Bezpečnost a ochrana osobních údajů: vaše dokumenty v dobrých rukou

Kdo poskytuje návody k použití digitálně, spoléhá na dvě věci: dokumenty musí být dostupné po mnoho let a nesmí se nepozorovaně změnit. Platforma přitom zpracovává osobní údaje, například členů vašeho týmu a zákazníků, kteří si vyžádají tištěnou verzi. Tato stránka shrnuje, jak s tím ManualPass zachází.

Kde jsou data uložena?

ManualPass provozuje své servery v Německu. Ukládají se tam dokumenty, údaje o účtech i protokoly. Spojení mezi prohlížečem a serverem je po celou dobu šifrováno přes HTTPS – v aplikaci stejně jako na veřejné skenovací stránce.

Jak je chráněn přístup do aplikace?

• Hashovaná hesla: Hesla se neukládají v čitelné podobě, ale pouze jako kryptografický hash. Hash je jednosměrná hodnota, ze které nelze původní heslo zpětně vypočítat.
• Ochrana proti zkoušení hesel: Opakované neúspěšné pokusy o přihlášení se omezují, aby hesla nebylo možné automatizovaně uhodnout.
• Role v týmu: Pomocí rolí Vlastník (všechna práva), Editor (stroje, dokumenty, žádosti o tištěnou verzi) a Pouze čtení určíte, kdo má v účtu jaká oprávnění. Od tarifu Business přibývá role Schvalovatel. Podrobnosti v části Tým a schvalování.
• Oddělení zákazníků: Data každého zákazníka jsou oddělena od dat ostatních zákazníků. Účet vidí pouze vlastní typy strojních zařízení, dokumenty a žádosti.

Jak je zajištěna integrita dokumentů?

Integrita znamená, že dokument existuje přesně v té podobě, v jaké byl nahrán. ManualPass ji zajišťuje na třech úrovních:

1. Neměnné verze: Nahraná verze se nepřepisuje. Změny vznikají vždy jako nová verze.
2. Kontrolní součet SHA-256: Pro každý soubor ManualPass vypočítá digitální otisk, který je viditelný i na skenovací stránce.
3. Protokol změn s řetězcem kontrolních součtů: Každý záznam protokolu je propojen s předchozím. Dodatečné změny v protokolu jsou odhalitelné.

Více na stránce Archivace.

Schvalování podle principu čtyř očí a export protokolu

Od tarifu Business můžete využívat schvalovací proces podle principu čtyř očí. Nový dokument se pak zveřejní až poté, co ho schválí druhá oprávněná osoba; vlastní nahrané soubory nemůže nikdo schválit sám. Pokud schvalovatel dokument zamítne, uvede odůvodnění a zúčastnění jsou informováni e-mailem. Proces tak zabraňuje tomu, aby se dokument omylem bez kontroly objevil za QR kódem.

Od tarifu Professional lze protokol změn exportovat jako soubor CSV, včetně kontrolních součtů. Export si můžete uložit do vlastního archivu nebo ho předložit při auditu či na dotaz úřadu.

Jaká data zpracovává skenovací stránka?

Skenovací stránka je veřejná a lze ji používat bez přihlášení. Nepoužívá sledovací cookies. Kdo otevře nebo stáhne návod, nemusí uvádět žádné osobní údaje.

Osobní údaje na skenovací stránce vznikají pouze tehdy, když si někdo vyžádá tištěnou verzi. Tyto údaje, například jméno, e-mail a doručovací adresu, používá ManualPass výhradně k vyřízení odeslání: k informování výrobce, ke sledování lhůty a k informování příjemce.

Jak probíhá platba?

Platíte-li kreditní nebo debetní kartou, například Mastercard nebo Visa, probíhá platba přes poskytovatele platebních služeb Stripe. Údaje o kartě zadáváte přímo u Stripe; v ManualPass se neukládají. Alternativně zvolíte nákup na fakturu a částku uhradíte převodem do 14 dnů.

Pro 14denní bezplatné zkušební období nemusíte zadávat žádné platební údaje. Faktury dostáváte automaticky e-mailem, navíc jsou ke stažení jako PDF v zákaznické sekci.

Zpracování osobních údajů podle GDPR

Když používáte ManualPass, zpracovává ManualPass osobní údaje vaším jménem, například údaje ze žádostí vašich zákazníků o tištěnou verzi. Smlouvu o zpracování osobních údajů uzavřete v aplikaci v sekci „Ochrana osobních údajů a smlouva o zpracování“ online – bez papírů a bez čekání. Tam také vidíte další zpracovatele (subdodavatele), nastavíte, kdy se údaje ze žádostí o tištěnou verzi automaticky anonymizují, a najdete textový modul pro vlastní zásady ochrany osobních údajů. Úplný text smlouvy se všemi přílohami si předem přečtete v části Smlouva o zpracování osobních údajů.

Informace o ochraně osobních údajů pro tento web najdete v části Ochrana osobních údajů.

Co netvrdíme

ManualPass v současnosti nemá žádnou certifikaci v oblasti bezpečnosti informací. Vyžaduje-li váš nákup nebo IT určité doklady, kontaktujte nás před zahájením. Opatření si můžete prohlédnout i sami během 14denního bezplatného zkušebního období, bez zadání platebních údajů. Rádi vám popíšeme, jak jsou výše uvedená opatření realizována.