Ochrana údajov a zmluva o spracúvaní: sprístupnenie v súlade s GDPR

Digitálny návod na použitie na prvý pohľad takmer nespracúva osobné údaje. Len čo si však používatelia vyžiadajú tlačenú verziu alebo váš tím pracuje v aplikácii, vznikajú mená, adresy, e-mailové adresy a prihlasovacie údaje. Táto stránka vysvetľuje, ako s nimi ManualPass zaobchádza. Technické ochranné opatrenia, ako je šifrovanie a oddelenie údajov jednotlivých zákazníkov, opisuje stránka Bezpečnosť.

Aké osobné údaje vznikajú?

Kto je prevádzkovateľ a kto sprostredkovateľ?

Prevádzkovateľom v zmysle GDPR je ten, kto určuje účel a prostriedky spracúvania. Sprostredkovateľom je ten, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa a podľa jeho pokynov.

Zmluvu o spracúvaní uzavrieť online v aplikácii

Zmluva o spracúvaní osobných údajov upravuje podľa čl. 28 GDPR, ako poskytovateľ služieb spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa. V ManualPass ju uzavriete priamo v aplikácii:

1. Otvorte v aplikácii časť „Ochrana údajov a zmluva o spracúvaní“.
2. Skontrolujte text zmluvy s technickými a organizačnými opatreniami v prílohe 2.
3. Uzavrite zmluvu elektronicky.
4. Uložte si uzavretú zmluvu ako PDF do svojich podkladov.

Elektronická forma postačuje: čl. 28 ods. 9 GDPR popri písomnej forme výslovne pripúšťa aj elektronickú formu. Uzavretie zmluvy zaznamená protokol zmien s časom a osobou.

Kde sa údaje spracúvajú?

Všetky údaje sú uložené na serveroch v Nemecku: dokumenty, protokol, údaje o tíme a účte, ako aj údaje zo žiadostí o tlačenú verziu. Jediným ďalším sprostredkovateľom je hostingový poskytovateľ lima-city (TrafficPlex GmbH, Brémy).

Stránka na skenovanie bez cookies a bez sledovania

Stránka na skenovanie je verejná webová stránka, ktorú používatelia vidia po naskenovaní QR kódu. Nepoužíva cookies ani sledovanie. Vaši zákazníci teda nie sú pri čítaní návodu sledovaní.

Žiadosti o tlačenú verziu: minimalizácia údajov vďaka anonymizácii

Keď si používateľ vyžiada tlačenú verziu, výrobca potrebuje na odoslanie meno a adresu. Potom už tieto údaje nie sú potrebné. ManualPass preto žiadosti o tlačenú verziu po odoslaní automaticky anonymizuje:

• Voliteľná lehota: 6, 12, 24 alebo 36 mesiacov po odoslaní.
• Zostáva zachované: dátum, stroj a stav žiadosti.
• Odstráni sa: osobné údaje žiadateľa.

Naďalej tak môžete preukázať, že žiadosti boli vybavené v lehote, bez toho, aby ste adresné údaje uchovávali dlhšie, ako je potrebné. Postup vybavenia žiadosti opisuje stránka Žiadosť o tlačenú verziu.

Bezpečnostné údaje vymazané po 24 hodinách

Neúspešné pokusy o prihlásenie a expirované odkazy na obnovenie hesla ManualPass ukladá len krátko na ochranu pred zneužitím. Tieto údaje sa vymažú po 24 hodinách. Dlhšie sa uchovávajú iba záznamy v protokole zmien, napríklad úspešné prihlásenia, pretože slúžia ako doklad o tom, kto kedy vykonal akú akciu.

Vzorový text pre vaše zásady ochrany osobných údajov

Keďže ako prevádzkovateľ musíte používateľov informovať o spracúvaní, ManualPass vám v aplikácii poskytuje vzorový text. Prevezmete ho do vlastných zásad ochrany osobných údajov a prispôsobíte svojej firme. Vzorový text opisuje, že na sprístupnenie dokumentov a vybavovanie žiadostí o tlačenú verziu využívate poskytovateľa služieb. Upravený text skontrolujte so svojou zodpovednou osobou.

Kontrolný zoznam ochrany údajov

• Uzavrieť zmluvu o spracúvaní v aplikácii v časti „Ochrana údajov a zmluva o spracúvaní“ a uložiť ju ako PDF
• Určiť lehotu anonymizácie žiadostí o tlačenú verziu
• Prevziať vzorový text do vlastných zásad ochrany osobných údajov
• Zapísať ManualPass aj s ďalším sprostredkovateľom do záznamov o spracovateľských činnostiach