Securitate și protecția datelor: documentele dumneavoastră pe mâini bune

Cine furnizează instrucțiuni de utilizare în format digital se bazează pe două lucruri: documentele trebuie să fie accesibile timp de mulți ani și nu au voie să se modifice neobservat. Totodată, platforma prelucrează date cu caracter personal, de exemplu ale membrilor echipei dumneavoastră și ale clienților care solicită o versiune pe hârtie. Această pagină rezumă modul în care ManualPass gestionează aceste aspecte.

Unde se află datele?

ManualPass își operează serverele în Germania. Documentele, datele contului și jurnalele sunt stocate acolo. Conexiunea dintre browser și server este criptată integral prin HTTPS – atât în aplicație, cât și pe pagina de scanare publică.

Cum este protejat accesul la aplicație?

• Parole hash-uite: Parolele nu sunt stocate în text clar, ci doar ca hash criptografic. Un hash este o valoare unidirecțională din care parola inițială nu poate fi recalculată.
• Protecție împotriva încercărilor repetate: Încercările eșuate repetate de autentificare sunt limitate, astfel încât parolele să nu poată fi ghicite automat.
• Roluri în echipă: Prin rolurile Proprietar (toate drepturile), Editor (mașini, documente, cereri pe hârtie) și Doar citire stabiliți cine are ce competențe în cont. Începând cu pachetul Business se adaugă rolul Aprobator. Detalii la Echipă și aprobare.
• Separarea clienților: Datele fiecărui client sunt separate de cele ale altor clienți. Un cont vede doar propriile tipuri de mașini, documente și cereri.

Cum este asigurată integritatea documentelor?

Integritatea înseamnă că un document există exact așa cum a fost încărcat. ManualPass o asigură pe trei niveluri:

1. Versiuni nemodificabile: O versiune încărcată nu este suprascrisă. Modificările apar întotdeauna ca versiune nouă.
2. Sumă de control SHA-256: Pentru fiecare fișier, ManualPass calculează o amprentă digitală, vizibilă și pe pagina de scanare.
3. Jurnal de modificări cu lanț de sume de control: Fiecare înregistrare din jurnal este legată de cea anterioară. Modificările ulterioare ale jurnalului ies la iveală.

Mai multe pe pagina Arhivare.

Aprobare după principiul celor patru ochi și export al jurnalului

Începând cu pachetul Business puteți utiliza un flux de aprobare conform principiului celor patru ochi. Un document nou devine atunci public numai după ce o a doua persoană autorizată l-a aprobat; nimeni nu își poate aproba propriile încărcări. Dacă aprobatorul respinge documentul, indică o motivare, iar persoanele implicate sunt notificate prin e-mail. Astfel, procesul împiedică apariția din greșeală a unui document neverificat în spatele codului QR.

Începând cu pachetul Professional, jurnalul de modificări poate fi exportat ca fișier CSV, inclusiv sumele de control. Exportul îl puteți păstra în propria arhivă sau îl puteți prezenta la un audit ori la o solicitare a autorităților.

Ce date prelucrează pagina de scanare?

Pagina de scanare este publică și poate fi utilizată fără autentificare. Nu setează cookie-uri de tracking. Cine deschide sau descarcă instrucțiunile nu trebuie să furnizeze date personale.

Date cu caracter personal apar pe pagina de scanare numai atunci când cineva solicită o versiune pe hârtie. Aceste date, de exemplu numele, e-mailul și adresa de livrare, ManualPass le utilizează exclusiv pentru gestionarea expedierii: pentru notificarea producătorului, pentru monitorizarea termenului și pentru informarea destinatarului.

Cum se efectuează plata?

Dacă plătiți cu card de credit sau de debit, de exemplu Mastercard sau Visa, plata se efectuează prin furnizorul de servicii de plată Stripe. Datele cardului le introduceți direct la Stripe; ele nu sunt stocate la ManualPass. Alternativ, alegeți plata pe bază de factură și transferați suma în termen de 14 zile.

Pentru perioada de probă gratuită de 14 zile nu trebuie să furnizați date de plată. Facturile le primiți automat prin e-mail; în plus, sunt disponibile pentru descărcare ca PDF în zona de client.

Prelucrarea datelor în numele operatorului conform RGPD

Când utilizați ManualPass, ManualPass prelucrează date cu caracter personal în numele dumneavoastră, de exemplu datele din cererile pe hârtie ale clienților dumneavoastră. Acordul privind prelucrarea datelor (DPA) îl încheiați online în aplicație, la „Protecția datelor și DPA” – fără hârtie și fără timp de așteptare. Acolo vedeți și persoanele împuternicite secundare, stabiliți când sunt anonimizate automat datele din cererile pe hârtie și găsiți un text-model pentru propria politică de confidențialitate. Textul complet al acordului, cu toate anexele, îl citiți în prealabil la Acordul privind prelucrarea datelor.

Informațiile privind protecția datelor pentru acest site le găsiți la Confidențialitate.

Ce nu afirmăm

În prezent, ManualPass nu deține nicio certificare privind securitatea informațiilor. Dacă departamentul dumneavoastră de achiziții sau IT solicită anumite dovezi, contactați-ne înainte de start. Măsurile le puteți examina și singur în perioada de probă gratuită de 14 zile, fără a furniza date de plată. Vă descriem cu plăcere cum sunt implementate măsurile de mai sus.