Datu aizsardzība un apstrādes līgums: atbilstoši VDAR

No pirmā acu uzmetiena digitālā lietošanas instrukcija gandrīz neapstrādā personas datus. Taču, tiklīdz lietotāji pieprasa papīra versiju vai Jūsu komanda strādā lietotnē, rodas vārdi, adreses, e-pasta adreses un pieteikšanās dati. Šajā lapā skaidrots, kā ManualPass ar tiem rīkojas. Tehniskos aizsardzības pasākumus, piemēram, šifrēšanu un klientu datu nodalīšanu, apraksta lapa Drošība.

Kādi personas dati rodas?

Kas ir pārzinis, kas – apstrādātājs?

Pārzinis VDAR izpratnē ir tas, kurš nosaka apstrādes nolūkus un līdzekļus. Apstrādātājs ir tas, kurš apstrādā personas datus pārziņa vārdā un saskaņā ar viņa norādījumiem.

Apstrādes līguma noslēgšana tiešsaistē lietotnē

Datu apstrādes līgums saskaņā ar VDAR 28. pantu regulē, kā pakalpojumu sniedzējs apstrādā personas datus pēc uzdevuma. Ar ManualPass to noslēdzat tieši lietotnē:

1. Atveriet lietotnē sadaļu “Datu aizsardzība un apstrādes līgums”.
2. Pārbaudiet līguma tekstu ar tehniskajiem un organizatoriskajiem pasākumiem 2. pielikumā.
3. Noslēdziet līgumu elektroniski.
4. Saglabājiet noslēgto līgumu PDF formātā savai dokumentācijai.

Elektroniskā forma ir pietiekama: VDAR 28. panta 9. punkts līdzās rakstveida formai skaidri atļauj arī elektronisku formu. Apstrādes līguma noslēgšanu ar laiku un personu fiksē izmaiņu žurnāls.

Kur dati tiek apstrādāti?

Visi dati atrodas serveros Vācijā: dokumenti, žurnāls, komandas un konta dati, kā arī papīra versiju pieprasījumu dati. Vienīgais apakšapstrādātājs ir mitināšanas pakalpojumu sniedzējs lima-city (TrafficPlex GmbH, Brēmene).

Skenēšanas lapa bez sīkdatnēm un bez izsekošanas

Skenēšanas lapa ir publiska tīmekļa lapa, ko lietotāji redz pēc QR koda noskenēšanas. Tā neizmanto sīkdatnes un izsekošanu. Tātad Jūsu klienti, lasot instrukciju, netiek izsekoti.

Papīra versiju pieprasījumi: datu minimizēšana ar anonimizēšanu

Ja lietotājs pieprasa papīra versiju, ražotājam nosūtīšanai vajadzīgs vārds un adrese. Pēc tam šie dati vairs nav vajadzīgi. Tāpēc ManualPass pēc nosūtīšanas papīra versiju pieprasījumus automātiski anonimizē:

• Izvēlams termiņš: 6, 12, 24 vai 36 mēneši pēc nosūtīšanas.
• Tiek saglabāts: pieprasījuma datums, mašīna un statuss.
• Tiek dzēsti: pieprasītāja personas dati.

Tā joprojām varat pierādīt, ka pieprasījumi tika apstrādāti termiņā, neglabājot adreses datus ilgāk, nekā nepieciešams. Pieprasījuma norisi apraksta lapa Papīra versijas pieprasījums.

Drošības dati tiek dzēsti pēc 24 stundām

Neveiksmīgus pieteikšanās mēģinājumus un novecojušas paroles atiestatīšanas saites ManualPass glabā tikai īslaicīgi, lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu. Šie dati tiek dzēsti pēc 24 stundām. Ilgāk tiek glabāti tikai izmaiņu žurnāla ieraksti, piemēram, veiksmīgas pieteikšanās, jo tie kalpo kā pierādījums tam, kurš, kad un kādu darbību veica.

Teksta fragments Jūsu privātuma politikai

Tā kā Jums kā pārzinim jāinformē lietotāji par apstrādi, ManualPass lietotnē nodrošina teksta fragmentu. Jūs to iekļaujat savā privātuma politikā un pielāgojat savam uzņēmumam. Fragments apraksta, ka dokumentu nodrošināšanai un papīra versiju pieprasījumu apstrādei izmantojat pakalpojumu sniedzēju. Pārbaudiet pielāgoto tekstu kopā ar savu datu aizsardzības speciālistu.

Datu aizsardzības kontrolsaraksts

• Noslēgt apstrādes līgumu lietotnē sadaļā “Datu aizsardzība un apstrādes līgums” un saglabāt to PDF formātā
• Noteikt papīra versiju pieprasījumu anonimizēšanas termiņu
• Iekļaut teksta fragmentu savā privātuma politikā
• Ierakstīt ManualPass un apakšapstrādātāju apstrādes darbību reģistrā