Digitalne upute za uporabu i GDPR: ugovor o obradi online

Digitalne upute za uporabu na prvi pogled jedva da obrađuju osobne podatke. No čim korisnici zatraže papirnatu verziju ili Vaš tim radi u aplikaciji, nastaju imena, adrese, adrese e-pošte i podaci o prijavi. Ova stranica objašnjava kako ManualPass s njima postupa. Tehničke zaštitne mjere poput šifriranja i razdvajanja korisničkih računa opisuje stranica Sigurnost.

Koji osobni podaci nastaju?

Područje	Tipični podaci	Postupanje u ManualPassu
Vaš tim	ime, adresa e-pošte, prijave	zapisnik s vremenom, osobom i IP adresom
Zahtjevi za papirnatu verziju	ime, adresa, adresa e-pošte podnositelja zahtjeva	automatska anonimizacija nakon roka po izboru
Posjetitelji stranice za skeniranje	pristup dokumentima	bez kolačića, bez praćenja
Sigurnosni podaci	neuspjele prijave, istekle poveznice za lozinku	brisanje nakon 24 sata

Tko je voditelj obrade, a tko izvršitelj obrade?

Voditelj obrade u smislu GDPR-a je onaj tko odlučuje o svrsi i sredstvima obrade. Izvršitelj obrade je onaj tko obrađuje osobne podatke u ime i prema uputama voditelja obrade.

Uloga	Tko	Zadaća
Voditelj obrade	Vi kao kupac	odlučujete koji se podaci obrađuju i u koju svrhu
Izvršitelj obrade	ManualPass	obrađuje podatke prema Vašim uputama
Podizvršitelj obrade	lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen)	osigurava hosting u Njemačkoj

Sklapanje ugovora o obradi podataka online u aplikaciji

Ugovor o obradi podataka (DPA) prema članku 28. GDPR-a uređuje kako pružatelj usluga obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade. Kod ManualPassa ga sklapate izravno u aplikaciji:

U aplikaciji otvorite područje „Zaštita podataka i DPA“.
Provjerite tekst ugovora s tehničkim i organizacijskim mjerama u Prilogu 2.
Sklopite ugovor elektronički.
Spremite sklopljeni ugovor kao PDF za svoju dokumentaciju.

Elektronički oblik je dovoljan: članak 28. stavak 9. GDPR-a uz pisani oblik izričito dopušta i elektronički format. Sklapanje ugovora o obradi podataka bilježi zapisnik promjena s vremenom i osobom.

Savjet iz prakse

Vaš službenik za zaštitu podataka želi unaprijed pročitati ugovor? Cjeloviti tekst javno je dostupan pod DPA, bez prijave.

Gdje se podaci obrađuju?

Svi se podaci nalaze na poslužiteljima u Njemačkoj: dokumenti, zapisnik, podaci o timu i računu kao i podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju. Jedini podizvršitelj obrade je pružatelj hostinga lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Stranica za skeniranje bez kolačića i bez praćenja

Stranica za skeniranje je javna web-stranica koju korisnici vide nakon skeniranja QR koda. Ne postavlja kolačiće i ne upotrebljava praćenje. Vaši kupci dakle nisu praćeni dok čitaju upute.

Zahtjevi za papirnatu verziju: štedljivost s podacima zahvaljujući anonimizaciji

Kad korisnik zatraži papirnatu verziju, proizvođaču za slanje trebaju ime i adresa. Nakon toga ti podaci više nisu potrebni. ManualPass zato zahtjeve za papirnatu verziju nakon slanja automatski anonimizira:

Rok po izboru: 6, 12, 24 ili 36 mjeseci nakon slanja.
Ostaje sačuvano: datum, stroj i status zahtjeva.
Uklanja se: osobni podaci podnositelja zahtjeva.

Tako i dalje možete dokazati da su zahtjevi obrađeni u roku, a da adresne podatke ne čuvate dulje nego što je potrebno. Tijek zahtjeva opisuje stranica Zahtjev za papirnatu verziju.

Sigurnosni podaci brišu se nakon 24 sata

Neuspjele pokušaje prijave i istekle poveznice za ponovno postavljanje lozinke ManualPass pohranjuje samo kratko, radi sprječavanja zlouporabe. Ti se podaci brišu nakon 24 sata. Dulje se čuvaju samo zapisi u zapisniku promjena, primjerice uspješne prijave, jer služe kao dokaz o tome tko je kada izvršio koju radnju.

Predložak teksta za Vašu izjavu o privatnosti

Budući da kao voditelj obrade morate obavijestiti korisnike o obradi, ManualPass u aplikaciji daje predložak teksta. Preuzimate ga u vlastitu izjavu o privatnosti i prilagođavate svojoj tvrtki. Predložak opisuje da za stavljanje dokumenata na raspolaganje i obradu zahtjeva za papirnatu verziju angažirate pružatelja usluga. Prilagođeni tekst provjerite sa svojim službenikom za zaštitu podataka.

Kontrolni popis za zaštitu podataka

Ugovor o obradi podataka sklopiti u aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA“ i pohraniti kao PDF
Odrediti rok anonimizacije za zahtjeve za papirnatu verziju
Preuzeti predložak teksta u vlastitu izjavu o privatnosti
Upisati ManualPass s podizvršiteljem obrade u evidenciju aktivnosti obrade

Česta zabluda

„Ugovorom o obradi podataka zaštita podataka je u potpunosti riješena.“ Ugovor o obradi podataka uređuje samo odnos između Vas i ManualPassa. Vaše obveze informiranja korisnika i Vaša vlastita evidencija aktivnosti obrade ostaju Vaša zadaća kao voditelja obrade.

Česta pitanja

Kako sklapam ugovor o obradi podataka s ManualPassom?

U aplikaciji pod „Zaštita podataka i DPA“. Ugovor prema članku 28. GDPR-a sklapa se elektronički, što članak 28. stavak 9. GDPR-a izričito dopušta, a zatim se može spremiti kao PDF. Tekst ugovora možete unaprijed javno pročitati.

Tko je podizvršitelj obrade?

Isključivo pružatelj hostinga lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Poslužitelji se nalaze u Njemačkoj. Druge podizvršitelje obrade ManualPass za obradu Vaših podataka ne angažira.

Upotrebljava li stranica za skeniranje kolačiće ili praćenje?

Ne. Javna stranica za skeniranje radi bez kolačića i bez praćenja. Tko otvara upute za uporabu, nije praćen.

Koliko dugo ostaju pohranjeni podaci iz zahtjeva za papirnatu verziju?

Nakon slanja zahtjevi za papirnatu verziju automatski se anonimiziraju, nakon roka od 6, 12, 24 ili 36 mjeseci koji sami odaberete. Datum, stroj i status ostaju sačuvani radi dokaza, a osobni podaci se uklanjaju.