Muutosloki ja todentaminen: jokainen versio todennettavissa

Digitaaliset käyttöohjeet päivitetään nopeasti. Juuri siksi myöhemmin kysytään usein: mikä versio oli verkossa tiettynä päivänä, kuka sen julkaisi ja käsiteltiinkö paperiversiopyyntö määräajassa? ManualPassin muutosloki vastaa näihin kysymyksiin, eikä sinun tarvitse pitää omia luetteloita.

Mikä on muutosloki?

Muutosloki on jatkuva, aikajärjestyksessä etenevä tallenne kaikista järjestelmässä tehdyistä toiminnoista. ManualPassissa se syntyy automaattisesti: jokainen koneisiin, asiakirjoihin ja tiimiin liittyvä vaihe tallennetaan merkintänä.

Mitkä toiminnot kirjataan?

Jokaisesta merkinnästä ManualPass tallentaa kolme tietoa: ajankohdan, henkilön ja IP-osoitteen. Näin jokainen julkaisu voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. Koska kaikki toiminnot kootaan yhteen paikkaan, et tarvitse omia Excel-luetteloita tai sähköpostikansioita, joihin hyväksynnät ja lähetystiedot on tähän asti dokumentoitu hajallaan. Myös arkistoituihin konetyyppeihin tehdyt muutokset pysyvät jäljitettävinä.

Miten tarkistesummaketju paljastaa muutokset?

SHA-256-tarkistesumma on digitaalinen sormenjälki: jos yksikin merkki muuttuu, tuloksena on täysin eri arvo. ManualPass laskee jokaiselle lokimerkinnälle tällaisen tarkistesumman ja ottaa siihen mukaan edellisen merkinnän tarkistesumman. Näin syntyy ketju.

Jos aiempaa merkintää muutetaan jälkikäteen, sitä seuraavat tarkistesummat eivät enää täsmää. Jälkikäteen tehdyt muutokset paljastuvat siten. Sovellus tarkistaa ketjun ja näyttää tuloksen, esimerkiksi:

• ”Loki muuttumaton (n merkintää tarkistettu)”

Tarkistesumma jokaiselle asiakirjaversiolle

Lokista riippumatta jokainen ladattu tiedosto saa oman SHA-256-tarkistesummansa. Se näkyy sovelluksessa ja julkisesti skannaussivulla versiotiedon vieressä. Joka on ladannut ohjeet, voi myöhemmin tarkistaa, vastaako hänen tiedostonsa julkaistua versiota.

Aiemmat versiot säilyvät arkistossa muuttumattomina ja saatavilla. Versioarkiston toimintaa kuvaa sivu Arkistointi.

Paperiversiopyynnöt aukottomasti todennettuina

Kun käyttäjä pyytää skannaussivun kautta paperiversiota, ManualPass kirjaa prosessin:

• pyynnön saapumispäivä,
• määräaika, laskettu automaattisesti,
• lähetyspäivä, kun merkitset pyynnön lähetetyksi,
• käsittelijä, joka vahvisti lähetyksen.

Näin voit osoittaa, että pyyntö käsiteltiin määräajassa. Prosessin yksityiskohdat näet sivulta Paperiversiopyyntö.

Mihin todisteita tarvitaan?

• Markkinavalvonta: Kun viranomainen kysyy, mitkä ohjeet olivat saatavilla tiettynä ajankohtana tai miten paperiversiopyyntö käsiteltiin, päivämäärä, versio ja tarkistesumma ovat tallessa.
• Asiakkaat: Reklamaatioissa tai onnettomuuksien selvittelyssä voidaan osoittaa, minkä version asiakas pystyi avaamaan.
• Sisäisesti: Laadunhallinta ja dokumentointi näkevät, kuka julkaisi tai hyväksyi mitä ja milloin.

Esimerkki: markkinavalvonnan tiedustelu

Viranomainen haluaa tietää, mitkä käyttöohjeet olivat konetyypille saatavilla maaliskuussa. Näin vastaat tiedusteluun ManualPassilla:

1. Selvitä versio: Konetyypin versioarkistosta näet, mikä versio oli julkaistuna tuona ajankohtana.
2. Todenna julkaisu: Lokista näkyvät julkaisun ajankohta ja henkilö sekä mahdollinen hyväksyntä.
3. Yhdistä tiedosto: SHA-256-tarkistesumma osoittaa, että esitetty tiedosto vastaa täsmälleen tätä versiota.
4. Luovuta asiakirjat: Toimitat arkistoidun tiedoston ja Professional-paketista alkaen CSV-otteen lokista.

Mitä loki ei tee

Loki dokumentoi prosesseja, se ei tarkasta sisältöä. Se, ovatko ohjeet täydelliset ja oikeat, pysyy valmistajana sinun vastuullasi. ManualPass ei myöskään tulosta eikä lähetä paperiversioita; loki kirjaa vain sen, milloin vahvistit lähetyksen.

CSV-vienti Professional-paketista alkaen

Professional-paketista alkaen viet lokin CSV-tiedostona tarkistesummineen. Tiedoston voi avata missä tahansa taulukkolaskentaohjelmassa, tallentaa omaan arkistoon tai liittää tiedusteluun.

Itse loki sisältyy jokaiseen pakettiin. ManualPass ei korvaa yksittäistapauksen oikeudellista arviointia, mutta tarjoaa sinulle tiedot, joihin tällainen arviointi voi perustua.