Dataskydd och biträdesavtal: tillhandahåll i enlighet med GDPR

En digital bruksanvisning behandlar vid första anblicken knappt några personuppgifter. Men så snart användare begär en pappersversion eller ditt team arbetar i appen uppstår namn, adresser, e-postadresser och inloggningsuppgifter. Den här sidan förklarar hur ManualPass hanterar dem. Tekniska skyddsåtgärder som kryptering och separering av kunddata beskrivs på sidan Säkerhet.

Vilka personuppgifter uppstår?

Vem är personuppgiftsansvarig, vem är personuppgiftsbiträde?

Personuppgiftsansvarig enligt GDPR är den som bestämmer över ändamålen med och medlen för en behandling. Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning och enligt dennes instruktioner.

Ingå biträdesavtalet online i appen

Ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar enligt artikel 28 i GDPR hur en tjänsteleverantör behandlar personuppgifter för någon annans räkning. Hos ManualPass ingår du det direkt i applikationen:

1. Öppna avsnittet ”Dataskydd & biträdesavtal” i appen.
2. Granska avtalstexten med de tekniska och organisatoriska åtgärderna i bilaga 2.
3. Ingå avtalet elektroniskt.
4. Spara det ingångna avtalet som PDF för dina handlingar.

Den elektroniska formen räcker: Artikel 28.9 i GDPR tillåter uttryckligen ett elektroniskt format vid sidan av skriftlig form. Ingåendet av biträdesavtalet registreras i ändringsloggen med tidpunkt och person.

Var behandlas uppgifterna?

Alla uppgifter finns på servrar i Tyskland: dokument, logg, team- och kontouppgifter liksom uppgifterna från pappersförfrågningar. Enda underbiträde är webbhotellet lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Skanningssida utan cookies och utan spårning

Skanningssidan är den offentliga webbsida som användarna ser efter att ha skannat QR-koden. Den sätter inga cookies och använder ingen spårning. Dina kunder följs alltså inte när de läser bruksanvisningen.

Pappersförfrågningar: dataminimering genom anonymisering

Om en användare begär en pappersversion behöver tillverkaren namn och adress för utskicket. Därefter behövs dessa uppgifter inte längre. ManualPass anonymiserar därför pappersförfrågningar automatiskt efter utskicket:

• Valbar tidsfrist: 6, 12, 24 eller 36 månader efter utskicket.
• Bevaras: datum, maskin och status för förfrågan.
• Tas bort: personuppgifterna för den som begärt.

Så kan du fortfarande styrka att förfrågningar har hanterats i tid, utan att spara adressuppgifter längre än nödvändigt. Förloppet för förfrågan beskrivs på sidan Pappersförfrågan.

Säkerhetsdata raderas efter 24 timmar

Misslyckade inloggningsförsök och utgångna länkar för återställning av lösenord sparar ManualPass bara kort för att förhindra missbruk. Dessa uppgifter raderas efter 24 timmar. Längre bevaras endast posterna i ändringsloggen, till exempel lyckade inloggningar, eftersom de tjänar som bevis på vem som utförde vilken åtgärd och när.

Textförslag för din integritetspolicy

Eftersom du som personuppgiftsansvarig måste informera användarna om behandlingen tillhandahåller ManualPass ett textförslag i appen. Du för in det i din egen integritetspolicy och anpassar det till ditt företag. Textförslaget beskriver att du anlitar en tjänsteleverantör för att tillhandahålla dokumenten och hantera pappersförfrågningar. Granska den anpassade texten med ditt dataskyddsombud.

Checklista dataskydd

• Ingå biträdesavtalet i appen under ”Dataskydd & biträdesavtal” och spara det som PDF
• Fastställ tidsfristen för anonymisering av pappersförfrågningar
• För in textförslaget i din egen integritetspolicy
• För in ManualPass och underbiträdet i registret över behandlingar