Tietoturva ja tietosuoja: asiakirjanne hyvissä käsissä

Digitaalisia käyttöohjeita tarjoava luottaa kahteen asiaan: asiakirjojen on oltava saatavilla monen vuoden ajan, eivätkä ne saa muuttua huomaamatta. Samalla alusta käsittelee henkilötietoja, esimerkiksi tiimin jäsenten ja paperiversiota pyytävien asiakkaiden tietoja. Tällä sivulla kerrotaan tiiviisti, miten ManualPass toimii näissä asioissa.

Missä tiedot sijaitsevat?

Indocuksen palvelimet sijaitsevat Saksassa. Asiakirjat, tilitiedot ja lokit tallennetaan sinne. Yhteys selaimen ja palvelimen välillä on kauttaaltaan salattu HTTPS:llä – niin sovelluksessa kuin julkisella skannaussivullakin.

Miten pääsy sovellukseen on suojattu?

• Tiivistetyt salasanat: Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä vaan ainoastaan kryptografisina tiivisteinä. Tiiviste on yksisuuntainen arvo, josta alkuperäistä salasanaa ei voi laskea takaisin.
• Suojaus arvailua vastaan: Toistuvia epäonnistuneita kirjautumisyrityksiä rajoitetaan, jotta salasanoja ei voida arvata automaattisesti.
• Roolit tiimissä: Rooleilla Omistaja (kaikki oikeudet), Muokkaaja (koneet, asiakirjat, paperiversiopyynnöt) ja Vain luku määritätte, kenellä on mitäkin oikeuksia tilillä. Business-paketista alkaen mukaan tulee rooli Hyväksyjä. Lisätietoja sivulla Tiimi ja hyväksyntä.
• Asiakastietojen erottelu: Kunkin asiakkaan tiedot on eroteltu muiden asiakkaiden tiedoista. Tili näkee vain omat konetyyppinsä, asiakirjansa ja pyyntönsä.

Miten asiakirjojen eheys varmistetaan?

Eheys tarkoittaa, että asiakirja on täsmälleen sellainen kuin se ladattiin. ManualPass varmistaa sen kolmella tasolla:

1. Muuttumattomat versiot: Ladattua versiota ei korvata. Muutokset syntyvät aina uutena versiona.
2. SHA-256-tarkistesumma: ManualPass laskee jokaiselle tiedostolle digitaalisen sormenjäljen, joka näkyy myös skannaussivulla.
3. Muutosloki tarkistesummaketjulla: Jokainen lokimerkintä on sidottu edelliseen. Jälkikäteen lokiin tehdyt muutokset paljastuvat.

Lisätietoja sivulla Arkistointi.

Neljän silmän hyväksyntä ja lokin vienti

Business-paketista alkaen voitte käyttää neljän silmän periaatteen mukaista hyväksyntätyönkulkua. Uusi asiakirja julkaistaan silloin vasta, kun toinen siihen oikeutettu henkilö on hyväksynyt sen; omia latauksiaan kukaan ei voi hyväksyä itse. Jos hyväksyjä hylkää asiakirjan, hän antaa perustelun, ja osapuolille ilmoitetaan sähköpostitse. Näin prosessi estää asiakirjaa ilmestymästä vahingossa QR-koodin taakse ilman tarkastusta.

Professional-paketista alkaen muutoslokin voi viedä CSV-tiedostona tarkistesummineen. Viennin voitte tallentaa omaan arkistoonne tai esittää auditoinnissa tai viranomaisen tietopyynnön yhteydessä.

Mitä tietoja skannaussivu käsittelee?

Skannaussivu on julkinen, ja sitä voi käyttää ilman kirjautumista. Se ei käytä seurantaevästeitä. Ohjeita avaavan tai lataavan ei tarvitse antaa henkilötietoja.

Henkilötietoja syntyy skannaussivulla vain, kun joku pyytää paperiversiota. Näitä tietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta ja toimitusosoitetta, ManualPass käyttää ainoastaan lähetyksen hoitamiseen: valmistajalle ilmoittamiseen, määräajan seurantaan ja vastaanottajalle tiedottamiseen.

Miten maksu hoidetaan?

Jos maksatte luotto- tai debit-kortilla, esimerkiksi Mastercardilla tai Visalla, maksu kulkee maksupalveluntarjoaja Stripen kautta. Korttitiedot syötetään suoraan Stripelle; niitä ei tallenneta Indocukseen. Vaihtoehtoisesti voitte valita maksun laskulla ja maksaa summan tilisiirtona 14 päivän kuluessa.

14 päivän maksuttomalla kokeilujaksolla teidän ei tarvitse antaa maksutietoja. Laskut saatte automaattisesti sähköpostitse, ja lisäksi ne ovat ladattavissa PDF-tiedostoina asiakasalueella.

Henkilötietojen käsittely tietosuoja-asetuksen mukaisesti

Kun käytätte ManualPassia, ManualPass käsittelee henkilötietoja lukuunne, esimerkiksi asiakkaidenne paperiversiopyyntöjen tietoja. Henkilötietojen käsittelysopimuksen teette sovelluksessa kohdassa ”Tietosuoja & käsittelysopimus” verkossa – ilman paperia ja odottelua. Siellä näette myös alihankkijat, määritätte, milloin paperiversiopyyntöjen tiedot anonymisoidaan automaattisesti, ja löydätte tekstipohjan omaa tietosuojaselostettanne varten. Koko sopimustekstin liitteineen voitte lukea etukäteen sivulla Henkilötietojen käsittelysopimus.

Tämän verkkosivuston tietosuojaseloste on sivulla Tietosuoja.

Mitä emme väitä

Indocuksella ei tällä hetkellä ole tietoturvasertifiointia. Jos hankintanne tai IT-osastonne edellyttää tiettyjä todistuksia, ottakaa meihin yhteyttä ennen aloittamista. Toimenpiteisiin voitte tutustua myös itse 14 päivän maksuttoman kokeilujakson aikana antamatta maksutietoja. Kerromme mielellämme, miten edellä mainitut toimenpiteet on toteutettu.