sudaryti duomenų tvarkymo sutartį programoje, skiltyje „Duomenų apsauga ir tvarkymo sutartis“, ir išsaugoti ją PDF formatu
• Nustatyti popierinių versijų užklausų nuasmeninimo laikotarpį
• Perkelti tekstinį fragmentą į savo privatumo politiką
• Įtraukti ManualPass ir subtvarkytoją į duomenų tvarkymo veiklos įrašus