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TürkçeQui met à disposition la notice d’instructions sous forme numérique doit tout de même fournir du papier sur demande. Le règlement machines le formule succinctement :
« Toutefois, à la demande de l’utilisateur au moment de l’achat, le fabricant fournit gratuitement la notice d’instructions sur support papier dans un délai d’un mois. »
Pour les quasi-machines, la même règle s’applique à la notice d’assemblage (article 11, paragraphe 7). L’obligation elle-même est simple. C’est au quotidien que cela se complique : les demandes se perdent dans des boîtes mail partagées, personne ne garde le délai à l’œil, et des années plus tard, il n’est plus possible de prouver ce qui a été envoyé et quand.
Déroulement d’une demande de version papier avec ManualPass
- Formuler la demande : l’utilisateur ouvre la page de scan via le code QR et remplit le formulaire « Demander une version papier ».
- Calculer le délai : ManualPass crée un dossier et calcule automatiquement le délai de 30 jours à compter de la réception.
- Envoyer les e-mails : vous recevez un e-mail avec les détails de la demande ; le demandeur reçoit un accusé de réception.
- Rappeler : si le dossier est encore ouvert sept jours avant l’expiration du délai, ManualPass vous envoie un rappel.
- Imprimer et envoyer : vous imprimez la notice et l’envoyez à l’adresse indiquée.
- Marquer comme envoyée : en un clic, vous clôturez le dossier. Le destinataire est informé par e-mail que la version papier est en route.
- Conserver la preuve : réception, délai et marquage de l’envoi figurent avec horodatage dans le journal des modifications.
Ce qu’ManualPass prend en charge – et ce que vous faites vous-même
| Tâche | ManualPass | Vous |
|---|---|---|
| Formulaire de demande sur la page de scan | oui | – |
| Calcul du délai (30 jours) | oui | – |
| E-mail au fabricant et au demandeur | oui | – |
| Rappel 7 jours avant l’expiration du délai | oui | – |
| Impression de la notice | – | oui |
| Envoi par la poste | – | oui |
| Marquage du dossier comme envoyé | – | oui |
| Information du destinataire sur l’envoi | oui | – |
| Preuve dans le journal | oui | – |
L’envoi postal automatique ne fait pas partie d’ManualPass. Vous gardez ainsi la maîtrise de la qualité d’impression, de la reliure et du mode d’envoi.
Conseil pratique
Gardez en stock quelques exemplaires imprimés de chaque notice en vigueur. Lorsque la version change, remplacez le stock. Le traitement d’une demande ne prend alors que quelques minutes.
Pourquoi 30 jours ?
Le règlement indique « dans un délai d’un mois ». Selon le mois civil, cela représente 28 à 31 jours. ManualPass calcule uniformément 30 jours afin que tous les dossiers suivent la même règle. Les 30 jours sont une aide à la planification, pas le délai légal : si le mois couvre février, le délai d’un mois peut être plus court. Envoyez donc la notice le plus tôt possible après réception ; le rappel sept jours avant l’expiration du délai sert de filet de sécurité.
Question d’interprétation ouverte
Ce que signifie concrètement « au moment de l’achat » et le moment exact où commence le délai d’un mois ne sont pas encore définitivement clarifiés. Un guide de la Commission européenne sur le règlement machines est annoncé, mais n’a pas encore été publié. Par prudence, ManualPass fait courir le délai à compter de la réception de la demande.
Protection contre le spam et sobriété des données
Le formulaire est accessible publiquement et donc protégé contre les saisies automatisées de spam. ManualPass n’utilise les informations d’une demande de version papier – par exemple le nom et l’adresse de livraison – que pour le traitement de l’envoi. Pour en savoir plus, voir Sécurité.
Cela vaut-il aussi pour les produits destinés aux consommateurs ?
La demande de version papier s’applique à tous les utilisateurs. Pour les produits destinés à des utilisateurs non professionnels, une obligation supplémentaire s’ajoute : les informations de sécurité essentielles doivent toujours être jointes sur papier, indépendamment de toute demande (article 10, paragraphe 7, quatrième alinéa). La page de scan le signale pour les types de machines marqués en conséquence.
Les détails juridiques, les questions de coûts et les cas particuliers sont expliqués dans le guide Version papier de la notice d’instructions sur demande.
Questions fréquentes
ManualPass imprime-t-il et envoie-t-il la version papier ?
Non. ManualPass reçoit la demande, surveille le délai et documente le processus. Vous vous chargez vous-même de l’impression et de l’envoi, par exemple avec vos exemplaires imprimés existants ou par l’intermédiaire d’une imprimerie.
Pourquoi ManualPass calcule-t-il 30 jours plutôt qu’un mois ?
L’article 10, paragraphe 7, du règlement (UE) 2023/1230 parle d’un délai « d’un mois ». Selon le mois, un mois civil compte 28 à 31 jours. ManualPass calcule uniformément 30 jours à compter de la réception ; si le délai légal d’un mois expire plus tôt (par exemple pour des délais couvrant février), c’est la date la plus proche qui s’applique – le rappel sept jours avant laisse une marge pour cela.
Qui est informé d’une nouvelle demande de version papier ?
Vous recevez un e-mail avec les détails de la demande, le demandeur un accusé de réception. Dès que vous marquez la demande comme envoyée, le destinataire est de nouveau informé par e-mail.
Comment prouver plus tard que j’ai livré dans les délais ?
La réception de la demande, le délai calculé et le marquage comme envoyée figurent avec leur horodatage dans le journal des modifications. Une chaîne de sommes de contrôle rend détectables les modifications ultérieures du journal.
Le formulaire est-il protégé contre le spam ?
Oui. Le formulaire de la page de scan est protégé contre les saisies automatisées de spam, afin que votre boîte de réception ne se remplisse pas de fausses demandes.