Digitalna navodila za uporabo in GDPR: DPA prek spleta

Digitalna navodila za uporabo na prvi pogled skoraj ne obdelujejo osebnih podatkov. Ko pa uporabniki zahtevajo papirno različico ali vaša ekipa dela v aplikaciji, nastanejo imena, naslovi, e-poštni naslovi in podatki o prijavah. Ta stran pojasnjuje, kako ManualPass ravna z njimi. Tehnične zaščitne ukrepe, kot sta šifriranje in ločevanje strank, opisuje stran Varnost.

Kateri osebni podatki nastanejo?

Področje	Tipični podatki	Ravnanje v ManualPassu
Vaša ekipa	ime, e-poštni naslov, prijave	dnevnik s časom, osebo in IP-naslovom
Zahteve za papirno različico	ime, naslov, e-poštni naslov vlagatelja zahteve	samodejna anonimizacija po izbranem roku
Obiskovalci strani za skeniranje	dostop do dokumentov	brez piškotkov, brez sledenja
Varnostni podatki	neuspele prijave, potekle povezave za geslo	izbris po 24 urah

Kdo je upravljavec in kdo obdelovalec?

Upravljavec v smislu GDPR je tisti, ki odloča o namenih in sredstvih obdelave. Obdelovalec je tisti, ki osebne podatke obdeluje v imenu in po navodilih upravljavca.

Vloga	Kdo	Naloga
Upravljavec	vi kot stranka	odločate, kateri podatki se obdelujejo in za kateri namen
Obdelovalec	ManualPass	obdeluje podatke po vaših navodilih
Podobdelovalec	lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen)	zagotavlja gostovanje v Nemčiji

DPA sklenete prek spleta v aplikaciji

Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA) v skladu s členom 28 GDPR ureja, kako ponudnik storitev obdeluje osebne podatke v imenu drugega. Pri ManualPassu jo sklenete neposredno v aplikaciji:

V aplikaciji odprite razdelek »Varstvo podatkov in DPA«.
Preverite besedilo pogodbe s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi v Prilogi 2.
Pogodbo sklenite elektronsko.
Sklenjeno pogodbo shranite kot PDF za svojo dokumentacijo.

Elektronska oblika zadošča: člen 28(9) GDPR poleg pisne oblike izrecno dopušča tudi elektronsko obliko. Sklenitev DPA zabeleži dnevnik sprememb s časom in osebo.

Nasvet iz prakse

Vaša pooblaščena oseba za varstvo podatkov želi pogodbo prebrati vnaprej? Celotno besedilo je javno dostopno na strani DPA, brez prijave.

Kje se podatki obdelujejo?

Vsi podatki so na strežnikih v Nemčiji: dokumenti, dnevnik, podatki o ekipi in računu ter podatki iz zahtev za papirno različico. Edini podobdelovalec je ponudnik gostovanja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Stran za skeniranje brez piškotkov in brez sledenja

Stran za skeniranje je javna spletna stran, ki jo uporabniki vidijo po skeniranju kode QR. Ne uporablja piškotkov in ne uporablja sledenja. Vaše stranke se pri branju navodil torej ne spremljajo.

Zahteve za papirno različico: najmanjši obseg podatkov z anonimizacijo

Če uporabnik zahteva papirno različico, proizvajalec za pošiljanje potrebuje ime in naslov. Pozneje ti podatki niso več potrebni. ManualPass zato zahteve za papirno različico po pošiljanju samodejno anonimizira:

Rok po izbiri: 6, 12, 24 ali 36 mesecev po pošiljanju.
Ostane ohranjeno: datum, stroj in status zahteve.
Se odstrani: osebni podatki vlagatelja zahteve.

Tako lahko še naprej dokažete, da so bile zahteve obdelane v roku, ne da bi naslovne podatke hranili dlje, kot je potrebno. Potek zahteve opisuje stran Zahteva za papirno različico.

Varnostni podatki izbrisani po 24 urah

Neuspele poskuse prijave in potekle povezave za ponastavitev gesla ManualPass shrani le za kratek čas, da prepreči zlorabe. Ti podatki se po 24 urah izbrišejo. Dlje se hranijo le vnosi v dnevniku sprememb, na primer uspešne prijave, ker služijo kot dokazilo, kdo je kdaj izvedel katero dejanje.

Vzorčno besedilo za vašo izjavo o zasebnosti

Ker morate kot upravljavec uporabnike obvestiti o obdelavi, ManualPass v aplikaciji zagotavlja vzorčno besedilo. Prevzamete ga v svojo izjavo o zasebnosti in ga prilagodite svojemu podjetju. Besedilo opisuje, da za zagotavljanje dokumentov in obdelavo zahtev za papirno različico uporabljate ponudnika storitev. Prilagojeno besedilo preverite s svojo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

Kontrolni seznam za varstvo podatkov

DPA skleniti v aplikaciji v razdelku »Varstvo podatkov in DPA« in jo shraniti kot PDF
določiti rok anonimizacije za zahteve za papirno različico
vzorčno besedilo prevzeti v lastno izjavo o zasebnosti
ManualPass s podobdelovalcem vpisati v evidenco dejavnosti obdelave

Pogosta zmota

»Z DPA je varstvo podatkov v celoti urejeno.« DPA ureja le razmerje med vami in ManualPassom. Vaše obveznosti obveščanja uporabnikov in vaša lastna evidenca dejavnosti obdelave ostajajo vaša naloga kot upravljavca.

Pogosta vprašanja

Kako sklenem DPA z ManualPassom?

V aplikaciji v razdelku »Varstvo podatkov in DPA«. Pogodba po členu 28 GDPR se sklene elektronsko, kar člen 28(9) GDPR izrecno dopušča, nato pa jo lahko shranite kot PDF. Besedilo pogodbe lahko vnaprej javno preberete.

Kdo je podobdelovalec?

Izključno ponudnik gostovanja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Strežniki so v Nemčiji. Drugih podobdelovalcev ManualPass za obdelavo vaših podatkov ne uporablja.

Ali stran za skeniranje uporablja piškotke ali sledenje?

Ne. Javna stran za skeniranje deluje brez piškotkov in brez sledenja. Kdor odpre navodila za uporabo, se ne spremlja.

Kako dolgo ostanejo shranjeni podatki iz zahtev za papirno različico?

Po pošiljanju se zahteve za papirno različico samodejno anonimizirajo, po roku 6, 12, 24 ali 36 mesecev, ki ga izberete sami. Datum, stroj in status ostanejo ohranjeni kot dokazilo, osebni podatki pa se odstranijo.