Tietosuoja ja käsittelysopimus: saataville GDPR:n mukaisesti

Digitaaliset käyttöohjeet eivät ensi silmäyksellä juuri käsittele henkilötietoja. Kun käyttäjät kuitenkin pyytävät paperiversiota tai tiimisi työskentelee sovelluksessa, syntyy nimiä, osoitteita, sähköpostiosoitteita ja kirjautumistietoja. Tällä sivulla kerrotaan, miten ManualPass käsittelee niitä. Teknisiä suojatoimia, kuten salausta ja asiakkaiden tietojen erottelua, kuvataan sivulla Tietoturva.

Mitä henkilötietoja syntyy?

Kuka on rekisterinpitäjä, kuka käsittelijä?

Rekisterinpitäjä tietosuoja-asetuksen tarkoittamassa merkityksessä on se, joka määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Käsittelijä on se, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaisesti.

Käsittelysopimus verkossa sovelluksessa

Henkilötietojen käsittelysopimuksessa sovitaan GDPR:n 28 artiklan mukaisesti, miten palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja toimeksiantajan lukuun. ManualPassissa teet sen suoraan sovelluksessa:

1. Avaa sovelluksessa kohta ”Tietosuoja & käsittelysopimus”.
2. Tarkista sopimusteksti ja sen liitteessä 2 kuvatut tekniset ja organisatoriset toimenpiteet.
3. Tee sopimus sähköisesti.
4. Tallenna tehty sopimus PDF-muodossa omiin asiakirjoihisi.

Sähköinen muoto riittää: GDPR:n 28 artiklan 9 kohta sallii kirjallisen muodon lisäksi nimenomaisesti myös sähköisen muodon. Käsittelysopimuksen tekeminen kirjataan ajankohtineen ja henkilöineen muutoslokiin.

Missä tietoja käsitellään?

Kaikki tiedot ovat Saksassa sijaitsevilla palvelimilla: asiakirjat, loki, tiimi- ja tilitiedot sekä paperiversiopyyntöjen tiedot. Ainoa alihankkijana toimiva käsittelijä on palveluntarjoaja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Skannaussivu ilman evästeitä ja ilman seurantaa

Skannaussivu on julkinen verkkosivu, jonka käyttäjät näkevät QR-koodin skannattuaan. Se ei käytä evästeitä eikä seurantaa. Asiakkaitasi ei siis seurata heidän lukiessaan ohjeita.

Paperiversiopyynnöt: tietojen minimointi anonymisoimalla

Kun käyttäjä pyytää paperiversiota, valmistaja tarvitsee nimen ja osoitteen lähetystä varten. Sen jälkeen näitä tietoja ei enää tarvita. Siksi ManualPass anonymisoi paperiversiopyynnöt automaattisesti lähetyksen jälkeen:

• Valittava aika: 6, 12, 24 tai 36 kuukautta lähetyksestä.
• Säilyy: pyynnön päivämäärä, kone ja tila.
• Poistetaan: pyytäjän henkilötiedot.

Näin voit edelleen osoittaa, että pyynnöt käsiteltiin määräajassa, säilyttämättä osoitetietoja tarpeettoman kauan. Pyynnön käsittelyä kuvaa sivu Paperiversiopyyntö.

Turvallisuustiedot poistetaan 24 tunnin kuluttua

Epäonnistuneet kirjautumisyritykset ja vanhentuneet salasanan palautuslinkit ManualPass tallentaa vain lyhyeksi aikaa väärinkäytösten torjumiseksi. Nämä tiedot poistetaan 24 tunnin kuluttua. Pidempään säilytetään vain muutoslokin merkinnät, kuten onnistuneet kirjautumiset, koska ne osoittavat, kuka teki minkä toiminnon ja milloin.

Tekstipohja tietosuojaselosteeseesi

Koska rekisterinpitäjänä sinun on informoitava käyttäjiä käsittelystä, ManualPass tarjoaa sovelluksessa tekstipohjan. Lisäät sen omaan tietosuojaselosteeseesi ja muokkaat sen yrityksellesi sopivaksi. Tekstipohjassa kerrotaan, että käytät asiakirjojen saataville asettamiseen ja paperiversiopyyntöjen käsittelyyn palveluntarjoajaa. Tarkista muokattu teksti tietosuojavastaavasi kanssa.

Tietosuojan tarkistuslista

• Tee käsittelysopimus sovelluksessa kohdassa ”Tietosuoja & käsittelysopimus” ja tallenna se PDF-muodossa
• Määritä paperiversiopyyntöjen anonymisointiaika
• Lisää tekstipohja omaan tietosuojaselosteeseesi
• Kirjaa ManualPass ja sen alihankkijana toimiva käsittelijä selosteeseen käsittelytoimista