Toutes les fonctionnalités pour la notice d’instructions numérique

Le règlement (UE) 2023/1230 sur les machines autorise la notice d’instructions numérique, mais la soumet à des conditions : une indication d’accès sur la machine, un format imprimable, téléchargeable et sauvegardable, une disponibilité en ligne d’au moins dix ans et une version papier sur demande dans un délai d’un mois (article 10, paragraphe 7). ManualPass couvre précisément cette mise à disposition. Le contenu de vos documents reste sous votre responsabilité.

Un code QR par type de machine, qui ne change jamais

Chaque type de machine reçoit dans ManualPass un code QR fixe et un lien court. Si vous téléversez une nouvelle version de la notice, elle apparaît automatiquement derrière le même code. Vous imprimez donc l’étiquette une seule fois et n’avez pas à la remplacer en cas de modification.

• Étiquettes prêtes à imprimer en 60, 85 et 120 mm
• Jusqu’à 3 langues sur une étiquette
• Code QR en SVG pour votre propre plaque signalétique

En savoir plus : Code QR fixe et étiquettes

Tous les types de documents d’une machine

ManualPass ne se limite pas à la notice d’instructions. Pour chaque type de machine, vous téléversez la notice d’instructions, la déclaration UE de conformité, la déclaration UE d’incorporation, la notice d’assemblage, les consignes de sécurité et d’autres documents comme les plans de maintenance ou les listes de pièces de rechange – chacun dans plusieurs langues. Tous apparaissent ensemble derrière le même code QR.

En savoir plus : Types de documents

Une page de scan que chacun peut ouvrir

Le code QR mène à une page de scan publique. Elle fonctionne sans application et sans connexion, est optimisée pour les smartphones et détecte automatiquement la langue de l’appareil. L’interface est disponible en 26 langues.

Les utilisateurs peuvent ouvrir, télécharger, sauvegarder et imprimer chaque PDF – comme l’exige l’article 10, paragraphe 7, point b). La version et la somme de contrôle de chaque fichier sont visibles sur la page de scan. La page de scan ne dépose aucun cookie de suivi.

En savoir plus : Page de scan publique

Version papier sur demande – avec délai et preuve

Si un utilisateur demande la version papier au moment de l’achat, vous devez la fournir gratuitement dans un délai d’un mois. ManualPass organise ce processus :

1. L’utilisateur remplit sur la page de scan le formulaire « Demander une version papier ».
2. ManualPass calcule le délai (30 jours) et vous informe par e-mail, ainsi que le demandeur.
3. Sept jours avant l’expiration du délai, vous recevez un rappel si la demande est encore ouverte.
4. Après l’envoi, vous marquez la demande comme envoyée ; le destinataire en est informé.

Vous vous chargez vous-même de l’impression et de l’envoi. En savoir plus : Demande de version papier

Versions, sommes de contrôle et journal

Chaque version téléversée reste archivée sans modification et consultable. Pour chaque fichier, ManualPass calcule une somme de contrôle SHA-256. Un journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle enregistre qui a modifié quoi et quand ; toute manipulation ultérieure devient visible. Les machines archivées, que vous ne construisez ou ne vendez plus, restent accessibles publiquement.

En savoir plus : Archivage et gestion des versions

Équipe, rôles et validation selon le principe des quatre yeux

Dans l’équipe, vous attribuez des rôles : le Propriétaire peut tout faire, les Éditeurs gèrent les machines, les documents et les demandes de version papier, et avec le rôle Lecture seule, vos collègues consultent les contenus sans rien modifier. Le nombre d’utilisateurs inclus dépend de l’offre (2, 5, 15 ou illimité).

À partir de l’offre Business, le rôle Validateur s’ajoute. Avec le processus de validation selon le principe des quatre yeux, un nouveau document ne devient public qu’après validation par une deuxième personne habilitée. À partir de Professional, le journal des modifications peut être exporté au format CSV.

En savoir plus : Équipe et validation

Votre logo, plusieurs marques et sites

À partir de Professional, votre logo et votre couleur de marque apparaissent sur la page de scan, les étiquettes et les e-mails envoyés aux clients finaux. À partir de Business, vous rattachez chaque machine à une marque ou à un site ; la page de scan affiche alors le nom, l’adresse, le contact, le logo et la couleur de cette marque.

En savoir plus : Logo et marques

Fonctionnalités obligatoires et supplémentaires par offre

Langues et hébergement

Vous trouverez les détails sur l’hébergement et la protection des données sous Sécurité.

Ce qu’ManualPass ne fait volontairement pas

ManualPass se concentre sur la mise à disposition. Les fonctions suivantes n’existent pas :

• Ni rédaction ni traduction de notices. Vous téléversez des PDF finalisés.
• Pas de codes QR par appareil individuel. Un code vaut pour un type de machine, pas pour un numéro de série.
• Pas d’envoi postal automatique. ManualPass surveille le délai et la preuve, l’envoi est à votre charge.
• Pas d’interfaces avec un ERP, un PIM ou d’autres systèmes.
• Pas de passeport numérique des produits. Pour les machines en tant que groupe de produits, il n’est d’ailleurs pas prévu dans le plan de travail ESPR 2025–2030. Avec la plaque signalétique numérique – un lien d’identification par numéro de série et des données lisibles par machine –, ManualPass est toutefois DPP-ready.
• Pas de certification en matière de sécurité de l’information.

Le comparatif offre un panorama neutre des autres types de solutions. Les offres figurent sous Tarifs ; vous créez vous-même votre compte, sans rendez-vous de démo, et testez ManualPass gratuitement pendant 14 jours, sans données de paiement.