Questions fréquentes sur la notice d’instructions numérique et sur ManualPass

Oui. L’article 10, paragraphe 7, du règlement (UE) 2023/1230 dispose que la notice d’instructions peut être fournie sous forme numérique. Déjà sous la directive Machines 2006/42/CE, le guide dans son édition 2.3 (avril 2024) accepte la forme numérique à des conditions comparables.

Non. Le règlement relatif aux machines autorise la forme numérique, mais ne l’impose pas. Ce qui est obligatoire – comme déjà sous la directive –, c’est que chaque machine soit accompagnée d’une notice d’instructions ; à partir du 20/01/2027, le fabricant décide, conformément à l’article 10, paragraphe 7, si elle est fournie sur papier ou sous forme numérique.

Le règlement (UE) 2023/1230 s’applique à partir du 20 janvier 2027 (article 54) ; la directive Machines 2006/42/CE est abrogée à la même date (article 51). Les machines mises sur le marché conformément à la directive avant cette date peuvent continuer à être mises à disposition (article 52). Ce qui compte est la date de mise sur le marché de chaque exemplaire.

Selon l’article 10, paragraphe 7, deuxième alinéa, du règlement (UE) 2023/1230, la machine (à défaut, l’emballage ou un document d’accompagnement) doit indiquer comment accéder à la notice. Le format doit permettre d’imprimer, de télécharger et d’enregistrer. La notice doit être accessible en ligne pendant la durée de vie prévisible, et au moins dix ans après la mise sur le marché.

Oui. Si l’utilisateur demande une version papier au moment de l’achat, le fabricant doit la fournir gratuitement dans un délai d’un mois (article 10, paragraphe 7, troisième alinéa). Ce que signifie concrètement « au moment de l’achat » et le moment où le délai commence à courir ne sont pas encore définitivement clarifiés ; un guide de la Commission est attendu.

Pour les produits destinés à des utilisateurs non professionnels ou dont on peut raisonnablement prévoir qu’ils seront utilisés par eux, les informations de sécurité essentielles à la mise en service et à l’utilisation en toute sécurité doivent être jointes sur papier (article 10, paragraphe 7, quatrième alinéa). Le reste de la notice peut être fourni sous forme numérique.

Oui. Au lieu de joindre la déclaration UE de conformité, le fabricant peut indiquer dans la notice d’instructions l’adresse internet ou un code lisible par machine permettant d’y accéder (article 10, paragraphe 8). Elle doit alors être disponible en ligne pendant la durée de vie prévue, et au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service.

En allemand. En Allemagne, selon le § 2 de la loi allemande sur les machines (MaschinenDG), la notice d’instructions, les informations de sécurité et la déclaration UE de conformité doivent être rédigées en langue allemande. Les infractions peuvent être sanctionnées, selon le § 9 MaschinenDG, par une amende allant jusqu’à 10 000 euros.

Oui, sous une forme graduée. Les importateurs doivent garantir que la notice d’instructions et les informations visées à l’article 10, paragraphe 7, sont jointes (article 13, paragraphe 4) ; les distributeurs vérifient avant la mise à disposition qu’elles sont jointes dans une langue compréhensible (article 15, paragraphe 2). Quiconque met un produit sur le marché sous son propre nom ou sa propre marque est considéré comme fabricant (article 17).

Peut-être. La proposition de la Commission relative à la numérisation (Omnibus IV) prévoit des modifications de l’article 10, paragraphes 7 et 8 ; le Conseil et le Parlement sont parvenus à un accord provisoire le 09/06/2026. En octobre 2026, la modification n’est pas publiée au Journal officiel ; la version actuelle reste donc applicable jusqu’à nouvel ordre.

ManualPass est un logiciel (SaaS) destiné aux petits et moyens fabricants de machines ainsi qu’aux importateurs et distributeurs. Vous téléversez des notices d’instructions, des déclarations UE de conformité, des notices d’assemblage et des consignes de sécurité en PDF et les mettez à disposition sous forme numérique, par type de machine, via un code QR fixe et un lien court.

Outre la notice d’instructions, ManualPass met à disposition des déclarations UE de conformité, des déclarations UE d’incorporation, des notices d’assemblage pour quasi-machines, des consignes de sécurité et d’autres documents tels que plans de maintenance, listes de pièces de rechange ou fiches techniques. Tous les documents d’un type de machine apparaissent ensemble derrière le même code QR, chacun dans les langues téléversées.

Non. ManualPass met à disposition des documents finalisés, mais ne crée ni ne traduit de contenus. Vous téléversez vos notices en PDF – dans jusqu’à 26 langues par document, selon les versions linguistiques dont vous disposez.

Non. Chaque type de machine reçoit un code QR fixe et un lien court qui ne changent jamais. Les nouvelles versions de documents apparaissent automatiquement sur la page de scan, sans que vous ayez à apposer une nouvelle étiquette.

Non. Le code QR mène à une page de scan publique, optimisée pour mobile, sans application ni connexion. Le PDF peut y être ouvert, téléchargé, enregistré et imprimé.

La page de scan est disponible en 26 langues et détecte automatiquement la langue de l’utilisateur. L’interface et les e-mails existent également en 26 langues, et les documents peuvent être téléversés en 26 langues.

ManualPass génère des étiquettes QR prêtes à imprimer en trois tailles (60, 85 et 120 mm) avec jusqu’à trois langues par étiquette. Vous recevez en outre le code QR au format SVG si vous souhaitez l’intégrer à votre propre plaque signalétique.

Les utilisateurs demandent la version papier via un formulaire sur la page de scan. ManualPass calcule le délai, vous informe ainsi que le demandeur par e-mail et vous envoie un rappel sept jours avant l’échéance. Vous vous chargez vous-même de l’impression et de l’envoi ; une fois la demande marquée comme expédiée, le destinataire est informé et l’opération est consignée dans le journal.

Chaque version téléversée reste archivée sans modification et accessible, et reçoit une somme de contrôle SHA-256 visible sur la page de scan. Un journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle rend détectable toute manipulation ultérieure.

Starter coûte 129 € par mois (jusqu’à 10 types de machines, 2 utilisateurs), Professional 279 € (jusqu’à 50, 5 utilisateurs), Business 549 € (jusqu’à 250, 15 utilisateurs), chaque fois par mois HT ; Enterprise (illimité) est proposé avec prix sur demande. Les fonctionnalités obligatoires – code QR, page de scan, 26 langues, demande papier, archives de versions et journal – sont incluses dans chaque offre. Les détails figurent sur la page des tarifs.

Les prix sont indiqués par mois ; la facturation est annuelle, d’avance, pour 12 mois. La première facture est émise à la fin de la période d’essai gratuite ou lors de la souscription ; il n’existe pas de remise pour des durées plus longues.

Oui. Chaque nouveau compte bénéficie d’une période d’essai gratuite de 14 jours avec l’offre choisie lors de l’inscription. Pour la période d’essai, vous n’avez pas besoin de fournir de données de paiement ; vous vous inscrivez sur app.manualpass.eu/registrieren.

Après 14 jours, vous choisissez une offre et un mode de paiement dans la rubrique « Compte & offres ». Si vous ne choisissez pas d’offre, vous ne pouvez plus rien modifier dans le compte. Vos pages de scan et codes QR restent toutefois accessibles, de sorte que les étiquettes déjà apposées continuent de fonctionner.

Vous payez par carte de crédit ou de débit, par exemple Mastercard ou Visa, via le prestataire de paiement Stripe. Vous pouvez aussi choisir l’achat sur facture : vous virez alors le montant avec un délai de paiement de 14 jours.

ManualPass envoie automatiquement les factures par e-mail. En outre, toutes les factures sont disponibles en téléchargement au format PDF dans l’espace client, par exemple pour votre comptabilité.

Non. Les paiements par carte sont traités par le prestataire de paiement Stripe. Vous saisissez vos données de carte directement chez Stripe ; elles ne sont pas stockées chez ManualPass.

Starter inclut 2 utilisateurs, Professional 5 et Business 15 ; dans Enterprise, les utilisateurs sont illimités. Il n’est pas possible d’ajouter des utilisateurs individuellement – si vous en avez besoin de plus, passez à une offre supérieure.

Le propriétaire peut tout faire, les éditeurs gèrent les machines, les documents et les demandes papier, et avec le rôle Lecture seule, les collègues voient les contenus sans rien modifier. À partir de l’offre Business s’ajoute le rôle Validateur pour le circuit de validation.

Oui, à partir de l’offre Business. Avec le circuit de validation selon le principe des quatre yeux, un nouveau document ne devient public qu’après validation par une deuxième personne habilitée ; on ne peut pas valider ses propres téléversements. Un refus est motivé et communiqué par e-mail.

Le logo et la couleur de marque propres sont disponibles à partir de Professional, plusieurs marques et sites à partir de Business. La page de scan affiche alors le nom, l’adresse, le contact, le logo et la couleur de la marque concernée. L’offre Enterprise inclut toutes les fonctionnalités supplémentaires.

Oui. Vous pouvez vous inscrire vous-même sur app.manualpass.eu/registrieren, sans convenir au préalable d’un rendez-vous de démonstration, et tester ManualPass gratuitement pendant 14 jours, sans données de paiement. Les conditions actuelles figurent sur la page des tarifs.

Les serveurs d’ManualPass se trouvent en Allemagne. Aucun cookie de suivi n’est utilisé sur la page de scan publique. Vous trouverez plus d’informations sur la page Sécurité et dans la politique de confidentialité.

La durée est de 12 mois. Vous pouvez résilier avec un préavis de 30 jours avant la fin de l’année contractuelle ; à défaut, le contrat est automatiquement renouvelé pour 12 mois. La résiliation s’effectue dans l’espace client, sous « Compte & offres » ; les règles contractuelles relatives à la durée et à la résiliation figurent dans les CGV. Pour toute question à ce sujet, contactez-nous via la page de contact.

Clarifiez les détails dans les CGV. ManualPass est conçu pour que les documents restent accessibles durablement, y compris pour les machines archivées qui ne sont plus fabriquées. L’obligation de disponibilité en ligne courant sur au moins dix ans, vous devriez vérifier ce point avec chaque fournisseur avant de conclure un contrat.

Non. ManualPass couvre la mise à disposition de documents selon le règlement Machines. Pour les machines en tant que groupe de produits, un passeport de produit n’est pas prévu dans le plan de travail ESPR 2025–2030 (état octobre 2026). Avec la plaque signalétique numérique – un lien d’identification par numéro de série selon le principe de l’IEC 61406 et des données lisibles par machine –, ManualPass est toutefois DPP-ready.