Защита на данните и DPA: предоставяне в съответствие с ОРЗД

На пръв поглед цифровите инструкции за употреба почти не включват обработване на лични данни. Но щом ползватели заявят хартиено копие или Вашият екип работи в приложението, се появяват имена, адреси, имейл адреси и данни за влизане. Тази страница обяснява как ManualPass борави с тях. Техническите мерки за защита като криптиране и разделяне на клиентите са описани на страницата Сигурност.

Какви лични данни се обработват?

Кой е администратор и кой обработващ?

Администратор по смисъла на ОРЗД е този, който определя целите и средствата на обработването. Обработващ е този, който обработва лични данни от името и по указание на администратора.

Сключване на DPA онлайн в приложението

Договорът за обработване на лични данни (DPA) урежда съгласно чл. 28 от ОРЗД как доставчик на услуги обработва лични данни от името на администратора. При ManualPass го сключвате директно в приложението:

1. Отворете в приложението раздела „Защита на данните и DPA“.
2. Прегледайте текста на договора с техническите и организационните мерки в приложение 2.
3. Сключете договора в електронна форма.
4. Запазете сключения договор като PDF за документацията си.

Електронната форма е достатъчна: чл. 28, пар. 9 от ОРЗД изрично допуска наред с писмената форма и електронен формат. Сключването на DPA се записва в протокола на промените с момент и лице.

Къде се обработват данните?

Всички данни се намират на сървъри в Германия: документите, протоколът, данните за екипа и профила, както и данните от заявките за хартиено копие. Единственият подизпълнител по обработването е хостинг доставчикът lima-city (TrafficPlex GmbH, Бремен).

Страница за сканиране без бисквитки и без проследяване

Страницата за сканиране е публичната уеб страница, която ползвателите виждат след сканиране на QR кода. Тя не използва бисквитки и проследяване. Така клиентите Ви не биват следени, докато четат инструкциите.

Заявки за хартиено копие: свеждане на данните до минимум чрез анонимизация

Когато ползвател заяви хартиено копие, производителят се нуждае от име и адрес за изпращането. След това тези данни вече не са нужни. Затова ManualPass анонимизира автоматично заявките за хартиено копие след изпращането:

• Избираем срок: 6, 12, 24 или 36 месеца след изпращането.
• Запазва се: датата, машината и статусът на заявката.
• Премахва се: личните данни на заявителя.

Така и занапред можете да доказвате, че заявките са обработени в срок, без да съхранявате адресни данни по-дълго от необходимото. Процесът на заявката е описан на страницата Заявка за хартиено копие.

Данните за сигурност се изтриват след 24 часа

Неуспешните опити за влизане и изтеклите връзки за нулиране на паролата ManualPass съхранява само за кратко с цел защита от злоупотреби. Тези данни се изтриват след 24 часа. По-дълго се съхраняват само записите в протокола на промените, например успешните влизания, защото те служат като доказателство кой кога какво действие е извършил.

Примерен текст за Вашата политика за поверителност

Тъй като като администратор трябва да информирате ползвателите за обработването, ManualPass предоставя в приложението примерен текст. Включвате го в собствената си политика за поверителност и го адаптирате към Вашата фирма. Текстът описва, че използвате доставчик на услуги за предоставянето на документите и обработването на заявките за хартиено копие. Проверете адаптирания текст с Вашето длъжностно лице по защита на данните.

Контролен списък за защита на данните

• Сключете DPA в приложението в раздела „Защита на данните и DPA“ и го съхранете като PDF
• Определете срока за анонимизация на заявките за хартиено копие
• Включете примерния текст в собствената си политика за поверителност
• Впишете ManualPass заедно с подизпълнителя по обработването в регистъра на дейностите по обработване