Sécurité et protection des données : vos documents en de bonnes mains

Quiconque fournit des notices d’instructions sous forme numérique compte sur deux choses : les documents doivent rester accessibles pendant de nombreuses années et ne doivent pas être modifiés à l’insu de quiconque. Parallèlement, la plateforme traite des données à caractère personnel, par exemple celles des membres de votre équipe et des clients qui demandent une version papier. Cette page résume la manière dont ManualPass les gère.

Où se trouvent les données ?

ManualPass exploite ses serveurs en Allemagne. Les documents, les données de compte et les journaux y sont stockés. La connexion entre le navigateur et le serveur est chiffrée de bout en bout via HTTPS – dans l’application comme sur la page de scan publique.

Comment l’accès à l’application est-il protégé ?

• Mots de passe hachés : les mots de passe ne sont pas stockés en clair, mais uniquement sous forme de hachage cryptographique. Un hachage est une valeur à sens unique à partir de laquelle on ne peut pas reconstituer le mot de passe d’origine.
• Protection contre les tentatives répétées : les tentatives de connexion infructueuses répétées sont limitées, afin que les mots de passe ne puissent pas être devinés de manière automatisée.
• Rôles dans l’équipe : avec les rôles Propriétaire (tous les droits), Éditeur (machines, documents, demandes papier) et Lecture seule, vous définissez qui dispose de quels droits dans le compte. À partir de l’offre Business s’ajoute le rôle Validateur. Détails sous Équipe et validation.
• Cloisonnement des clients : les données de chaque client sont séparées de celles des autres clients. Un compte ne voit que ses propres types de machines, documents et demandes.

Comment l’intégrité des documents est-elle garantie ?

L’intégrité signifie qu’un document est disponible exactement tel qu’il a été téléversé. ManualPass la garantit à trois niveaux :

1. Versions inaltérables : une version téléversée n’est jamais écrasée. Toute modification donne lieu à une nouvelle version.
2. Somme de contrôle SHA-256 : pour chaque fichier, ManualPass calcule une empreinte numérique, également visible sur la page de scan.
3. Journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle : chaque entrée du journal est liée à la précédente. Toute modification ultérieure du journal est détectable.

Plus d’informations sur la page Archivage.

Validation à quatre yeux et export du journal

À partir de l’offre Business, vous pouvez utiliser un circuit de validation selon le principe des quatre yeux. Un nouveau document ne devient alors public qu’après validation par une deuxième personne habilitée ; personne ne peut valider ses propres téléversements. Si le validateur refuse, il indique un motif et les personnes concernées sont informées par e-mail. Ce processus empêche ainsi qu’un document apparaisse par erreur derrière le code QR sans avoir été vérifié.

À partir de l’offre Professional, le journal des modifications peut être exporté sous forme de fichier CSV, sommes de contrôle comprises. Vous pouvez conserver l’export dans vos propres archives ou le présenter lors d’un audit ou d’une demande des autorités.

Quelles données la page de scan traite-t-elle ?

La page de scan est publique et utilisable sans connexion. Elle n’utilise aucun cookie de suivi. Pour ouvrir ou télécharger une notice, il n’est pas nécessaire de fournir des données personnelles.

Des données à caractère personnel ne sont générées sur la page de scan que lorsque quelqu’un demande une version papier. Ces informations, par exemple le nom, l’adresse e-mail et l’adresse de livraison, sont utilisées par ManualPass exclusivement pour le traitement de l’envoi : pour informer le fabricant, surveiller le délai et informer le destinataire.

Comment le paiement est-il traité ?

Si vous payez par carte de crédit ou de débit, par exemple Mastercard ou Visa, le paiement passe par le prestataire de paiement Stripe. Vous saisissez vos données de carte directement chez Stripe ; elles ne sont pas stockées chez ManualPass. Vous pouvez aussi choisir l’achat sur facture et virer le montant dans un délai de 14 jours.

Pour la période d’essai gratuite de 14 jours, vous n’avez pas besoin de fournir de données de paiement. Vous recevez automatiquement les factures par e-mail ; elles sont en outre disponibles en téléchargement au format PDF dans l’espace client.

Sous-traitance selon le RGPD

Lorsque vous utilisez ManualPass, ManualPass traite des données à caractère personnel pour votre compte, par exemple les informations issues des demandes papier de vos clients. Vous concluez le contrat de sous-traitance en ligne dans l’application, sous « Protection des données & contrat de sous-traitance » – sans papier et sans délai d’attente. Vous y voyez également les sous-traitants ultérieurs, définissez quand les informations des demandes papier sont automatiquement anonymisées et trouvez un modèle de texte pour votre propre politique de confidentialité. Vous pouvez lire au préalable le texte intégral du contrat avec toutes ses annexes sous Contrat de sous-traitance.

La politique de confidentialité de ce site web se trouve sous Protection des données.

Ce que nous n’affirmons pas

ManualPass ne dispose actuellement d’aucune certification en matière de sécurité de l’information. Si votre service achats ou votre service informatique exige certaines preuves, contactez-nous avant de commencer. Vous pouvez également examiner vous-même les mesures pendant la période d’essai gratuite de 14 jours, sans fournir de données de paiement. Nous vous décrivons volontiers la mise en œuvre des mesures mentionnées ci-dessus.